Fundamentos de Archivística: Conceptos Clave y Gestión Documental Eficaz

Conceptos Fundamentales del Archivo

Para comprender la importancia de la archivística, es esencial definir qué es un archivo desde diversas perspectivas:

Definiciones de Archivo

• Según la RAE:

  Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

• Según el Patrimonio Histórico Español:

  Conjunto orgánico de documentos o reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

• Como Institución Cultural:

  Lugares donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden, para los fines anteriormente mencionados, dichos conjuntos orgánicos.

• Definición General:

  Conjunto ordenado de documentos creados por una persona, entidad o institución en el ejercicio de sus actividades, que se guardan siguiendo unos criterios específicos.

• Objetivo Principal:

  Guardar de forma ordenada documentos útiles, de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible.

Acepciones del Término Archivo

• Conjunto de Documentos:

  Documentos producidos o recibidos por toda persona, entidad o institución en el ejercicio de su actividad.

• Lugar Físico:

  Lugar donde la empresa, institución o entidad conservan los documentos debidamente ordenados.

• Institución Responsable:

  Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

• Servicio Especializado:

  Servicio especializado cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.

Clases de Archivo

Los archivos pueden clasificarse según diferentes criterios, lo que permite una mejor organización y gestión:

• Según su Titular:

  • Públicos: Pertenecen a entidades estatales (ej. Archivo de la Biblioteca Nacional).
  • Privados: Pertenecen a particulares o empresas (ej. archivo de la empresa Accional).

• Según el Valor del Documento o su Finalidad:

  • Administrativos: Documentos de uso corriente para la gestión.
  • Históricos: Documentos con valor permanente para la investigación.

• Según su Ámbito Geográfico:

  • Nacionales
  • Generales
  • Regionales
  • De Distrito
  • Provinciales

• Según el Tipo de Administración:

  • Central
  • Autonómica
  • Municipal
  • Militar
  • Judicial
  • Legislativa
  • Eclesiástica

Organización y Funcionamiento del Archivo

Para que un archivo sea eficiente y cumpla sus objetivos, debe seguir una serie de principios:

• Su uso debe ser fácil y rápido.
• Se debe realizar una selección adecuada de los documentos que se hayan de archivar.
• Se han de aplicar unas normas precisas y generales.
• Debe ser seguro en cuanto a la conservación de los documentos.
• Se deben verificar la eficacia de los sistemas, métodos y técnicas empleadas.
• Debe ser económicamente rentable.

Funciones del Archivo

Las funciones principales de un archivo son esenciales para la gestión de la información y el patrimonio documental:

• Conservar la documentación.
• Ser un centro activo de información.
• Ser un medio de consulta.
• Servir como elemento probatorio.

Concepto de Documento

El documento es la unidad fundamental de trabajo en un archivo. Se define como:

Combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizada como prueba o como consulta.

Tipos de Documentos

Los documentos se clasifican según la naturaleza de la información y su soporte:

• Textuales: Información escrita.
• Gráficos: Información representada por formas y colores.
• Imágenes: Representación visual de un objeto.
• Audiovisuales: Registros visuales y sonoros.
• Informáticos: Reproducciones por ordenador.