Fundamentos Esenciales de la Gestión de Recursos Humanos y Documentación Laboral

Habilidades Clave en la Gestión de Recursos Humanos

Habilidades Técnicas

Conjunto de capacidades necesarias para la ejecución eficiente de tareas de RR. HH.:

• Habilidad para planificar proyectos.
• Habilidad para comunicarse.
• Habilidad para negociar.
• Habilidad para resolver conflictos.
• Habilidad para la gestión del tiempo y recursos disponibles.
• Habilidad para coordinarse y trabajar en equipo.
• Habilidad para evaluar el trabajo.
• Habilidad en tecnología de la información y comunicación (TIC).

Habilidades Personales (Soft Skills)

Cualidades interpersonales esenciales para un entorno laboral positivo:

• Generosidad, compañerismo y empatía.
• Preocupación por los otros.
• Asertividad y escucha activa.
• Claridad y concreción en las comunicaciones y trabajo en equipo.

Comunicación Organizacional y Efectiva

Comunicación Interna

Son los flujos de información que se emiten y reciben dentro de la empresa.

Finalidades de la Comunicación Interna

• Dar identidad y coherencia a una organización a través de una política de comunicación.
• Motivar y hacer que el capital humano se comprometa con la misión, visión y valores de la empresa.
• Que sirva para transmitir a la persona trabajadora una buena imagen de la empresa.
• Comunicar información que sirva para disminuir la incertidumbre del personal.

Comunicación Efectiva

Aquel proceso que utiliza la persona para transmitir una determinada información a otras.

Elementos Esenciales de la Comunicación

Emisor, Receptor, mensaje, respuesta, canal, ruido y contexto.

Criterio de Efectividad

La comunicación será efectiva cuando el emisor sabe que el mensaje ha sido recibido correctamente por el receptor.

Sistemas de Control y Auditoría de Personal

Portal de Empleo

Son intranets en las que los trabajadores se identifican con usuario y contraseña.

Community Manager

Es la persona encargada de la imagen digital de la empresa.

Sistemas de Control del Personal

Mecanismos utilizados para supervisar aspectos laborales:

• Asistencia y horario de los trabajadores.
• Vacaciones y ausencia del personal.
• Ejecución de sus funciones por parte del personal en su puesto de trabajo.

Auditoría de Control del Personal

Auditar es revisar un proceso evaluando su efectividad en función de una serie de indicadores de logro o resultados.

Decisiones Tras la Auditoría

Ejemplos de acciones que pueden derivarse de una auditoría:

• Reestructurar un departamento.
• Cambiar de jefe o despedir a un trabajador por retraso continuo.
• Proponer un horario flexible y facilitar medidas de conciliación con la vida familiar.

Gestión Documental y Expediente Laboral

Política de Conservación de Documentos

Lineamientos que deben establecerse para la gestión documental:

• Recoger los períodos máximos de conservación.
• Indicar los criterios de clasificación de documentos.
• Establecer si los documentos van a estar digitalizados o en papel.
• Definir si se va a usar una empresa externa especializada.
• Disponer cómo se va a realizar la destrucción de documentos.
• Explicar qué personas son las permitidas para acceder a los documentos.

Clasificación de Documentos

Los documentos pueden clasificarse según:

• Departamento al que pertenece el trabajador.
• Alfabéticamente, según los apellidos y nombre de los trabajadores.
• Cronológicamente, según la fecha del documento.

Expediente del Personal

El conjunto organizado de documentos que contienen información de un trabajador concreto.

Documentos Esenciales del Expediente de Personal

• Ficha de datos del trabajador.
• DNI, Libro de familia.
• Currículum vitae.
• Datos bancarios.
• Contratos de trabajo firmados.
• Nóminas que ha recibido de la empresa.
• Altas y bajas a la Seguridad Social.
• Justificantes de ausencias médicas o de otro tipo.

Optimización y Gestión del Expediente Digital

Prácticas recomendadas para la gestión eficiente del volumen documental:

• Digitalizar los documentos.
• Archivar los documentos para su consulta.
• Avisar de la caducidad de documentos para poder renovarlos.
• Ahorrar espacio para no acumular papel.
• Garantizar que no haya pérdida de documentos.
• Controlar las personas que acceden a cada documento por medio de contraseñas.
• Ayudar a la distribución informática dentro de los diferentes departamentos de la empresa.

Ventajas del Cumplimiento Normativo (Privacidad)

• Se puede aprovechar para transmitir una imagen de preocupación real por la privacidad de los trabajadores.
• Evitará el pago de elevadas sanciones económicas.
• Servirá para mantener abierta la página web y redes sociales.
• Diferenciará de la competencia que no la cumple.