Fundamentos de la Administración: Conceptos Clave y su Aplicación en la Sociedad

1. ¿Qué significa la palabra administración?

La administración es un proceso, ya que en ella se realizan actividades y funciones en cierto orden. Por lo tanto, no es estática, y será este proceso de carácter permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas y recursos que aportan su esfuerzo y conocimiento, es decir, acciones planificadas, organizadas, dirigidas y controladas.

2. El objeto de la administración en la sociedad

La unión moral de los hombres que en forma sistemática coordinan sus medios para lograr un bien común, por lo tanto, el objeto sobre el que recae la administración. Precisamente, es el elemento de coordinación sistemática de medios, el que exige el concepto de la administración en toda sociedad.

3. La importancia de la administración

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

4. Concepto de administración según Henry Fayol

De origen francés, considerado por muchos como el padre de la administración moderna, contribuyó en forma importante al desarrollo del pensamiento administrativo por medio de estímulos económicos para el trabajador, y estudiando su naturaleza humana.

5. Los antecedentes de la administración en el siglo XXI: ¿Por qué se torna importante?

La administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a través de aquella se logra la obtención de eficiencia, optimización de los recursos y la simplificación del trabajo.

6. Características de la administración

• Universalidad
• Especificidad
• Unidad temporal
• Unidad jerárquica

7. Relaciones de la administración con otras ciencias

a) Ciencias Sociales

• Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades humanas.
• Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia. Carácter, modo de ser.
• Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está sometida toda sociedad civil.
• Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan la producción, repartición y consumo de las riquezas.
• Antropología: ciencia que trata del estudio del hombre.

b) Ciencias Exactas

• Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos (números, figuras geométricas, etc.)

c) Disciplinas Técnicas

• Ingeniería: aplicación de los conocimientos científicos a la investigación, perfeccionamiento y utilización de las técnicas en todas sus ramas.
• Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas.
• Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las características anatómicas humanas, incluyendo los aspectos psicológicos.
• Cibernética: ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las máquinas.

8. Concepto de proceso administrativo

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

9. ¿Qué es previsión?

Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

10. Etapas de la previsión

• Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines.
• Investigaciones: se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse.
• Cursos alternativos: trata de la adaptación genérica de los medios encontrados a los fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen.

11. ¿Qué es planeación?

Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.

12. Etapas de la planeación

• Políticas: principios para orientar la acción.
• Procedimientos: secuencias de operaciones o métodos.
• Programas: Conjunto de actividades, tiempos y recursos necesarios para alcanzar un objetivo.
• Presupuestos: Programas en que se precisan unidades, costos, etc.
• Pronósticos: Previsiones de sucesos futuros basados en datos pasados y presentes.

13. ¿Qué es organización?

Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

14. Etapas de la organización

• Jerarquías: fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel.
• Funciones: la determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
• Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona.

15. ¿Qué es integración?

Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

16. Etapas de la integración

• Selección: técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.
• Introducción: la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.
• Desarrollo: todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar, mejorar. Esto es lo que estudia esta etapa.

17. ¿Qué es dirección?

Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz los planes señalados.

18. Etapas de la dirección

• Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección. Se estudia cómo delegarla y ejercerla.
• Comunicación: es como el sistema nervioso de un organismo social: lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acciones necesarias, debidamente coordinadas.
• Supervisión: la función última de la administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.

19. ¿Qué es control?

Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

20. Etapas del control

• Establecimiento de normas: porque sin ellas es imposible hacer la comparación, base de todo control.
• Operación de los controles: esta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
• Interpretación de resultados: esta es la función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeación.