Fundamentos de la Clasificación Documental: Sistemas Alfabético y Numérico para Archivos

Clasificación y Ordenación Documental: Conceptos Fundamentales

Definiciones Clave

• Clasificar: Agrupar elementos por clases o categorías.
• Ordenar: Colocar elementos de acuerdo con un orden o criterio establecido.

La clasificación y la ordenación son la base del funcionamiento de los archivos que contienen información. En ambas fases es necesario seguir un criterio fijado y conocido de antemano por todas aquellas personas que manejan la documentación.

Criterios de Comunicación Óptimos

Los diferentes métodos presentan ciertas ventajas e inconvenientes. El mejor criterio de comunicación debe ser:

• Adecuado
• Rápido
• Flexible
• Sencillo

El Sistema Alfabético: La Palabra Ordenatriz

La palabra ordenatriz es aquella palabra que se toma como clave, referencia o eje para la clasificación dentro del sistema alfabético.

Reglas para Nombres de Personas Físicas

El primer apellido es la palabra ordenatriz. Los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el segundo, y si este también es igual, se considera el nombre de pila.

Casos Especiales en Apellidos

1. Apellidos compuestos separados por un guion: Se toman como una sola palabra a efectos de clasificación.

2. Apellidos que incluyen artículos u otras partículas (de, la, del, etc.):

   • Si las partículas pertenecen al primer apellido, al ordenar se colocarán después del nombre.
     Ejemplo: JUAN DE LA TORRE ÁLVAREZ se clasifica como: TORRE ÁLVAREZ, JUAN DE LA.
   • Si las partículas pertenecen al segundo apellido, al ordenar se colocarán antes del nombre.
     Ejemplo: PEDRO BRAVO DE COLMERANEJO se clasifica como: BRAVO COLMERANEJO DE, PEDRO.

3. Títulos académicos, grados eclesiásticos o militares: No se tendrán en cuenta para determinar el orden alfabético, pero se escribirán al final del nombre.

   Ejemplo: DOCTOR ANDRÉS CASADO FUENTES se clasifica como: CASADO FUENTES, ANDRÉS DOCTOR.

Reglas para Nombres de Empresas o Instituciones

• Denominación con nombre propio: Cuando la denominación incluye un nombre propio, se toma el primer apellido como palabra ordenatriz. Si el nombre propio va acompañado de otras partículas, estas palabras complementarias no se tendrán en cuenta en la clasificación.

• Palabras genéricas como parte de la razón social: Los nombres que incluyen alguna palabra genérica (bar, papelera, etc.) que no aporta información significativa no deben tenerse en cuenta en la clasificación.

  La regla general es tomar como palabra ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa.

• Consideraciones adicionales: Se aplican reglas específicas para nombres de organismos o de instituciones, empresas conocidas por sus siglas y nombres de empresas extranjeras.

Ventajas e Inconvenientes del Sistema Alfabético

Ventajas

1. No requiere un aprendizaje especial, ya que el orden alfabético es conocido por todos.
2. Es abierto y permite la ampliación, ya que se pueden añadir e intercalar nuevas fichas o carpetas sin necesidad de mover el resto.
3. Sencillez para clasificar, pues se emplea un solo criterio y no presenta subdivisiones complejas.
4. Se adapta a cualquier tipo de documento.

Inconvenientes

1. Requiere determinar previamente la palabra clave o palabra ordenatriz.
2. Los criterios para designar dicha palabra clave no son universales ni unánimes. Esto obliga a establecer reglas fijas que las personas encargadas de la clasificación deberán seguir al pie de la letra.
3. Al extraer un documento de una carpeta o una ficha de un fichero, hay que dejar una señal en su lugar; en caso contrario, no se notaría su ausencia.

El Sistema Numérico

¿Cómo se realiza la clasificación? A cada documento le corresponde un número que será el que se utilice al ordenar. La asignación del número se realiza por orden de llegada y no está en relación con el contenido de la información. Es un sistema indirecto que suele adoptarse conjuntamente con algún otro método.

Ventajas del Sistema Numérico

1. Método muy sencillo, solo hay que seguir la sucesión natural de los números.
2. Es ilimitado, como lo son los propios números.
3. Una vez asignada la clave numérica a un documento o expediente, no es posible confundirlo.
4. Dado que los documentos van correlativos, su falta es evidente y no es necesario dejar ninguna señal para advertirlo.