Fundamentos y Aplicación del Control Organizacional: Definiciones, Tipos e Instrumentos de Gestión

El Control Organizacional: Definición y Fundamentos

Control

El control consiste en verificar que todas las actividades se estén realizando conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso de administración y de acuerdo con las instrucciones emitidas. Su objetivo es identificar si es necesario tomar acciones correctivas para eliminar errores o desviaciones.

Clasificación del Control por su Momento de Aplicación

• Preventivo: Los encargados preparan un sistema para predecir problemas y toman acción inmediata antes de que ocurra el resultado final.
• Concomitante (o de Ejecución/Permanente): Se ejerce de forma paralela mientras dura el proceso de realización de la obra o tarea, asegurando que su función discurra conforme a lo programado o previsto.
• Posterior: Ayuda a efectuar oportunamente los correctivos y acciones necesarias en la administración de la institución, para evitar que la desviación administrativa o perjuicio sea mayor. Permite identificar y sancionar a los responsables, según el caso lo amerite.

Conceptos Relacionados con la Verificación y la Gestión

Supervisión

Proceso que comprueba y asegura que el sistema está funcionando correctamente y que tiene la capacidad de adaptarse a cambios y necesidades en el entorno.

Fiscalización

Consiste en examinar una actividad para comprobar si cumple con las normativas vigentes. Comprende un conjunto de actividades destinadas a que los contribuyentes cumplan con su obligación tributaria.

Inspección

Acción donde el inspector se desplaza y examina documentos específicos, así como elementos físicos como edificios, campos, cultivos, linderos y el control de plagas.

Auditoría

Examen y control de la situación económica de la empresa. Su propósito es identificar qué aspectos están funcionando mal, cuáles van bien y proponer la manera de mejorar puntos clave e importantes de la organización.

Medición

La medición es una herramienta esencial para tener un control de lo que sucede en la empresa y mejorar los aspectos deficientes. Los datos obtenidos son información valiosa para tomar decisiones adecuadas y encaminar a la organización hacia sus objetivos.

Evaluación

Garantiza que una empresa logre lo que se propuso llevar a cabo. Consiste en comparar el rendimiento real con los resultados deseados.

Instrumentos de Control Específicos en una Empresa Agrícola

• Supervisión de Ingreso y Salida: El área de producción y de seguridad patrimonial controlará los ingresos y salidas mediante los sistemas de control que la empresa disponga.
• Control de Asistencia: Cualquier inasistencia o tardanza, cualquiera sea la causa, será considerada injustificada (según el caso) y estará sujeta a los descuentos y medidas disciplinarias correspondientes.
• Planilla de Labores: Todos los trabajadores están sujetos a registrar su asistencia para recibir su remuneración mensual sin problemas.

Importancia Estratégica del Control Organizacional

El control es fundamental para la gestión empresarial por las siguientes razones:

1. Ajuste y Corrección: Permite precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado. Si existen desviaciones o conflictos, se identifica a los responsables y se corrige el error.
2. Previsión y Aprendizaje: Facilita la adopción de medidas necesarias para evitar que los errores del pasado se cometan en el futuro. Actúa como labor de previsión, estudiando el pasado para entender por qué no se lograron los estándares.
3. Adaptación al Entorno (Enfrentar el Cambio): La función de control ayuda a los gerentes a responder a las amenazas u oportunidades, detectando los cambios que afectan los productos y servicios de la organización.
4. Soporte para la Planeación: Proporciona información sobre la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento esencial al reiniciarse el proceso de planeación.
5. Delegación y Trabajo en Equipo: Facilita la delegación, permitiendo que el gerente controle el avance de los empleados sin entorpecer su creatividad o participación.
6. Alineación de Conductas: Ayuda a alinear las conductas de las personas con los objetivos de la organización, resolviendo conflictos de intereses opuestos.
7. Optimización de Ciclos: Permite producir ciclos más rápidos, ya que los clientes esperan velocidad y servicios a su medida. Determina y analiza rápidamente las causas que originan desviaciones para que no se repitan.