Fundamentos del Control Administrativo: Estrategias para la Eficiencia Organizacional

El Control en el Proceso Administrativo

El control es un subproceso fundamental del proceso administrativo (planificación, organización, dirección y control). Administrar es alcanzar objetivos predeterminados mediante el esfuerzo de otros.

Control: Concepto General

• Definición: Medir la actividad realizada para verificar el cumplimiento de lo planeado y el logro de objetivos.
• Carácter Positivo: Debe estar orientado a que las cosas se realicen según los planes, no a buscar culpables.
• Preguntas Clave: ¿Hacia dónde vamos?, ¿En dónde estamos? y ¿Qué tan bien progresamos?

Acciones Básicas del Control

1. Definición de Estándares o Normas: Patrones de medición.
2. Instalación de Sistemas de Información: Para comparar con estándares.
3. Medición de la Ejecución: Comparar resultados reales con estándares, detectando desviaciones. Idealmente, prever desviaciones.
4. Corrección de las Desviaciones: Aplicar medidas correctivas, pudiendo afectar cualquier subproceso administrativo.

Sistema de Control

Es el conjunto de normas y métodos para asegurar la exactitud y confiabilidad de la información, promover la eficiencia, lograr la adhesión a políticas y alcanzar objetivos.

Requisitos de un Sistema Efectivo

• Autocontrol.
• Objetivos claros y positivos.
• Responder a necesidades reales.
• Prever desviaciones.
• Flexibilidad y adaptabilidad.
• Basado en información simple.
• Beneficios superiores a los costos.

Concepto de Control Interno

Es el conjunto de normas, medidas y procedimientos incorporados a las operaciones para asegurar que se ajusten a políticas, proteger activos y garantizar información confiable. Está presente en cada etapa (autorización, ejecución, registro, custodia, control), previene errores e irregularidades y protege los intereses de la empresa.

Principios del Control Interno

• Manuales escritos.
• Segregación de funciones: Nadie debe controlar todas las fases.
• Controles directos y evaluación permanente.
• Custodia separada del registro contable.
• Formularios numerados y evidencia documental.
• Seguridad física de bienes y documentos.
• Sistema contable bien definido y plan de cuentas.