Fundamentos de la Comunicación Humana y Organizacional

Introducción a la Comunicación

La comunicación es el proceso dinámico de intercambio de ideas. No consiste únicamente en transmitir un mensaje; es fundamental asegurar que este ha sido comprendido en su auténtico significado y motivación.

Axiomas de Watzlawick

Paul Watzlawick estudió los patrones de interrelación entre las personas, así como la cohesión y racionalización en la comunicación. Se busca racionalizar la comunicación para que sirva como un soporte sólido para apoyar la estrategia comercial. Sus axiomas principales son:

• Primer axioma: Es imposible no comunicar. Toda conducta tiene un carácter comunicativo.
• Segundo axioma: Importancia de la puntuación en la secuencia de los hechos. Por ejemplo: “El profesor grita porque los alumnos no escuchan” o “Los alumnos no escuchan porque el profesor grita”. Es imperativo usar correctamente los puntos y las comas.
• Tercer axioma: La comunicación tiene dos dimensiones: Analógica y Digital.
  • Digital: Se refiere a la comunicación objetiva y al código. Para ser comprendida, es necesario analizarla a la luz de lo analógico.
  • Analógica: Incluye, por ejemplo, la expresión facial, el lenguaje corporal, la acentuación y el tono de voz.
• Cuarto axioma: En toda comunicación se establece un patrón de relación entre emisor y receptor. Esta puede ser simétrica (entre pares), complementaria (alumno-docente), pseudo-simétrica o pseudo-complementaria.
• Quinto axioma: Toda comunicación implica un nivel de contenido y un nivel de relación.

El Proceso de Comunicación (8 pasos)

1. Desarrollar una idea: Se debe tener claridad sobre qué se desea comunicar.
2. Codificación: Selección del tipo de códigos a usar (oral, escrito) según el tipo de público.
3. Transmisión del mensaje: Elección del medio (correo electrónico, reuniones, etc.) y el momento oportuno.
4. Recepción: Depende de la capacidad de escuchar y de la apertura del receptor.
5. Decodificación: Depende de múltiples variables; lo más importante es poseer un código común.
6. Aceptación del mensaje: Está sujeta a la credibilidad del emisor y la precisión del mensaje.
7. Uso: Decisión de poner en práctica la información o no, lo cual depende de la confianza en el emisor.
8. Retroalimentación: Respuesta del receptor hacia el emisor. Sirve para comprobar si se interpretó correctamente el mensaje.

Barreras de la Comunicación

Las interferencias en el proceso comunicativo pueden clasificarse en tres tipos:

• Barreras físicas: Interferencias que ocurren en el ambiente físico, tales como el ruido, la distancia o las paredes.
• Barreras semánticas: Tienen que ver con el significado que se le otorga a una palabra que posee múltiples acepciones.
• Barreras personales: Interferencias que parten de las características del individuo, como emociones, valores, prejuicios y malos hábitos de escucha.

Tipos de Comunicación

• Escrita: Notas, cartas, memorandos, correos electrónicos y cuadros gráficos. Se caracteriza por ser unidireccional.
• Oral: Conversaciones frente a frente o telefónicas. Permite la aclaración inmediata de posibles malentendidos (bidireccional).
• Verbal: Uso de palabras, ya sea de forma oral o escrita.
• No verbal: Incluye el tono de voz, la expresión facial, el lenguaje corporal y el formato de los documentos.
• Formal: Es la red de comunicación oficial de la organización.
• Informal: Red de comunicación no oficial establecida por los empleados como una vía alternativa.
• Ascendente: Fluye desde un nivel inferior hacia uno superior.
• Descendente: Se dirige desde un nivel jerárquico más alto hacia uno inferior.
• Lateral: Ocurre entre iguales dentro de un grupo o en el mismo nivel jerárquico.

Aspectos Fundamentales para la Comunicación

• Desarrollar una actitud positiva para la comunicación.
• Capacidad para escuchar (ser permeable).
• Estar bien informado (para hablar, es necesario tener conocimiento).
• Planear la comunicación manteniendo un orden.
• Generar confianza a través de la coherencia.

Herramientas que Mejoran la Comunicación

• Realizar preguntas abiertas.
• Capacidad de escucha activa.
• Reuniones con los empleados y políticas de puertas abiertas.
• Participar en actividades o eventos sociales.
• Fomentar la comunicación lateral.
• Gestión de redes informales: Gran parte de esta información es correcta y es imposible erradicarla. Los administradores deben analizar los rumores, ya que aparecen cuando hay huecos informativos. La vía informal puede usarse en provecho de la organización.
• Comunicación electrónica y Teletrabajo: Esta modalidad transforma el concepto de organización tradicional, dando lugar a la organización virtual.