Fundamentos Esenciales de la Comunicación Efectiva: Proceso, Barreras y Habilidades Clave

Fundamentos de la Comunicación Humana

1. Elementos del Proceso de Comunicación

El proceso comunicativo se compone de los siguientes elementos esenciales:

• Código: Conjunto de señales, normas y símbolos que sirven para transmitir el mensaje.
• Canal: Es el medio físico por el que se transmite el mensaje.
• Mensaje: Es la información que se transmite.
• Emisor: Es la persona que transmite el mensaje.
• Receptor: Persona o entidad que recibe el mensaje.
• Soporte: Elemento físico o digital que contiene el mensaje.
• Retroalimentación (Feedback): Respuesta del receptor al mensaje.
• Interferencias: Ruidos o elementos que dificultan la correcta transmisión.
• Contexto: Entorno o situación en la que se produce la comunicación.

2. Barreras de Comunicación

Son los elementos que afectan negativamente a la eficacia del proceso comunicativo. Se clasifican en:

• Ambientales: Están relacionadas con aquello que nos rodea (ruido, temperatura, distracciones).
• Verbales: Están relacionadas con la forma de hablar, el uso de jerga o la falta de claridad.
• Interpersonales: Relacionadas con el asunto que se va a tratar entre las dos personas que intervienen. Estas pueden ser:
  • Suposición: Se da por hecho algo sin confirmación.
  • Percepción: Nuestro punto de vista particular que puede diferir del de otros.
  • Prejuicios: Relacionados con la edad, el sexo, la raza, la cultura, etc.

3. Estrategias para Evitar Barreras de Comunicación

Para evitar las barreras, primero hay que identificarlas y aplicar las siguientes estrategias:

• Barreras Ambientales: Debemos elegir un lugar apropiado, sin distracciones ni ruidos.
• Barreras Verbales: Debemos tener claro qué queremos comunicar y expresarlo con claridad. Es fundamental escuchar atentamente y considerar también los sentimientos e ideas del interlocutor.
• Barreras Interpersonales: No tener en cuenta suposiciones y prejuicios. Hay que ser flexible y mantener una actitud abierta.

4. Tipos de Comunicación según el Código

• Oral: Usa la palabra hablada y se da en situaciones cara a cara o por teléfono.
• Escrita: Usa palabras escritas y necesita el uso de algún soporte (papel, digital).
• No Verbal: Son los mensajes que transmitimos independientemente del uso de las palabras (gestos, postura, expresión facial).

5. La Comunicación Externa

La comunicación externa es aquella que se establece con el público, intermediarios y prescriptores de los productos o servicios. Tiene como objetivo principal crear una buena imagen de la empresa.

Para lograr esto, la organización debe crear un plan de comunicación específico. Se lleva a cabo a través de herramientas como la publicidad, la venta, el marketing, las relaciones públicas, etc.

6. Proceso de Comunicación Presencial

1. Elaboración del Mensaje: El emisor elabora el mensaje, realizando un proceso de codificación que asegure la comprensión. Es crucial utilizar un código común para el receptor y para que la comunicación sea efectiva.
2. Transmisión del Mensaje: El emisor elige el canal adecuado para que el mensaje llegue a su destino.
3. Comprensión del Mensaje: No debe haber interferencias. Una vez que el receptor lo recibe y lo descodifica, el proceso no termina.
4. Respuesta (Retroalimentación): Cuando el receptor contesta, el sentido de la comunicación cambia, ya que el receptor se convierte en emisor y viceversa.

7. Principios Básicos de la Comunicación Presencial Efectiva

• Lenguaje: Sencillo y natural.
• Ritmo de la Voz: No debe ser rápido, pero se puede acelerar cuando se hable de algo que estimule y ser lento para recalcar puntos importantes.
• Velocidad: Media-rápida. Esto genera una impresión de seguridad en el receptor.
• Volumen: Intermedio, adecuado al contexto.
• Pronunciación: Correcta y clara.

8. La Escucha Activa y sus Técnicas

La escucha activa es el esfuerzo físico y mental para captar la totalidad del mensaje, intentando interpretar el significado correcto, incluyendo el componente emocional.

Técnicas de Apoyo en la Escucha Activa:

• Parafrasear y Resumir: Repetir las principales ideas con nuestras propias palabras para confirmar la comprensión.
• Mirar al Interlocutor: Ayuda a concentrarnos en sus palabras y demuestra interés.
• Escoger el Lugar y Momento Adecuados: Elegir un espacio apropiado y sin distracciones.
• Emitir Palabras de Refuerzo: Utilizar expresiones como “entiendo”, “claro” o “ajá” para hacer entender al interlocutor que lo comprendemos y estamos de acuerdo o siguiendo su hilo.

9. Diferencias y Semejanzas entre Debate y Diálogo

Semejanzas:

• En ambos casos hay dos o más participantes.
• En ambos se produce comunicación.

Diferencias:

Diálogo

Se busca un terreno común. Se intenta comprender al otro. La actitud mental es abierta.

Debate

Se busca ganar o imponer una postura. Se intenta convencer al otro. La actitud mental tiende a ser cerrada.

Habilidades Sociales Clave para la Interacción

Asertividad: Es la habilidad social que combina los pensamientos y conductas que nos ayudan a defender nuestros derechos y opiniones de manera respetuosa.

Empatía: Es la capacidad de ponerse en el lugar del otro y comprender sus emociones y sentimientos.

Cortesía: Pertenece a la educación y consiste en tratar con respeto y consideración a nuestro interlocutor.

Imagen Personal: Es la percepción que tienen los demás por lo que observan de nuestro aspecto, vestimenta, olor, lenguaje corporal, etc. Puede ser favorable o desfavorable para la comunicación.