Fundamentos de Bases de Datos y Objetos en Microsoft Access

¿Qué es una base de datos?

La utilización de bases de datos se ha extendido dando solución a problemas críticos como:

• Manejo de grandes volúmenes de datos.
• Complejidad en la extracción de estos datos.
• Concurrencia en el acceso a datos (accesos simultáneos por varios usuarios).

Definición de base de datos

Una base de datos se define como:

• Una gran masa de datos relacionados entre sí pertenecientes a un mismo contexto.
• Una colección estructurada almacenada en un sistema informático.

Objetivo principal

• Aportar a la organización a la que sirve la información necesaria para su funcionamiento.

Funciones esenciales

• Recogida: Captura de la información inicial.
• Almacenamiento: Resguardo seguro de los datos.
• Procesamiento: Transformación y manipulación de la información.
• Recuperación: Acceso eficiente a los datos almacenados.

Propiedades fundamentales

• Estructuradas de manera independiente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que las contiene.
• Presentan la menor redundancia posible.
• Son compartidas por todos los usuarios de una red.

Principales objetos de Microsoft Access

• Tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido esencial de una base de datos.
• Consultas: Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas.
• Formularios: Son diseños que utilizamos para introducir datos o modificarlos de manera intuitiva.
• Informes: Son listados organizados de los datos provenientes de las tablas o consultas.
• Macros: Son un conjunto de operaciones para automatizar tareas repetitivas.
• Módulos: Son programas escritos con un lenguaje de programación para extender las funcionalidades.

Tipos de datos

• Texto: Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.
• Memo: Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64,000 caracteres.
• Fecha/hora: Admite valores específicos de fecha y hora.
• Moneda: Especializado para valores monetarios.
• Autonumérico: Añade automáticamente un número nuevo y único a cada registro.
• Sí/No: Campo lógico que solo acepta estos dos valores.
• Objeto OLE: Contiene un objeto externo, como una imagen o documento.
• Hipervínculo: Contiene una ruta de archivo o dirección de Internet.

La Consulta en Bases de Datos

Una consulta es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla, de otra consulta o de un conjunto combinado de tablas y consultas.

Clasificación de consultas

• Consultas de selección: Son tablas resultantes de la aplicación de filtros y criterios específicos.
• Consultas de acción: Son aquellas que realizan cambios directos en los registros de la base de datos (BD).

Clave principal

Es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan un identificador exclusivo para cada fila, garantizando que no existan registros duplicados.