Fundamentos de Contabilidad: Proceso, Comprobantes y Archivo de Documentos

El Proceso Contable

La contabilidad es una técnica que permite procesar datos de hechos o situaciones económicas relevantes para una persona, a fin de obtener información para la toma de decisiones. El proceso contable consta de las siguientes etapas:

• Recolección de datos.
• Análisis y procesamiento de datos.
• Obtención de información.
• Mecanismo de control.

Comprobantes: Definición y Funciones

Un formulario es un documento, ya sea en papel, cartulina o en formato digital (en la pantalla de una computadora), que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser completados. Cuando estos espacios en blanco son completados, el formulario pasa a denominarse comprobante.

Las funciones e importancia de los comprobantes son:

• Función contable: Constituyen la base de la información para las registraciones contables y proporcionan los datos necesarios para efectuarlas.
• Función de control: Facilitan la tarea de fiscalización y control, permitiendo individualizar a las personas que intervienen, para que no haya evasión fiscal ni ocultamiento de operaciones.
• Función jurídica: Son un medio de prueba de las transacciones efectuadas y sus registraciones contables, sirviendo de base frente a terceros.

Clasificación de los Comprobantes

Según su Naturaleza

• Comerciales: Son comprobantes emitidos por empresarios para probar las operaciones mercantiles que han efectuado.
• Financieros: Tienen relación con la circulación de dinero.
• Otros documentos: Son aquellos que tienen un contenido variable.
• Otros documentos creados por la organización: Son realizados por la empresa para satisfacer sus necesidades.

Según su Origen

• Comprobantes internos: Son los que emite el empresario.
  • De uso interno: Generados por la empresa y no salen de la frontera de la misma.
  • De uso externo: Son confeccionados por la empresa y salen de la frontera de la misma.

Según su Obligatoriedad

• Obligatorios: Son exigidos por disposiciones legales y deben cumplir requisitos establecidos por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
• No obligatorios: No son exigidos por disposiciones legales y no deben cumplir requisitos de la AFIP.

Datos de los Comprobantes

Datos del Comprobante (Preimpresos)

• Nombre del documento.
• Numeración.
• Letra que identifica al documento.
• Las palabras "original" y "duplicado".

Datos del Vendedor (Preimpresos)

• Nombre y apellido o razón social.
• Domicilio.
• Categoría frente al IVA.
• Número de CUIT.
• Número de inscripción de Ingresos Brutos.
• Fecha de inicio de actividades.

Datos del Comprador

• Nombre y apellido o razón social.
• Domicilio.
• Número de CUIT.
• Categoría frente al IVA.

Datos de la Operación

• Fecha de la operación.
• Descripción.
• Alícuota y monto de los impuestos.
• Condiciones de venta.
• Relación con otros documentos.
• Otros datos específicos de la operación.

Datos de la Imprenta

• Nombre y apellido o razón social.
• Número de CUIT.
• Domicilio.
• Número de habilitación municipal.

Datos de Impresión de los Documentos

• Fecha de impresión de los documentos.
• Número del primer y último comprobante impreso.
• Código de Autorización de Impresión (CAI).
• Fecha de vencimiento de los comprobantes.

Archivo de Documentos

Archivar es colocar los documentos en lugares adecuados, de acuerdo a criterios preestablecidos, de tal forma que permitan su fácil y rápida localización. Los documentos o comprobantes deben conservarse por diez años contados a partir de la fecha de su emisión.