Fundamentos de la Estructura Organizacional y su Diseño Eficiente

La Estructura Organizacional: Conceptos Fundamentales

La Estructura Organizacional se define como el conjunto de unidades en que se divide el trabajo, así como las relaciones de jerarquía y subordinación entre sus integrantes, las cuales se manifiestan en actividades de supervisión y control.

La División del Trabajo y su Impacto en la Organización

La división del trabajo es uno de los principios fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier organización. El crecimiento en el tamaño de las empresas, impulsado por la llegada de la Revolución Industrial, provocó cambios significativos en la forma de concebir la producción. Las múltiples personas que integran una organización deben dividirse las tareas para que cada una realice distintas actividades de forma ordenada y eficiente. La forma en que se agrupan estas actividades determina la estructura organizacional.

Diseño de la Estructura Organizacional: Pasos y Consideraciones

Para diseñar una estructura organizacional efectiva, es necesario tener claros los objetivos de la organización. Posteriormente, se deberán seguir los siguientes pasos:

• Identificar las necesidades para el logro de los objetivos.
• Agrupar las actividades por sus características homogéneas.
• Asignar los responsables de cada área de trabajo.
• Efectuar la coordinación de los distintos puestos de trabajo.

Al diseñar la estructura, se debe tener especial cuidado en asegurar que:

• Todas las funciones necesarias para cumplir los objetivos estén cubiertas.
• Cada unidad esté en condiciones y tenga la capacidad de cumplir sus funciones.
• La asignación de tareas a cada unidad y persona busque la eficiencia.
• Cada persona tenga asignada una cantidad de tareas que le permita utilizar plenamente su tiempo de trabajo.
• Las tareas homogéneas estén asignadas a la misma unidad.

La existencia de una estructura clara impide confusiones y la incertidumbre de no saber de qué se es responsable. Además, se evita la aparición de problemas en la ejecución de las tareas. Cada organización arma su estructura porque esta debe adaptarse a sus necesidades específicas.

Elementos Clave del Diseño Organizacional

El diseño de la estructura organizacional implica la definición de los elementos que la componen:

• Especialización: Se identifican las tareas particulares y se asignan a cada individuo o equipo capacitado para realizarlas.
• Estandarización: Implica la formalización y sistematización de los circuitos que deben seguir los empleados para cumplir las tareas.
• Coordinación: Determinación de los procesos formales e informales para la integración de las actividades que desempeña cada individuo, equipo, etc.
• Autoridad: Define quién tiene derecho a decidir y actuar. En cada organización, la autoridad se distribuye de manera diferente.

Actividades Esenciales para la Gestión Empresarial

Para una gestión eficaz, son necesarias diversas actividades, entre las que se incluyen:

• Publicidad y promoción de los productos para conseguir clientes.
• Cobranza de créditos por ventas a clientes.
• Control de créditos.
• Control de asistencia de los empleados.
• Alquiler del lugar donde funcionará la empresa.
• Liquidación de los sueldos y pago a los empleados.

Funciones Básicas de la Organización

Las funciones básicas que sustentan la operación de una organización son:

• Compras
• Recursos Humanos
• Ventas a Clientes
• Producción
• Distribución
• Promoción
• Publicidad
• Créditos y Cobranzas

Funciones de Orden Superior en la Empresa

Las funciones de orden superior agrupan actividades más amplias y estratégicas:

• Producción: Actividades relacionadas con la transformación, adquisición o aprovisionamiento de los materiales necesarios para la producción.
• Marketing: Todas las actividades tendientes a conocer las necesidades o gustos de los clientes y a dar a conocer los productos de la empresa a los clientes.
• Ventas: Actividades involucradas desde el momento en que se detectó la necesidad de un cliente específico hasta que se vendieron, facturaron y entregaron los productos.
• Administración y Finanzas: Actividades relacionadas con la administración de los recursos humanos, de la información, del dinero y de la custodia de los bienes.

Interrelación entre Funciones Básicas y de Orden Superior

Las funciones básicas se relacionan con las funciones de orden superior de la siguiente manera:

• Producción: Incluye Compras y Producción (en el sentido de la función básica).
• Marketing: Se relaciona con Ventas a Clientes (en el sentido de la función básica).
• Ventas: Abarca Ventas a Clientes, Depósito, Distribución, Promoción y Publicidad.
• Administración y Finanzas: Comprende Recursos Humanos, Créditos y Cobranzas.