Fundamentos del Control Organizacional: Proceso, Tipos y Áreas Clave

Definición de Control

El control es el establecimiento de estándares o medidas en las actividades para asegurar que se cumplan de acuerdo con lo planeado y efectuar correcciones ante cualquier desviación.

Proceso de Control

El proceso de control se alinea con las metas y objetivos organizacionales, divisionales, departamentales e individuales.

Paso 1: Medición del Desempeño Real

A) ¿Cómo Medimos?

Fuentes de Información Comunes:

• Observación personal: Brinda información de primera mano y profunda sobre la actividad real, sin que la información sea filtrada por otros.
• Reportes estadísticos: Incluyen gráficas, tablas de barras y ordenamientos numéricos, así como reportes por computador.
• Reportes orales: Conferencias, juntas, conversaciones personales o por teléfono.
• Reportes escritos: Informes escritos de lo realizado.

B) ¿Qué Medimos?

• Desempeño organizacional
• Productividad
• Eficacia organizacional
• Desempeño de empleados

Paso 2: Comparación del Desempeño Real contra Estándar

Determinar el grado de variación entre el desempeño real y el estándar.

Paso 3: Implementación de Acciones Gerenciales

Curso de Acción que Siguen los Administradores:

• No reaccionar
• Corregir el desempeño real
• Revisar los estándares

Corregir el Desempeño Real:

• Acción correctiva inmediata: Corrige algo de forma inmediata y regresa las cosas a su curso.
• Acción correctiva básica: Revisa la desviación y entonces procede a corregir la fuente de la desviación.

Revisar el Estándar:

Verificar que la meta no haya sido demasiado alta o demasiado baja, ya que entonces se tendría un estándar irreal.

Tipos de Control

• Control Preventivo: Evita problemas anticipados, ocurre antes de la actividad real y está dirigido al futuro.
• Control Recurrente: Tiene lugar mientras una actividad está en proceso.
• Control Correctivo: Este control surge después de la acción.

Control del Desempeño Organizacional

El desempeño organizacional es la suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización. Los controles que se establecen están en relación con la productividad y la eficacia organizacional.

Control del Desempeño de los Empleados

Asegurarse de que los esfuerzos laborales de los empleados tengan la magnitud y la calidad necesarias para que los objetivos organizacionales se cumplan. La retroalimentación del desempeño de los empleados es una forma de controlar su trabajo. El cumplimiento de las metas de cada empleado proporciona retroalimentación sobre la eficacia de su trabajo.

Control Financiero

Los presupuestos son herramientas de planeación y control. Los gastos, los ingresos y las utilidades son parte de estos controles.

Control de Operaciones

Diseño operacional y control del proceso de transformación que convierte recursos en bienes y servicios terminados.

Insumos > Proceso de Transformación > Productos (bienes y servicios)

Insumos:

• Personas
• Tecnología
• Capital
• Equipo
• Materiales
• Información

Control de Costos

• Costos directos: Monto de los costos en proporción con la cantidad producida de un bien o servicio en particular (ej. materia prima, mano de obra).
• Costos indirectos: Costos que en gran parte no resultan afectados por los cambios registrados en la cantidad de producción (ej. renta, pólizas de seguros).

Control de Mantenimiento

Control eficiente y eficaz que requieren los sistemas de operación con la alta utilización del equipo y una cantidad mínima de tiempo inactivo. Existen tres tipos de mantenimiento: preventivo, correctivo y condicional.

Control de Calidad

Programa completo enfocado al cliente, cuya finalidad es mejorar continuamente la calidad de los procesos, productos y servicios de la organización.

Aspectos Clave:

• Implementación del TQM (Gestión de Calidad Total)
• ISO 9000
• Reducción de inventarios
• Flexibilidad y rapidez como ventaja competitiva