Fundamentos y Estrategias para Optimizar el Proceso de Comunicación Efectiva

Funciones Esenciales de la Comunicación

La comunicación desempeña roles fundamentales dentro de cualquier sistema o interacción:

• Motivar
• Informar
• Controlar
• Expresar emociones o ideas

Elementos Clave del Proceso Comunicativo

Para que la comunicación se lleve a cabo, deben interactuar los siguientes componentes:

Emisor

Es quien origina y transmite el mensaje.

Receptor

Es quien recibe el mensaje y lo interpreta. Puede ser una o varias personas.

Mensaje

Es la información que el emisor transmite al receptor. Sus características esenciales son:

• Claridad
• Precisión
• Objetividad
• Oportunidad
• Interés

Canal

También conocido como vía de comunicación, es el medio por el que circula la información. Se clasifica en:

• Personales o No Personales: Dependiendo de si existe interacción directa.
• Formales o Informales: Según la estructura organizativa o social que los respalda.

Código

Conjunto de signos, gestos, sonidos y/o imágenes utilizados para elaborar el mensaje (ejemplo: el idioma).

Contexto

Se define como todo elemento paralelo a la comunicación que tiene influencia sobre ella (circunstancias, entorno, situación).

Feedback (Retroalimentación)

Es la información que recoge el emisor sobre los efectos de su comunicación en el receptor. Permite al emisor saber si su mensaje ha sido comprendido y qué repercusión ha tenido, lo cual le permitirá modificar los siguientes mensajes que emita. Este proceso consume tiempo, ya que el emisor necesita esperar la respuesta.

Barreras que Obstaculizan la Comunicación

Las barreras son interferencias que pueden surgir en cualquier punto del proceso comunicativo, dificultando la correcta transmisión o interpretación del mensaje.

Barreras según el Proceso de Comunicación

• Factores Asociados al Contexto: De lugar o de tiempo.
• Mensaje/Canal: Ruido o interferencias físicas.
• Receptor/Emisor:
  • Falta de empatía
  • Prejuicios
  • Efecto halo
  • Inferencias
  • Generalizaciones
  • Falta de escucha activa
• Código: No compartir el mismo código.
• Retroalimentación: Falta de feedback.

Barreras Físicas

Son condicionantes que existen en el medio físico en el que se desenvuelve el proceso de comunicación. Ejemplos: distancia, ruido ambiental.

Barreras Intelectuales

Aquellas que se producen cuando los conocimientos del emisor y del receptor no coinciden, existiendo diferencias a la hora de interpretar el mensaje. Se subdividen en:

• Barreras Culturales: Diferencia de conocimientos o marcos de referencia.
• Barreras Semánticas: Diferencia de interpretación por parte del emisor y receptor ante la misma expresión o palabra.

Barreras Psicológicas

Aparecen cuando las ideas previas o el estado emocional de los interlocutores tienen un papel más importante en la interpretación del mensaje que lo que realmente se dice. Pueden deberse a:

• Aspectos Filosóficos: Distintos valores, creencias o ideologías.
• Aspectos Psicológicos: Como la actitud o el estado de ánimo de los interlocutores.

Soluciones Estratégicas para Superar las Barreras

Soluciones para Barreras Físicas

• Emplear varios canales para reforzar la información.
• Reducir los niveles jerárquicos en la estructura organizativa de la empresa (para acortar la distancia comunicativa).
• Madurar la idea del mensaje que se quiere transmitir para evitar ambigüedades.

Soluciones para Barreras Intelectuales

• Utilizar un vocabulario amplio y rico, pero adaptado.
• Adaptarse al nivel intelectual o cultural del receptor.
• Evitar el uso excesivo de tecnicismos.

Soluciones para Barreras Psicológicas

• Buscar un clima de confianza y respeto mutuo.
• Adoptar actitudes imparciales y ser receptivos.
• Mostrar interés genuino en el mensaje del otro.

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)

Las TIC son el conjunto de herramientas y recursos tecnológicos utilizados para procesar, administrar y compartir la información, siendo Internet su exponente más relevante.