Fundamentos Esenciales de la Dirección de Proyectos y el Marco PMBOK®

Conceptos Clave en la Dirección de Proyectos

Los Interesados (Stakeholders)

Son las personas y organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados, positiva o negativamente, como resultado de la ejecución o la finalización del proyecto.

Ciclo de Vida del Proyecto

Define la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su conclusión. Cada fase suele tener un conjunto específico de entregables y objetivos.

Influencias Organizacionales

Los proyectos se desarrollan generalmente dentro de una organización más amplia. Aspectos de esta organización, como su cultura, estilo de liderazgo, estructura y procesos, pueden influir significativamente en el proyecto.

Modularización

Es una técnica que consiste en dividir un problema complejo en subproblemas más pequeños y manejables. La solución de cada subproblema se aborda de forma independiente, facilitando la resolución del problema general. Es una estrategia eficaz para gestionar la complejidad.

El Marco de Referencia PMBOK®

PMBOK® (Project Management Body of Knowledge)

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) es un compendio de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas reconocidas como buenas prácticas en la dirección de proyectos. Estas prácticas están compiladas principalmente en la "Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)". Su propósito es proporcionar y promover un vocabulario común, así como un marco de referencia para la disciplina. Basado en procesos, describe de manera clara el trabajo que se debe realizar durante las diversas etapas del proyecto.

Los Cinco Grupos de Procesos del PMBOK®

La Guía del PMBOK® organiza los numerosos procesos de la dirección de proyectos en cinco grupos principales, que suelen interactuar y superponerse a lo largo del ciclo de vida del proyecto:

• Grupo de Procesos de Iniciación: Comprende los procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, obteniendo la autorización formal para comenzarlo.
• Grupo de Procesos de Planificación: Implica la definición, el refinamiento de los objetivos y la planificación detallada del curso de acción necesario para alcanzar dichos objetivos y el alcance del proyecto.
• Grupo de Procesos de Ejecución: Consiste en llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, coordinando personas y recursos para satisfacer los requisitos del mismo.
• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Incluye los procesos requeridos para medir y supervisar regularmente el progreso del proyecto, identificar posibles desviaciones con respecto al plan y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
• Grupo de Procesos de Cierre: Agrupa los procesos necesarios para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o fase, obteniendo la aceptación del producto, servicio o resultado final y realizando un cierre ordenado.

Detalle del Grupo de Procesos de Iniciación

Las actividades y procesos clave durante la iniciación incluyen:

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, que autoriza formalmente la existencia del proyecto y otorga al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
• Identificar a los interesados (stakeholders) clave, analizando y documentando sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.
• Determinar y documentar las necesidades del negocio, los problemas u oportunidades que justifican la inversión en el proyecto.
• Definir los objetivos iniciales de alto nivel, las restricciones (limitaciones) y los supuestos fundamentales del proyecto.

Detalle del Grupo de Procesos de Planificación

La planificación es un esfuerzo iterativo y detallado que abarca múltiples áreas. Algunas actividades y procesos fundamentales son:

• Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, que integra y consolida todos los planes subsidiarios y líneas base.
• Definir y gestionar el alcance del proyecto, creando la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS).
• Definir y secuenciar las actividades, estimar su duración y desarrollar el cronograma del proyecto.
• Estimar los costos de las actividades y determinar el presupuesto.
• Planificar la gestión de la calidad, los recursos, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones y la participación de los interesados.
• Identificar riesgos, realizar análisis cualitativos y cuantitativos, y planificar las respuestas a los mismos.

Detalle del Grupo de Procesos de Ejecución

Durante la ejecución, el plan del proyecto se pone en marcha y se crea el producto, servicio o resultado del proyecto. Las actividades y procesos principales son:

• Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto conforme al plan establecido.
• Gestionar el conocimiento del proyecto.
• Gestionar la calidad, asegurando que los procesos y entregables cumplan con los estándares definidos.
• Adquirir, desarrollar y gestionar el equipo del proyecto.
• Gestionar las comunicaciones, distribuyendo la información de manera efectiva y oportuna.
• Implementar las respuestas a los riesgos.
• Efectuar las adquisiciones planificadas.
• Gestionar la participación de los interesados y sus expectativas.