Fundamentos de la Estructura Organizacional y Departamentalización Empresarial

La Estructura Organizacional: Conceptos Fundamentales

El proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas se denomina departamentalización, y las divisiones que resultan de este proceso se conocen como unidades organizativas o departamentos.

Tipos de Departamentalización

• Funcional: Consiste en agrupar las actividades según las funciones básicas de la empresa: producción, marketing, financiamiento y recursos humanos. Cada unidad puede subdividirse en otras unidades funcionales más pequeñas.
• Geográfica: La división geográfica es conveniente en grandes empresas con actividades que estén muy dispersas físicamente.
• Productos o servicios: Una forma de agrupación interesante para quienes elaboran productos muy diferentes.
• Clientes y canales de distribución: Agrupa a clientes muy diferentes entre sí.
• Por procesos: Las actividades se agrupan en torno al proceso productivo.

Organización Formal e Informal

Organización Formal

La organización formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Están definidas las actividades de las personas, las unidades, la autoridad de los responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización. Todas las personas de la empresa deben ajustarse a la organización formal, cumpliendo los cometidos establecidos, obedeciendo órdenes y cooperando con las personas designadas.

Organización Informal

La organización informal es una estructura de las relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y que, por ello, no es oficial. Depende de los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente. Como consecuencia, se crean normas de grupo, se asumen ciertos roles y se crean canales informales de comunicación.

El Organigrama: Representación de la Estructura

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las diferentes unidades organizativas y las relaciones que existen entre estas, lo que permite reconocer las relaciones y dependencias jerárquicas entre los diferentes departamentos y grupos de actividades de la empresa.

Sus funciones son dos:

1. Informar a los diferentes miembros de la empresa sobre su posición dentro de esta y sobre sus relaciones de dependencia.
2. Es útil también como carta de presentación de cara al exterior, ya que sirve para que personas y entidades ajenas a la empresa conozcan interlocutores válidos para cada tema o situación.

Elementos de la Estructura Organizativa

La estructura organizativa está constituida por los elementos siguientes: lugares de trabajo, departamentos, niveles de autoridad y jerarquía, y los canales de comunicación entre trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos.

Tipos de Estructuras Organizativas

Estructura Lineal

Basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, por lo tanto, cada trabajador es responsable ante un solo jefe. Es el tipo de estructura más sencilla y antigua.

• Ventaja: Es clara en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad, y la comunicación y las órdenes son directas.
• Inconveniente: Cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades y, como es obvio, no se puede ser experto en todas.

Estructura Funcional

Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes, cada uno de los cuales es especialista en una función concreta de la cual es responsable.

• Ventaja: Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad.
• Inconveniente: Cada trabajador tiene más de un jefe, hecho que puede llevar a una menor disciplina y posible confusión de tareas.

Estructura Staff

Surge para superar los inconvenientes de la estructura lineal y funcional, tratando de combinar las relaciones de autoridad directa con relaciones de consulta y asesoramiento de los técnicos especialistas. Se mantiene la estructura de la organización lineal.

• Ventaja: Se mantiene la unidad de mando y permiten el uso de especialistas que asesoren diversos departamentos.
• Inconveniente: Las consultas hacen que las decisiones sean más lentas y que el personal incremente los costes.