Fundamentos de Bases de Datos y Terminología Esencial de Microsoft Access

Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

Base de Datos

Definición: Recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular.

Ejemplos: Agenda telefónica de alumnos de bachillerato del Colegio Nazaret, datos personales de clientes de una empresa X.

Microsoft Access

Programa utilizado en Windows para la gestión de bases de datos creadas y orientadas a ser usadas en entornos personales y organizacionales. Posee elementos clave como: tablas, formularios, consultas, páginas web y macros.

Clasificación de Tipos de Campos (Datos)

Los campos definen el tipo de información que se puede almacenar en una tabla:

1. Campo de Texto

   Almacena una cadena de caracteres alfanuméricos, incluyendo símbolos especiales o espacios en blanco. La longitud de un campo puede variar de 1 a 255 caracteres.

   Ejemplo: Jose M125%-L

2. Campo Numérico

   Almacena números que pueden utilizarse en operaciones matemáticas.

   Ejemplos: Número de estudiantes en una clase, cantidad de artículos en un almacén.

3. Campo Fecha/Hora

   Guarda la fecha y hora en determinados formatos.

   Ejemplos: Fecha de nacimiento, fecha de algún evento (ej. 04/05/99).

4. Campo Moneda

   Permite representar valores monetarios.

   Ejemplos: Salario de alguien, costo del artículo.

5. Campo Memo (Texto Largo)

   Almacena información de longitud variable (hasta 64,000 caracteres).

   Ejemplos: Descripción de un producto, comentarios.

6. Campo Lógico (Sí/No)

   Guarda solamente dos valores.

   Ejemplos: Verdadero y Falso, Activo o Desactivado.

7. Campo Objeto OLE

   Almacena archivos con gráficos, imágenes, videos o cualquier objeto OLE (Object Linking and Embedding o incrustación de objetos).

8. Campo Autonumérico

   Valor numérico que se asigna automáticamente, permitiendo asegurar que cada registro tenga un valor único.

Claves e Índices en Bases de Datos

Clave Principal (Primary Key)

Uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, asegurando que no existan varios registros con el mismo identificador.

Índice

Tabla donde pueden agregarse otras claves además de la principal. Dichas claves se denominan índices.

Diferencias entre Clave Principal e Índices

• La Clave Principal puede tener cualquier registro sin ordenarlo.
• Los Índices permiten que un registro no se repita y facilitan la búsqueda.

Administración y Relaciones de Tablas

Administrador de Base de Datos (DBMS)

Herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos.

Ejemplos: Access, Visual Pro, Paradox.

Tipos de Relaciones entre Tablas

1. Relación Uno a Uno (1:1)

   Un registro de una tabla se relaciona solamente con un registro de la otra tabla.

2. Relación Uno a Varios (1:N)

   Un registro de una tabla se relaciona con varios registros de la otra tabla.

3. Relación Varios a Varios (N:M)

   Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra tabla (generalmente se requiere una tabla intermedia).

Objetos Esenciales de la Base de Datos

Consulta (Query)

Seleccionar un conjunto de registros en una o más tablas que cumplen una condición específica.

Ejemplo: Filtros en Excel.

Formulario

Diseños de pantalla personalizados que sirven para introducir información de manera amigable (ej. diseños decorados, fondos).

Componentes Comunes de un Formulario

• Botón de Opción: Donde aparecen varios botones y se escoge solo uno.
• Cuadro Combinado: Aparece una lista y se seleccionan varias opciones.
• Cuadro de Lista: Donde aparece una lista y se escoge una opción.
• Cuadro de Texto: Donde aparece la opción de escribir un texto.

Informe (Reporte)

Documento mediante el cual se presenta la información de la base de datos con un formato y orden específico para visualizarlo por pantalla o enviarlo a la empresa.