Fundamentos de Bases de Datos: Objetos Esenciales (Tablas, Formularios e Informes)

El aspecto de cada Hoja de Cálculo es el de una trama de filas (identificadas por números desde el 1 al 65536) y columnas (identificadas por letras mayúsculas desde la A hasta la IV, con un total de 256).

Definición de Base de Datos (BD)

Una Base de Datos es un conjunto de herramientas necesarias para gestionar información relacionada con un tema determinado (ejemplos: libros de una biblioteca, videoteca, CD musicales, expedientes del alumnado de un I.E.S., guía telefónica, etc.).

Herramientas u Objetos Imprescindibles en un Gestor de BD

Las herramientas (también denominadas objetos) imprescindibles en cualquier programa de gestión de Bases de Datos son:

• Tablas: Para almacenar los datos de forma organizada.
• Consultas: Para dar respuesta a las preguntas sobre la información guardada.
• Formularios: Para mostrar datos de forma diferente a la de una tabla, facilitando la interacción del usuario.
• Informes: Para poder imprimir los datos almacenados con el formato que el usuario haya diseñado.

4. Formularios

Definición

Un Formulario es un objeto de un programa gestor de una BD (como Access) que permite visualizar y trabajar con la información almacenada de manera interactiva.

A) Activar un Formulario

Se debe hacer clic o doble clic sobre la ficha Formulario de la ventana de base de datos. Esto resultará en la apertura de su ventana, donde se visualizarán los datos de uno o varios registros. Para abandonarla, se cierra como cualquier ventana. En todas las ventanas de formulario aparece también una barra de navegación para facilitar el trabajo con los registros.

B) Crear un Formulario

Lo más rápido y recomendado es utilizar la ayuda de un Asistente, el cual se ofrece al activar la ficha Formulario. Se deben seguir los pasos que se van indicando (generalmente, pasos 1 a 9).

C) Estructura de un Formulario

Para visualizar la estructura, es necesario abrir su ventana de diseño. En ella se observan todos los elementos, denominados controles, que son necesarios para mostrar la información deseada, además de los que se puedan agregar para mejorar su aspecto o su funcionalidad.

Otro modo de acceder a la estructura es abrir la ventana de diseño de formulario y resaltarlo, haciendo después clic sobre el botón Diseño.

La estructura de un formulario se modifica agregando nuevos elementos, eliminando otros o modificando la posición o las propiedades de los controles existentes.

5. Informes

Definición

Los Informes son herramientas u objetos de las BD en los que están definidos modelos para imprimir los datos contenidos en las tablas o consultas.

A) Activar e Imprimir un Informe Creado

Los informes se visualizan en la ficha Informes de la ventana de base de datos. Se activan haciendo clic sobre ella, lo que mostrará la ventana del informe con el resultado final de la impresión. Para llevar a cabo la impresión, se opera como con cualquier otro documento: seleccionando la opción Imprimir del menú Archivo o haciendo clic sobre el icono de la impresora.

B) Estructura de un Informe

Para modificar alguna de sus características, es necesario acceder a la ventana de diseño. Es allí donde se manipulan los controles que definen el informe. En Access, el diseño del informe se caracteriza por la existencia de varias zonas diferentes en las que se colocan los controles correspondientes.

C) Crear un Informe

Al igual que con los formularios, lo más fácil es crearlos con ayuda de un Asistente. Sin embargo, también se pueden crear desde una ventana de diseño vacía, lo que implicaría incluir y configurar cada uno de los controles necesarios para definirlo. Cuando se utiliza el Asistente, habrá que seguir un total de 11 pasos.