Fundamentos de la Clasificación y Ordenación Documental en Archivos

La Clasificación Documental

La preocupación por la clasificación de fondos se inicia en los siglos XVIII y XIX. Los criterios bibliotecarios suponían un desorden en los archivos. El cambio se da en la segunda mitad del siglo XIX con la promulgación del Principio de Procedencia. En la Casa de Priego se seguía sin utilizar los principios archivísticos.

La clasificación documental no la crea el archivero, sino que le viene impuesta por el organismo de origen, por lo que el archivero debe conocer la historia de la institución en cuestión. La clasificación puede reflejar:

• Órganos de una entidad (clasificación orgánica).
• Funciones de una entidad (clasificación funcional).
• Órganos y funciones (clasificación orgánico-funcional).

La clasificación realizada se reflejará en el Cuadro de Clasificación de fondo, que a su vez reflejará el organigrama de la institución, desvelando la estructura y funcionamiento (secciones y subsecciones) y sus actividades desarrolladas (series documentales). Cada fondo debe contar con su propio Cuadro de Clasificación; un mismo cuadro no puede agrupar a varias instituciones, sino que tiene que estar separado por institución.

Primero se clasifica y después se ordena. La localización de la documentación hace necesario haber realizado la clasificación y, posteriormente, la ordenación. La clasificación refleja una actividad profunda e intelectual que necesita conocer el funcionamiento del organismo productor de documentos. La ordenación necesita de unos conocimientos bastante menos profundos.

Operaciones Archivísticas de la Ordenación

Todo aquello que esté doblado hay que desdoblarlo e intentar que quede plano sin arrugas, ya que las dobleces debilitan al archivo, con el consiguiente riesgo de destrucción. El archivero solo usa el lápiz; está prohibido usar bolígrafo o pluma.

Signaturado

Se realiza en el margen inferior derecho de la primera página.

Sellado

La documentación más importante es sellada con un sello pequeño en el margen inferior izquierdo, sin afectar a la escritura.

Foliación

Es la numeración escrita a lápiz en el margen superior derecho de cada folio.

Agregación

Se produce cuando un documento no se sabe dónde guardarlo, es decir, no se sabe a qué sección o serie corresponde.

Literatura Archivística y la Distinción entre Clasificar y Ordenar

Los términos clasificar y ordenar a veces se contradicen o se ven como sinónimos (por ejemplo, en Elsevier), lo que resulta confuso.

José Ramón Cepeda, en su Manual teórico-práctico del archivero de 1947, indica que «las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos se encuentren bien ordenados son la clasificación y catalogación». El término «ordenado» aquí podría considerarse impreciso, ya que, en un sentido estricto, los archivos se organizan, y dentro de la organización se distinguen dos pasos fundamentales: clasificar y ordenar.

Piazalli, en el Manual práctico sobre técnicas archivísticas de 1983, dice que «clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases».

Aurelio Tanodi sostiene: «La ordenación es la actividad de poner en orden los documentos, y el método principal para ordenar los documentos es su buena clasificación».

Theodore Schellenberg, en su obra Archivos Modernos, consigue delimitar las tareas de clasificar y ordenar de forma más precisa. Señala que, en primer lugar, son dos operaciones que resultan indispensables a la hora de conservar y describir la documentación. Ambas tareas se engloban en una más amplia que él denomina organización.