Fundamentos de la EAP y Control del Alcance en Proyectos de Ingeniería

Diccionario de la EAP (Estructura de Desglose del Trabajo)

Es el documento generado durante el proceso de creación de la EAP. Su propósito es proporcionar una descripción detallada de los componentes de la estructura.

Contenido principal del diccionario:

• Paquetes de trabajo
• Cuentas de control
• Código de cuentas
• Responsables asignados
• Lista de hitos
• Requisitos de calidad
• Información sobre contratos
• Lista de actividades
• Recursos necesarios

Principios Fundamentales para la Creación de una EAP

• Regla del 100%: El contenido de trabajo de un ítem debe ser la suma exacta de los ítems inferiores.
• Exclusividad: Una unidad de trabajo debe aparecer en un solo lugar dentro de la EAP.
• Responsabilidad única: Cada ítem de la EAP es responsabilidad de una única persona o departamento.
• Consistencia: La EAP debe ser coherente con la forma en que el trabajo se está ejecutando y se va a controlar.
• Participación del equipo: Los miembros del equipo de proyecto deben involucrarse en el desarrollo de la EAP para asegurar su consistencia y compromiso.
• Documentación detallada: Cada ítem debe documentarse para asegurar un entendimiento preciso del alcance del trabajo, especificando lo que está incluido y lo que no.
• Flexibilidad: La EAP debe ser una herramienta adaptable para poder gestionar los cambios inevitables del proyecto.

Gestión y Control del Alcance del Proyecto

Verificación del Alcance

Es el proceso formal para obtener la aceptación formal de los interesados sobre el alcance completado del proyecto. Este proceso incluye la revisión de los productos entregables para asegurarse de que cada uno se ha completado satisfactoriamente. Si el proyecto se termina antes de lo previsto, es crucial documentar el nivel y el alcance de lo que se ha completado.

Diferencia entre Verificación del Alcance y Control de Calidad

• La verificación del alcance se enfoca en la aceptación de los productos entregables por parte de los interesados.
• El control de calidad se enfoca en el cumplimiento de los requisitos de calidad especificados para esos mismos entregables.

Inspección

Consiste en medir, examinar y verificar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y criterios de aceptación definidos. Las inspecciones pueden denominarse de diversas formas, como revisiones, revisiones del producto, auditorías o revisiones generales.

Control del Alcance

Este proceso se centra en monitorizar el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar los cambios a la línea base del alcance. Implica identificar los factores que generan cambios y controlar su impacto.

• Todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas deben procesarse a través del proceso de control integrado de cambios.
• Los cambios no controlados, a menudo denominados "scope creep" o corrupción del alcance del proyecto, son uno de los mayores riesgos para el éxito del proyecto.
• Dado que los cambios son inevitables, es fundamental implementar un proceso formal de control de cambios.

Herramientas y Técnicas de Control

Informes de Rendimiento

Proporcionan información organizada sobre el rendimiento del trabajo del proyecto. La información clave incluye:

• Avance del cronograma.
• Productos entregables completados.
• Costos autorizados e incurridos.
• Porcentaje de avance de las actividades.
• Lecciones aprendidas documentadas.
• Detalle de la utilización de recursos.

Sistema de Control de Cambios

Define los procedimientos mediante los cuales se puede modificar el alcance del proyecto y del producto, asegurando que todos los cambios sean evaluados, aprobados e implementados de manera controlada.

Análisis de Variación

Consiste en realizar mediciones del rendimiento para evaluar la magnitud de la variación respecto a la línea base del alcance. Su objetivo es determinar las causas de dicha variación para decidir si se requiere una acción correctiva.

Replanificación

Implica realizar modificaciones en la EAP, en el diccionario de la EAP y en el plan de gestión del alcance del proyecto como respuesta a cambios aprobados o variaciones significativas.

Sistema de Gestión de la Configuración

Proporciona procedimientos para gestionar la configuración del producto, incluyendo el estado de situación de los productos entregables y la documentación asociada.

Supuestos del Proyecto

Son factores que, para fines de planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos sin necesidad de prueba o demostración. Un ejemplo común es suponer fechas de entrega sin considerar la ocurrencia de imprevistos, lo cual representa un riesgo que debe ser gestionado.