Fundamentos de las Bases de Datos: Conceptos Clave y Diseño

¿Qué es una BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos. Los datos se almacenan en tablas, por lo tanto, podemos decir que un conjunto de tablas relacionadas forma una base de datos.

¿Qué objetos componen una base de datos de Microsoft Access?

Una base de datos de Microsoft Access puede contener seis tipos de objetos de base de datos:

• Tablas: Almacenan datos.
• Consultas: Obtienen los datos solicitados de una o más tablas. Puede ver o editar los datos en un formulario o imprimirlos en un informe.
• Formularios: Presentan datos de tablas o consultas para que pueda ver, editar o introducir datos.
• Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos o analizarlos.

¿Qué pasos se deben tener en cuenta para diseñar una base de datos?

Determinar el propósito de la base de datos: Esto le ayudará a decidir qué desea que Microsoft Access almacene.

Determinar las tablas: Divida la información en diferentes temas; como por ejemplo, Alumnos. Cada tema será una tabla de la base de datos.

Determinar los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Alumnas podría ser Apellidos, otro podría ser Fecha de Nacimiento.

Definir campos llaves para cada tabla: Constituye el dato que identifica como único a un registro o dato.

Determinar las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos, para lo cual agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.

Definir las relaciones entre las tablas: Debe haber datos en común entre las tablas a relacionar, la intersección entre las tablas no puede ser vacía.

Refinar el diseño: Verificar que el diseño de la base de datos no tenga errores. Es conveniente crear las tablas y algunos registros de datos como muestra para controlar si los resultados son los deseados, de lo contrario se deberán realizar los ajustes necesarios.

¿Qué es un CAMPO?

Los datos se almacenan en CAMPOS. Cada campo debe tener un tipo definido de datos. El tipo de datos determina la clase, la cantidad de espacio disponible y el rango de los valores que se puede introducir en el campo.

En la siguiente tabla se enumeran los tipos de datos y sus posibles usos:

• Textos: texto y números, como por ejemplo, nombres y direcciones, números de teléfono y códigos postales. Un campo de tipo Texto puede contener hasta 255 caracteres.
• Memo: texto largo y números, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo Memo puede contener hasta 64.000 caracteres.
• Numérico: Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos, pero no monetarios. Establezca la propiedad Tamaño del Campo para definir el tipo de datos Numérico específico.