Fundamentos de Dirección, Comunicación y Resolución de Conflictos en la Empresa

El Proceso de Comunicación Empresarial

El proceso de comunicación es el medio por el cual una persona (emisor) transmite a otra (receptor) un mensaje a través de un canal, en un contexto o situación determinados y con un código compartido por ambos. El emisor sabrá que el receptor ha entendido el mensaje cuando este lo interprete y responda (feedback o retroalimentación).

Etapas Fundamentales del Proceso de Comunicación

• Codificación: El emisor transforma sus ideas en un código o lenguaje comprensible para el receptor.
• Emisión: La idea se transforma en mensaje y este es transmitido a través de un determinado canal (hablado o escrito).
• Recepción: El receptor recibe la información o el mensaje emitido.
• Decodificación: El receptor interpreta y comprende el mensaje.
• Feedback o Retroalimentación: El receptor responde al emisor para indicar si ha comprendido o no el mensaje.

La Función de Dirección y sus Componentes

La función de dirección es un proceso permanente y dinámico que implica gestionar múltiples recursos (humanos y materiales), orientado al logro de objetivos o metas específicas.

Fases del Proceso de Dirección

• Planificar: Establecer objetivos y prever posibles contingencias.
• Organizar: Preparar recursos y repartir funciones.
• Mandar y Ejecutar: Tomar decisiones, resolver conflictos, diseñar programas y planes, y motivar al personal.
• Evaluar: Comprobar que se alcanza el objetivo y analizar los resultados.

Estilos de Liderazgo

El Liderazgo es la capacidad que tiene una persona de influir sobre otros.

• Autoritario: Toma decisiones sin tener en cuenta a nadie (Tipo X de la Teoría de McGregor).
• Democrático: Toma decisiones teniendo en cuenta a los demás (Tipo Y de la Teoría de McGregor).
• Laissez-faire: Las decisiones se toman grupalmente y el líder también forma parte del proceso (Estilo Z).

Conceptos Clave en la Dirección

• Autoridad: Derecho a mandar.
• Delegación: Acto por el cual el jefe asigna a otra persona autoridad y responsabilidad para desempeñar una tarea.
• Poder: Forma en la que la autoridad influye sobre los demás.

Niveles de Dirección

Alta Dirección (Presidente y Directivos)

• Elaboran planes a largo plazo (3 a 5 años).
• Toman decisiones estratégicas.

Dirección Intermedia (Encargados de Planta)

• Llevan a la práctica los planes de la alta dirección.

Dirección Operativa (Encargados de Nivel Inferior)

• Responsables de asignar tareas a los trabajadores, trabajos y evaluaciones.

Teorías X e Y de McGregor sobre la Motivación Laboral

Teoría X

Supone que el empleado es:

• Vago por naturaleza.
• Trabaja solo por dinero.
• Prefiere recibir órdenes a asumir responsabilidades.
• Tiene que ser continuamente dirigido.

Teoría Y

Supone que el empleado:

• Le gusta trabajar.
• Se marca sus propias metas y no teme asumir responsabilidades.
• Es creativo e independiente.
• Está motivado intrínsecamente.

Gestión de Conflictos y Negociación

Definición de Conflicto y Negociación

El Conflicto surge cuando al menos una de las partes (individuos o grupos) siente que está siendo obstruida o irritada por la otra.

La Negociación es un medio de resolución de conflictos. Se define como un proceso en el que se toma una decisión conjunta por dos o más partes, las cuales primero expresan sus demandas contradictorias, tratando de llegar a un acuerdo mediante la realización de concesiones o la búsqueda de soluciones alternativas.

Medios para la Resolución de Conflictos

• Mediación: Interviene un tercero que propone soluciones a las partes.
• Arbitraje: Un árbitro dicta una solución que las partes deberán acatar obligatoriamente.
• Conciliación: Ayuda a las partes a alcanzar un acuerdo por sí mismas.

Actitudes Clave para una Negociación Exitosa

• No atacar la imagen del oponente.
• Controlar las emociones.
• No exagerar en las afirmaciones.
• Ser flexible en las posiciones.
• No quejarse; proponer alternativas.
• No aceptar concesiones sin contrapartidas.
• Aceptar concesiones con sencillez.
• Hacer concesiones inicialmente bajas, pero realistas.

Estilos de Negociación

1. Negociación Integradora (Ganar-Ganar): Se busca el mejor acuerdo para todas las partes. Los negociadores están dispuestos a hacer concesiones y a ceder para llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso.
2. Negociación Distributiva (Ganar-Perder): Cada parte busca el mejor resultado para sí misma. Las partes en conflicto mantienen posturas inflexibles, lo que a menudo impide llegar a un acuerdo.

La Toma de Decisiones en la Organización

Tipos de Decisión

• Individual: La decisión es adoptada por una sola persona, la cual asume toda la responsabilidad.
• Grupal: La decisión se toma colectivamente.

Métodos de Decisión Grupal

• Por Votación: Se toma por mayoría simple después de una votación.
• Por Consenso: La decisión se toma de forma colegiada después de un proceso de negociación, buscando que la mayoría esté de acuerdo, aunque no sea la opción preferida de todos.
• Por Unanimidad: Requiere que todos los miembros del grupo estén completamente de acuerdo.