Fundamentos de Comunicación Organizacional y Teorías de Motivación Laboral

Fundamentos de la Comunicación Organizacional

1. Definición de Comunicación

La comunicación es un proceso dinámico mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para intercambiar o compartir ideas o información.

2. Funciones Principales de la Comunicación

Se identifican cuatro funciones esenciales:

• Información
• Motivación
• Expresión emocional
• Control

3. Esquema y Canales de la Comunicación

Esquema de la Comunicación

Se refiere a la estructura y los elementos que intervienen en el intercambio de mensajes.

Canales para Transmitir Mensajes

Existen diversos medios formales para la transmisión de información:

• Cartas
• Correo electrónico
• Intranet
• Circulares interiores
• Notas informativas
• Avisos
• Memorandos
• Boletines
• Periódicos internos
• Radio de circuito cerrado

Herramientas para Facilitar la Comunicación

Para mejorar la interacción y el flujo comunicativo se emplean:

• Buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos
• Videoconferencia
• Línea telefónica abierta
• Sistema de iniciativas
• Reuniones

4. Barreras que Obstaculizan la Comunicación Efectiva

Tipos de Barreras

• Barreras Físicas: Interferencias que se producen en el ambiente e impiden la comprensión del mensaje.
• Barrera Semántica: Ocurre cuando no se comprende el idioma, el lenguaje es inadecuado o se utilizan terminologías técnicas desconocidas.
• Barreras de Contexto: Se presentan en un ambiente enrarecido donde los trabajadores desconfían de los mensajes de la empresa.
• Barreras Personales y Psicológicas: Diferencias en culturas y hábitos que ocasionan que un mismo mensaje se interprete de forma distinta.

Manifestaciones de Barreras Psicológicas

• Los Estereotipos: Creencias utilizadas para clasificar a las personas basándose en ideas preconcebidas sobre el grupo al que pertenecen.
• Efecto Halo: El receptor es influido por la impresión desfavorable o favorable que se tiene de una persona.
• Las Expectativas: Al conocer a alguien, se intenta averiguar la imagen que nos creamos de ella gracias a la información recibida de terceros.
• Pérdida por Transmisión en Cadena: El mensaje se transmite de una persona a la siguiente y se vuelve cada vez más impreciso (ejemplo: teléfono roto).
• Exceso de Información: Los trabajadores se saturan y dejan de prestar atención a los mensajes.
• Falta de Planificación: Emisión de mensajes sin haber sido pensados ni planeados previamente.
• El Puenteo (o Salto Jerárquico): Emisión de mensajes saltándose la línea jerárquica, lo cual es negativo porque los mandos intermedios lo sienten como una falta de confianza y autoridad.

5. Estrategias para el Emisor

Para asegurar una comunicación exitosa, el emisor debe:

• Preparar el mensaje adaptándolo al receptor.
• Comunicar de forma directa.
• Utilizar lenguaje que se adapte al receptor.
• Utilizar un canal adecuado para transmitir el mensaje.
• Eliminar información irrelevante.
• Eliminar los ruidos.
• Usar moderadamente la redundancia.
• Tener buenos sistemas de comunicación e información.
• Facilitar la retroalimentación.
• Adoptar actitud positiva y receptiva.
• No interrumpir.
• Escuchar activamente.
• Expresarse de forma asertiva.
• No juzgar al emisor.
• Mantener una actitud empática.
• No evaluar el contenido del mensaje.
• Al finalizar la emisión del mensaje, realizar las preguntas necesarias.

6. Organigrama de Comunicación

Se clasifica según la dirección del flujo:

• Ascendente
• Descendente
• Horizontal
• Nivel superior y nivel inferior

7. Aspectos de la Comunicación Informal

Aspectos Positivos

• Facilita las relaciones personales.
• Ayuda a transmitir valores, actitudes y sentimientos positivos.
• Mejora el clima laboral.
• Es más fácil la resolución de conflictos personales.

Aspectos Negativos

• Influye de forma negativa en la productividad y el ambiente de trabajo, creando enfrentamientos y falta de compromiso en la empresa.

8. Redes de Comunicación (Centralizadas vs. Descentralizadas)

Red Centralizada

El emisor ocupa la posición dominante, limitando la información y la toma de decisiones. Es buena para problemas simples o rutinarios. Ejemplos: cadena, en Y, en estrella.

Red Descentralizada

Una persona tiene toda la información y la difunde a diferentes fuentes. Quienes reciben la información se la comunican al coordinador, quien toma las decisiones. Se utilizan para resolver problemas complejos y son más lentas que las redes centralizadas. Ejemplos: red círculo, total.

9. Recomendaciones para la Exposición Oral y Escrita

Recomendaciones para Exposición Oral

• Preparar la intervención.
• Ensayarla en voz alta.
• Hablar pausadamente.
• Evitar vulgarismos, palabras mal utilizadas y muletillas.
• Comenzar explicando brevemente.
• Seguir el orden establecido.
• No usar tópicos.
• Aplicar la técnica del faro.
• Mostrar empatía.
• Cuidar el lenguaje corporal.
• Utilizar medios audiovisuales.
• Utilizar anécdotas.
• Aceptar las críticas.
• Preparar una síntesis.

Recomendaciones en la Comunicación Escrita

• Claridad y precisión.
• Brevedad.
• Corrección gramatical.
• Buena presentación.
• Estructura del texto adecuada.

10. Asertividad

La asertividad es una conducta interpersonal que permite expresar opiniones, pensamientos y defender nuestros derechos respetando los derechos y sentimientos de los demás.

Estilo Asertivo

• Escuchar activamente.
• Poner en primer lugar lo que dice la otra persona para evitar que se cierre.
• Expresar lo que uno piensa.
• Proponer una solución.

Teorías Fundamentales de la Motivación

11. Motivación

La motivación es todo aquello que impulsa a las personas a actuar de una determinada manera. Puede ser:

• Provocada por un estímulo externo.
• Provocada por un estímulo interno.

12. Ciclo Motivacional

El proceso sigue la siguiente secuencia:

Equilibrio interno > Estímulo o incentivo > Necesidad > Tensión > Comportamiento o acción para satisfacer la necesidad > Satisfacción.

Comportamiento para Satisfacer la Necesidad

Si existe una barrera u obstáculo, puede llevar a la frustración (con manifestaciones psicológicas o físicas), lo que puede derivar en otro comportamiento, como la compensación.

13. Teoría de Maslow (Jerarquía de Necesidades)

1. Fisiológicas: Alimentación, descanso, vestido, calor.
2. Seguridad: Seguridad física, de empleo, familiar, salud, protección social.
3. Pertenencia: Amistad, afecto, intimidad.
4. Estima: Autorreconocimiento, confianza, respeto, éxito.
5. Autorrealización: Moralidad, creatividad, espontaneidad, éxito profesional, resolución de problemas.

14. Teoría de Clayton Alderfer (ERC)

Agrupa las necesidades humanas en 3 categorías:

• Existencia: Agrupa las necesidades más básicas (fisiológicas y de seguridad).
• Relación: Requiere interacción con otras personas (necesidades sociales, componente externo de estima).
• Crecimiento Interno: Relacionada con la autoestima y la autorrealización.

15. Teorías X e Y de McGregor

• Teoría X: La dirección dicta las normas a seguir y señala a cada uno lo que debe hacer, cómo hacerlo y en cuánto tiempo.
• Teoría Y: La dirección debe lograr la motivación de los trabajadores, para lo cual dará confianza, información y facilitará la participación de los empleados en la toma de decisiones.

16. Modelo de Herzberg (Factores Higiénicos y Motivacionales)

• Factores Higiénicos (Condiciones que rodean a la persona cuando trabaja): Factores básicos cuya existencia no produce satisfacción laboral, pero su carencia genera insatisfacción. Cuando son óptimos, se evita la insatisfacción, pero su influencia no eleva la satisfacción de manera duradera.
• Factores Motivacionales (Contenido de las tareas y los deberes del puesto de trabajo): Son los que ayudan a trabajar más y mejor, ya que están íntimamente ligados con el contenido que se realiza y la responsabilidad que se asume. Cuando estos factores son óptimos, elevan la satisfacción de modo sustancial; si son precarios, provocan insatisfacción.

17. Teoría de las Necesidades de McClelland

Se fundamenta en que las necesidades humanas se aprenden en la infancia y están relacionadas con el entorno social y cultural.

• Necesidades de Poder: Controlar y dirigir las acciones de los demás y ser un referente para ellos.
• Necesidades de Logro: Tener los mejores resultados posibles en lo que se realiza.
• Necesidades de Afiliación: Establecer y mantener relaciones cordiales con más personas y ser parte del grupo.

18. Teoría de Vroom (Expectativa)

La motivación para producir está en función de:

• Los objetivos individuales (expectativas).
• La relación que el individuo percibe entre la productividad y el logro de sus objetivos (recompensas).
• La percepción de la capacidad del individuo para influir en su productividad (relación entre expectativas y recompensa).

19. Teoría de la Equidad de Stacy Adams

Sostiene que los individuos realizan comparaciones entre las contribuciones que realizan y las retribuciones que obtienen de la empresa con las de sus compañeros.

Condiciones de Motivación por Equidad

• Equilibrio entre el esfuerzo realizado y la recompensa que recibirán.
• No encuentran diferencia en lo que perciben otros trabajadores con la misma ocupación.

20. Medios y Técnicas Motivacionales

Medios de Motivación

• Observar y valorar las actitudes de los trabajadores.
• Entrevistas con trabajadores y representantes sindicales.
• Analizar las condiciones de trabajo.
• Buzón de sugerencias, reclamaciones y quejas.
• Plan de sugerencias.

Técnicas Motivacionales

• Políticas de conciliación.
• Mejora de las condiciones laborales.
• Enriquecimiento del trabajo.
• Adecuación al puesto de trabajo.
• Reconocimiento del trabajo.
• Formación y desarrollo profesional.
• Dirección participativa por objetivos.
• Evaluación del desempeño.