Fundamentos de Archivos y Documentación: Tipos y Características

ARCHIVO: Conjunto de documentos, independientemente de su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o jurídica, así como por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad. Estos documentos son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a la institución de archivos competente debido a su valor archivístico.

Características de un Archivo

• Fondo documental: Conjunto de documentos que lo componen.
• Productor: Cualquier persona física o jurídica que genera el documento.
• Génesis: Los documentos se crean con el tiempo y se acumulan formando el archivo.
• Información: Datos contenidos en los documentos del archivo que cubren las necesidades de información del productor.
• Conservación: Los documentos se conservan en un lugar adecuado para que perduren en el tiempo, organizados de forma que la información sea recuperable para su uso.

DOCUMENTO: Es una fuente de información que permite la comunicación humana, transmitiendo conocimientos, ideas o testimonios de hechos pasados o actuales. Puede presentarse en cualquier forma, soporte, fecha o contener cualquier tipo de información.

Documentos de Archivo

Los documentos que forman parte de una institución son aquellos que contienen información interna del organismo que los produce. Son un tipo especial de documentos generados durante un proceso administrativo en la institución, sirviendo como prueba de que dicho proceso se ha realizado.

Archivo Clínico

Es la unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar todo el material impreso, escrito o iconográfico generado durante los procesos asistenciales. También es el centro de custodia y vigilancia de todos los expedientes clínicos producidos en el centro sanitario, independientemente de su soporte.

Tipos de Información en el Archivo Clínico

• Información interna: Producida por el mismo centro en el ejercicio de su actividad. Se genera al tramitar un proceso administrativo y sirve como prueba material de un hecho realizado. Incluye:
  • Documentos de servicio logístico: A cargo de los archivos administrativos.
  • Documentos clínico-administrativos: Relacionados con la asistencia directa al paciente, custodiados y tratados por la UDC y archivos del centro sanitario.
• Información externa: Documentación procedente de fuera del centro, útil para sus actividades pero no producida por él, sino por terceros. La biblioteca hospitalaria se encarga de organizar y difundir este tipo de documentación.

HISTORIA CLÍNICA (HC): Es el registro escrito o mecanizado de los datos personales, sociales, administrativos y médicos de un paciente, obtenido de forma directa o indirecta y constantemente actualizado, permitiendo el seguimiento sanitario del individuo.

En la HC se recoge la información necesaria para la práctica clínica, generada en la relación entre el profesional sanitario y el paciente. Consiste en la acumulación de documentos relativos a una misma persona, con datos distintos, contenidos en formatos diferentes y bajo diversos soportes.

Tipos de Archivos de Historias Clínicas

Archivo Centralizado

Almacenamiento de la totalidad de los expedientes clínicos de un centro sanitario en un único depósito. En un archivo centralizado, la HC es:

• Única: Cada paciente tiene una sola HC en el centro.
• Acumulativa: Todos los documentos asistenciales generados en torno a un paciente se incluyen en este expediente.
• Integrada: La documentación de todos los episodios asistenciales de un paciente se archiva en su HC.

Archivo Descentralizado

Las historias clínicas se almacenan por separado en las distintas consultas y unidades donde se atiende al paciente, sin relación entre ellas.

Archivo Mixto

La HC del paciente se encuentra tanto en consultas externas como en hospitalización.