Fundamentos de la Comunicación Empresarial: Proceso, Tipos y Barreras

La Comunicación en la Empresa

Elementos Lingüísticos del Proceso Comunicativo

Emisor

Es el elemento del que parte la comunicación. Puede ser una persona, un grupo de individuos o una organización o entidad.

Mensaje

Es el contenido de lo que se transmite. Este puede estar compuesto de información, deberes, órdenes, advertencias, consentimientos, etc.

Canal

Es el soporte físico del mensaje, el medio a través del cual se conectan el emisor y el receptor.

Código

Es un conjunto de señales en el que cada una tiene un significado. Es imprescindible que emisor y receptor conozcan el código para que sea posible la comunicación.

Receptor

Es quien recibe el mensaje, lo descodifica y le da un significado. Puede ser individual o colectivo.

Feed-back (Retroalimentación)

Conjunto de reacciones o respuestas que manifiesta un receptor respecto a la actuación del emisor, lo que es tenido en cuenta por este para cambiar o modificar su mensaje (gestos, movimientos de manos o brazos, sonrisas, etc.).

Contexto

Es el conjunto de circunstancias en que se desarrolla el acto comunicativo.

Obstáculos en la Comunicación Empresarial

Existen diversas barreras que pueden dificultar la efectividad de la comunicación:

• Obstáculos semánticos: Ocurren cuando no se comprenden bien los símbolos, el idioma o el vocabulario utilizado. Es necesario emplear lenguajes sencillos y claros, accesibles para el receptor, y procurar que no haya sobrecarga de información.
• Obstáculos físicos: Son interferencias que hay en el ambiente y bloquean la comunicación (por ejemplo, un corte de luz, varias voces hablando a la vez). También incluyen factores como la iluminación, el espacio, la temperatura ambiental o el estado de los equipos o materiales técnicos.
• Obstáculos psicológicos: Se relacionan con las percepciones individuales (distinta interpretación), los diversos grados de emociones (tristeza, alegría, motivación), la personalidad de los participantes (agresividad vs. timidez) o la posición jerárquica dentro de la estructura (superior vs. compañero).

Tipos de Comunicación en la Empresa

Comunicación Interna

Se clasifica en función de la dirección que sigue el flujo de información dentro de la organización.

Comunicación Vertical

• Comunicación Descendente: Es la que va desde la dirección, en sus distintos niveles, hacia los subordinados. Suele ser la más común y a la que más importancia se le da, por lo que, en general, está bien organizada. Puede discurrir desde el director general hasta el empleado de menor categoría, bien directamente o a través de mandos intermedios. Puede realizarse por medios orales o escritos.
• Comunicación Ascendente: Es la que parte de los empleados y se dirige a los directivos. Incluye la comunicación a los superiores de opiniones, sugerencias, ideas, propuestas, quejas y problemas de los empleados. Sería la retroalimentación o feed-back de la comunicación descendente. Puede realizarse también por distintos medios: oralmente, por escrito o simbólicamente (a través de descuidos, actitud negativa, impuntualidad, bajo rendimiento, absentismo, etc.).

Comunicación Horizontal

Es la que se produce entre empleados o trabajadores del mismo nivel jerárquico o de categorías directa e intuitivamente relacionadas. Su utilidad reside en que:

• Las variadas experiencias y puntos de vista de los participantes enriquecen la información.
• Se aprende a respetar las opiniones de los demás y a valorarlas.

Puede realizarse de forma oral, escrita y simbólicamente.

Comunicación según la Formalidad

• Comunicación Formal: Se establece en una empresa de forma estructurada, teniendo en cuenta la jerarquía establecida en lugar de la personalidad de los individuos. Sigue los cauces oficiales definidos por la organización.
• Comunicación Informal: Surge de forma espontánea mediante relaciones interpersonales y supera los niveles jerárquicos (por ejemplo, durante la hora del café, en cursos de formación, comidas, etc.). Cumple varias funciones:
  • Ofrece información que no ha sido transmitida por los canales oficiales.
  • Se transmite con rapidez.
  • Crea satisfacción social y fortalece las relaciones.
  • Aporta personalidad a la cultura de una organización.
  • Contribuye a formar grupos con ideas, valores o actitudes similares.