Fundamentos de la Comunicación Escrita y Gestión de Documentación Empresarial

1. Comunicación Escrita

La comunicación escrita es la transmisión de información, ideas, pensamientos o mensajes a través de la escritura.

Características de la comunicación escrita:

• Comunicación diferida: El emisor no recibe una respuesta inmediata.
• Dominio de las palabras y gramática: Permite pensar y concretar con precisión lo que se desea expresar.
• Permanencia: Lo escrito supone una prueba de contenido duradera.
• Ausencia de comunicación no verbal: No existe el apoyo de gestos o entonación.
• Posibilidad de adjuntar documentación: Permite complementar el mensaje con archivos adicionales.

Principios de la redacción de un mensaje:

Para una redacción eficaz, se deben seguir estos cuatro principios fundamentales: Claridad, Sencillez, Concisión y Cortesía.

2. Documentos de Comunicación Interna

(Textos siempre rectificados)

• Aviso: Documento breve redactado con el objetivo de comunicar instrucciones y noticias de interés general a un gran número de destinatarios. Se debe ubicar en un lugar visible, como un tablón de anuncios.
• Memorándum (o nota interna): Utilizado para transmitir órdenes, exponer temas, recomendaciones o solicitudes. Su redacción es breve, sencilla y no muy protocolaria. Debe contener información clara, precisa y tratar un único tema.
• Convocatoria: Documento mediante el cual se cita a una o varias personas para participar en un acto (reuniones, juntas, asambleas, etc.). Debe enviarse con antelación. El orden del día es la relación de los temas que se van a tratar y sirve para controlar los tiempos.
• Acta: Documento que suele redactarse después de una convocatoria; resume lo acontecido y los posibles acuerdos y votaciones que se hayan tomado.
• Carta: Sirve para enviar un mensaje, informar, solicitar o dejar constancia de algo.
• Invitación: Documento formal cuyo objetivo es convocar a una persona o entidad a un acto. Suele usarse para presentar productos o servicios, o para inaugurar instalaciones.
• Saluda: Documento breve que se utiliza para agradecimientos, ofrecimientos, notificaciones o actos sociales.
• Certificado: Documento que da fe o certifica algún asunto específico.
• Instancia: Documento que se utiliza para solicitar algo formalmente a la Administración Pública.

Correo electrónico

Facilita el envío de documentos a una o varias personas en tiempo real.

Ventajas:

• No es necesario tener una aplicación específica.
• Es gratuito.
• Se puede consultar desde cualquier entorno web.

Desventajas:

• Correo no deseado (spam).
• Riesgo de virus.
• Suplantación de identidad.
• Cadenas de reenvío.
• Difusión de bulos (fake news).

AENOR: Asociación Española de Normalización y Certificación

Se encarga del desarrollo y difusión de normas técnicas, las cuales indican cómo debe ser un producto o proceso determinado.

1. Circulación de Correspondencia

Se define como el conjunto de cartas, documentación o paquetes que se envían o reciben a través de un servicio postal o telemático.

Tipos de correspondencia:

• Interna: Circula dentro de la propia empresa, distribuida entre los diferentes departamentos, servicios o personas.
• Externa:
  • De entrada: La que recibe la empresa; es necesario clasificarla, registrarla y distribuirla.
  • De salida: La que envía la empresa; requiere ser clasificada, registrada y enviada.

Tratamiento de la correspondencia:

Tratamiento de correspondencia de entrada:

1. Recepción
2. Registro
3. Clasificación
4. Distribución

Tratamiento de correspondencia de salida:

1. Elaboración
2. Recogida
3. Registro
4. Envío

2. Procedimiento en Registros Públicos

El registro es la unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presenten los particulares a los organismos. El registro suministra al ciudadano una prueba de la presentación de documentación, mientras que la administración organiza y controla los documentos que genera y recibe.

Vías de presentación:

• A través del mostrador (presencial).
• Por correo ordinario.
• Por Internet (vía telemática).
• Desde otra oficina de registro.

El cliente tiene derecho a recibir un justificante de entrega, donde se indique claramente la fecha y el lugar de la presentación.