Fundamentos del Diseño Organizativo y la Evolución de Sistemas de Información Empresarial

Evolución de los Sistemas de Información Empresarial

La evolución de los sistemas de información (SI) ha marcado hitos cruciales en la gestión y toma de decisiones corporativa:

• Sistemas Simples de Procesos de Datos (EDP): Electronic Data Processing.
• Management Information System (MIS).
• Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS): Decision-Support System.
• Enterprise Resource Planning (ERP): Sistemas de planificación de recursos empresariales (ejemplos: SAP, Navision, Sage, Unit-4, etc.).

Diseño y Estructura Organizativa

7.1 La Función de Organizar: Organización Formal e Informal

Organizar consiste en crear una estructura de relaciones de trabajo y autoridad para lograr los objetivos definidos en la planificación.

• En sentido subjetivo, es un sistema social que coordina valores, creencias y relaciones.
• En sentido objetivo, es el diseño técnico de una estructura con procesos, flujos y control.

Distinción de Tipos de Organización

Se distinguen:

• Organización Formal: Relaciones diseñadas conscientemente por la dirección.
• Organización Informal: Relaciones espontáneas no previstas.

7.2 El Diseño Organizativo: Parámetros y Mecanismos de Coordinación

El diseño organizativo es un proceso integral y proactivo para definir la estructura que permita alcanzar los objetivos.

Mecanismos de Coordinación según Mintzberg

• Adaptación mutua: Coordinación mediante comunicación informal.
• Supervisión directa: Coordinación basada en órdenes y control.
• Normalización de procesos: Estandarización del trabajo.
• Normalización de resultados: Fijación de metas concretas.
• Normalización de habilidades: Coordinación lograda mediante formación.
• Normalización de reglas: Normas y procedimientos establecidos.

7.3 El Diseño de los Puestos de Trabajo

Diseñar un puesto implica:

1. Establecer las tareas (contenido).
2. Definir métodos y procedimientos.
3. Determinar la relación jerárquica (responsabilidad).
4. Determinar a quién dirige (autoridad).

Este proceso se realiza:

• Al fundar la empresa.
• Al crear nuevos puestos.
• Cuando cambian tecnologías o métodos.

Departamentalización

Consiste en agrupar actividades según los siguientes criterios:

• Función.
• Tipo de cliente.
• Producto.
• Área geográfica.
• Procesos.
• Matriz (combinación de criterios).

7.4 Factores de Contingencia en el Diseño Organizativo

La estructura óptima de una organización depende de los siguientes factores:

• Estrategia.
• Edad y tamaño.
• Tecnología.
• Entorno.

Cada organización adapta su diseño a estos factores.

7.5 Tipos de Estructuras Organizativas (Según Mintzberg)

1. Configuración Simple

   • Propia de PYMEs.
   • Baja especialización, centralización en el líder.

2. Burocracia Mecánica

   • Típica de grandes empresas.
   • Alta estandarización, eficiencia y control.
   • Coordinación por normalización de procesos.

3. Burocracia Profesional

   • Organizaciones con trabajadores cualificados.
   • Coordinación por habilidades, descentralización horizontal.

4. Estructura Multidivisional

   • Empresas con varias líneas de negocio.
   • Coordinación por resultados, descentralización vertical.

5. Estructura Adhocrática

   • Organizaciones innovadoras y flexibles.
   • Coordinación por adaptación mutua, trabajo por proyectos.
   • Alta descentralización, diseñada para tareas no rutinarias.