Fundamentos de la Comunicación Efectiva y Comportamiento en la Empresa

Información, comunicación y comportamiento

1. Información, comunicación y comportamiento

• La comunicación en la empresa es vital: permite que la información llegue a quienes toman decisiones y que los equipos trabajen de manera coordinada.
• La información es un recurso valioso: mejora la toma de decisiones y puede otorgar una ventaja competitiva frente a la competencia.

Ejemplo: Si el departamento de ventas conoce en tiempo real qué productos tienen más demanda, puede ajustar la producción y aumentar las ventas.

1.1 Finalidad de la comunicación

• Se busca alinear a todos los integrantes con los objetivos de la empresa, reducir malentendidos y fomentar la motivación.
• La comunicación efectiva es el pilar para construir una cultura organizacional sólida.

Ejemplo: Realizar reuniones periódicas donde todos comprendan las metas del mes y cómo pueden contribuir a lograrlas.

1.2 Diferencia entre comunicación e información

• Información: Conjunto de datos que se transmiten; no requieren necesariamente una respuesta o interacción.
• Comunicación: Intercambio de ideas que incluye feedback (retroalimentación) y posee un carácter bidireccional.

Ejemplo: Leer un correo meramente informativo constituye información; responder a ese correo y discutir el tema se convierte en comunicación.

1.3 Comportamiento

• Clima laboral: Una comunicación clara genera confianza, respeto y cooperación entre los empleados.
• Liderazgo: El uso de canales adecuados motiva al personal y fortalece la confianza en la dirección.
• Resolución de conflictos: La comunicación abierta facilita la búsqueda de soluciones constructivas ante problemas internos.
• Cultura organizacional: Transmitir los valores corporativos refuerza el sentido de pertenencia y el compromiso.
• Toma de decisiones: Disponer de información clara involucra al personal y optimiza la calidad de las decisiones tomadas.

Ejemplo: Un responsable que comunica los objetivos de manera abierta y clara genera confianza y una mayor motivación en su equipo de trabajo.

El proceso de comunicación

2.1 Elementos de la comunicación

• Emisor: Es quien envía el mensaje.
• Receptor: Es la persona que recibe la información.
• Mensaje: El contenido o información que se desea transmitir.
• Contexto: La situación o entorno específico en que se produce el acto comunicativo.
• Feedback: La respuesta o reacción del receptor ante el mensaje.
• Código: El idioma, signos o símbolos utilizados para codificar el mensaje.
• Canal: El medio físico por el cual circula la información.

Ejemplo: Un jefe (emisor) envía un correo electrónico (canal) explicando la nueva política de la empresa (mensaje) a su equipo (receptor). Los empleados responden confirmando su recepción y comprensión (feedback).

2.2 Barreras de la comunicación

• Ambientales: Factores externos como ruidos, distracciones o interrupciones físicas.
• Verbales: Problemas relacionados con la mala pronunciación, acentos muy marcados o el uso de un lenguaje confuso.
• Interpersonales: Obstáculos derivados de prejuicios, percepciones erróneas o suposiciones previas.

Ejemplo: Si un directivo habla con excesiva rapidez y no explica los conceptos con claridad, puede generarse una confusión generalizada en el equipo.

Etapas y tipos de comunicación

3.1 Etapas del proceso de comunicación

1. Elaboración del mensaje: Definición de la idea a transmitir.
2. Codificación: Conversión de las ideas en palabras, signos o símbolos.
3. Transmisión: Envío del mensaje a través del canal elegido.
4. Recepción y decodificación: El receptor recibe el mensaje y lo interpreta.
5. Feedback: El receptor emite una respuesta cerrando el ciclo.

3.2 Tipos de comunicación

• Verbal: Se divide en comunicación oral o escrita.
• No verbal: Incluye el lenguaje corporal, gestos, expresiones faciales y posturas.
• Interna: Aquella que ocurre entre los miembros de la propia organización.
• Externa: Dirigida a personas, clientes o entidades fuera de la empresa.
• Formal: Se rige por las normas establecidas y la estructura del organigrama oficial.
• Informal: Surge de manera espontánea y natural entre los trabajadores.

Ejemplo: Un correo electrónico oficial del departamento de RR.HH. es comunicación interna y formal; una charla casual entre compañeros en la cafetería es interna e informal.