Fundamentos Esenciales de Bases de Datos: Tablas, Consultas, Tipos de Datos y SQL

Diferencia entre Tablas, Consultas y Hojas de Cálculo

Las tablas son la estructura fundamental donde se almacena la información de su base de datos. Contienen los datos organizados en filas (registros) y columnas (campos).

• Ejemplo de datos en una tabla: Nombre del artículo, número de artículo, precio, etc.

Las consultas, como su nombre lo indica, se utilizan para interrogar o extraer datos almacenados en las tablas. Permiten buscar, filtrar, ordenar o combinar información basándose en criterios específicos (por ejemplo, buscando por nombre, precio, o combinando datos de múltiples tablas).

Tipos de Datos que se Pueden Ingresar en un Campo

En un campo de base de datos se pueden ingresar diversos tipos de datos, que definen la naturaleza de la información que contendrá:

• Texto Corto/Largo: Para cadenas de caracteres.
• Número: Para valores numéricos.
• Fecha/Hora: Para registrar momentos específicos.
• Moneda: Para valores monetarios.
• Sí/No (Booleano): Para valores lógicos (verdadero o falso).
• Objeto OLE: Para incrustar objetos (imágenes, documentos).
• Memo (Texto Largo): Para textos extensos (ver detalle más adelante).

Tipos Básicos de Consultas

Las consultas permiten manipular y extraer información de la base de datos de diversas maneras:

1. Consultas de Selección: Se utilizan para seleccionar y mostrar campos de distintas tablas y consultas. La única precaución es asegurar que las relaciones entre las tablas estén correctamente definidas.
2. Consultas de Creación de Tablas: Al ejecutarse, crean una nueva tabla utilizando como estructura los campos seleccionados en la consulta.
3. Consultas de Datos Anexados (o de Inserción): Al ejecutarse, añaden los registros seleccionados a una tabla existente. Es crucial que los campos donde se van a añadir los datos sean del mismo tipo que los datos de origen. Pueden tomar registros de tablas diferentes a la tabla destino.
4. Consultas de Eliminación: Eliminan los registros seleccionados de una tabla específica.
5. Consultas de Actualización: Modifican los datos existentes en la tabla con nuevos valores definidos.
6. Consultas de Referencia Cruzada: Son equivalentes a las tablas dinámicas en Excel. Permiten reestructurar la información, indicando qué campo actuará como filas, qué campo como columnas y qué campos serán los valores (permitiendo aplicar funciones de agregación).

¿Qué es un Campo Calculado?

Un campo calculado es un campo que muestra los resultados de una expresión definida, en lugar de almacenar datos directamente. Se utiliza para facilitar tareas y cálculos automáticos dentro de la base de datos. Se define generalmente en la vista de diseño de la tabla o consulta.

Utilidad de Usar un Formulario que Contenga Subformularios

El uso de un formulario principal que contenga otros subformularios permite visualizar los datos de un registro de una tabla o consulta (el registro principal) y, simultáneamente, observar toda la información relevante y relacionada a ese registro que se encuentra almacenada en otra tabla o consulta secundaria (relación uno a varios).

Ventaja del Tipo de Datos Memo (Texto Largo)

El tipo de datos Memo (o Texto Largo) se utiliza específicamente para almacenar textos que superan los 255 caracteres, como comentarios detallados, descripciones extensas o explicaciones. Su principal ventaja es su gran capacidad de almacenamiento, con una longitud máxima que puede alcanzar hasta 65.536 caracteres.

Consultas de Agrupamiento o de Totales

Las consultas de agrupamiento permiten agrupar registros basándose en el valor de un campo determinado y resumir dichos grupos mediante cálculos de agregación. Estos cálculos incluyen funciones como sumar, contar, calcular el promedio, o encontrar el valor máximo o mínimo de los valores almacenados en cada campo.

Conceptos Fundamentales de Claves

Clave Primaria

La clave primaria es la más restrictiva de todas las claves. Es un campo o conjunto de campos que identifica de forma única cada registro en una tabla. No puede contener valores nulos y debe ser única.

Clave Candidata y Superclave

• Superclave: Es un conjunto de uno o más atributos que permite identificar de forma única cada ocurrencia (registro) de la entidad.
• Clave Candidata: Es una superclave que posee el número mínimo de atributos necesarios para la identificación única; es decir, si se elimina cualquier atributo de la clave candidata, esta deja de ser una superclave.

SQL (Structured Query Language)

SQL ofrece funciones esenciales para la gestión de bases de datos, incluyendo operaciones de recuperación, actualización, manipulación y definición de la estructura de los datos.

Características de SQL

• Sencillo: Su sintaxis es relativamente fácil de aprender y utilizar.
• Estándar: Es un lenguaje estandarizado, lo que facilita su uso en diferentes sistemas de gestión de bases de datos (SGBD).
• Declarativo: El usuario especifica qué datos necesita, sin tener que detallar cómo debe recuperarlos el sistema.