Funcions internes i direcció d'empresa: producció, màrqueting i RRHH

Les funcions internes de l'empresa

Les funcions internes de l'empresa

L'empresa es divideix en una sèrie d'àrees funcionals o departaments.

Les principals funcions internes o àrees de l'empresa són: àrea comercial, àrea de producció, àrea de finançament i inversió i àrea de recursos humans.

1.1 Àrea comercial: a qui pot vendre l'empresa?

La funció de l'àrea o departament comercial és la de dur a terme totes les activitats necessàries per fer arribar els béns i serveis produïts a les persones consumidores.

1. Anàlisi del mercat. És anterior a la fase de producció i consisteix a analitzar les necessitats dels consumidors i intentar detectar-ne o generar-ne algunes de noves mitjançant l'estudi del mercat i l'anàlisi de la situació de l'entorn competitiu, social i econòmic de cara a poder obtenir avantatges competitius.

En aquesta fase, se sol investigar el possible client o l'entorn mitjançant diferents tècniques, com les enquestes, l'observació, etc. En tot cas, és molt important seleccionar bé la mostra de població per poder treure conclusions rellevants per a l'empresa.

2. Estratègia de màrqueting. Potser és la funció del departament comercial que té més rellevància pel que fa als resultats. Consisteix a dissenyar una política comercial adequada per poder vendre el producte o servei que desenvolupa l'empresa, utilitzant diferents estratègies de màrqueting, com la fixació del preu, la publicitat, la promoció de vendes, la distribució del producte o servei, etc.

1.2 Àrea de producció: com fa el producte l'empresa?

L'àrea de producció, d'una banda, controla l'aprovisionament de les matèries primeres i, de l'altra, gestiona la producció dels béns i serveis.

Tenint en compte aquestes dades, el departament de producció actuarà en conseqüència, sense oblidar el marge econòmic sobre el qual ha de treballar, que marcarà el departament d'inversió i finançament.

Així doncs, el departament de producció combina, amb aquesta informació, els factors productius i, mitjançant diferents tècniques, s'obtenen els béns o serveis.

1.3 Àrea de recursos humans: organització i gestió del personal

Les funcions d'aquesta àrea són seleccionar i contractar persones, donar-los formació i, en general, organitzar tot el personal, a més d'una funció bàsica d'administració, gestionant tota la documentació derivada de les altres àrees (contractes, nòmines, etc.), així com vetllar pel clima i la satisfacció laboral.

1.4 Àrea de finançament i inversió: com aconsegueix diners l'empresa?

Aquesta àrea s'encarrega de captar els fons necessaris per al funcionament de l'empresa, de dur a terme les inversions i del control econòmic en general.

2. La direcció de l'empresa

Dins de l'organització de l'empresa, la direcció és una de les funcions més importants i engloba tot el procés administratiu.

2.1 Fases del procés administratiu

El procés administratiu és el conjunt de funcions i activitats que efectua la direcció de l'empresa, orientades a l'assoliment de les seves finalitats i objectius.

L'empresa ha de realitzar una sèrie d'activitats o funcions que, mitjançant les persones gerents (equip directiu, direcció de departaments, etc.), es duen a terme per tal d'assolir les finalitats establertes. Es poden classificar en aquests quatre grups: la funció de planificació, la d'organització, la de gestió i la de control de les activitats.

La fase mecànica és la part teòrica de l'administració en què s'estableix el que s'ha de fer i inclou dues funcions o subfases: la planificació i l'organització.

La fase dinàmica es refereix a com posar en pràctica tot el que s'ha planificat i organitzat prèviament i inclou la gestió, o direcció, i el control.

2.2 Funció de planificació

Aquesta funció és, potser, la més important de tot el procés, ja que és la que guiarà totes les accions i activitats que es duguin a terme a l'empresa; per tant, és el primer que s'ha de fer: planificar.

La funció de planificació consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per aconseguir-los, definir les polítiques de l'empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d'aconseguir les finalitats de l'empresa.

L'empresa haurà de seguir una sèrie de fases:

• Anàlisi de la situació de partida
  S'estudiarà la situació actual de l'empresa i del seu entorn amb la intenció de detectar les oportunitats existents.
• Determinació dels objectius
  Es marcaran l'objectiu o objectius que es vulguin aconseguir i les alternatives per poder-los assolir.
• Avaluació de les alternatives i elecció
  S'analitzaran els punts forts i febles de cada alternativa; s'avaluaran els costos, els riscos, etc., i es triarà la que s'adapti millor a les necessitats.
• Formulació de plans
  Es formularan plans que permetin dur a terme l'alternativa triada.
• Pressupost
  Quantificació dels plans en termes econòmics.
• Acció
  Es transmetrà la decisió als gestors i aquests la duran a terme marcant les fases i els passos necessaris per aconseguir-ho.
• Control
  Es controlaran les desviacions que hi hagi i, si escau, es corregiran. El procés de control del pla s'ha de fer periòdicament.

2.3 Funció d'organització

L'organització és la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura on quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que forma part de l'empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat.

Fases:

Punt de partida. Cal tenir clars els objectius, la missió o visió, així com la planificació a curt termini de l'empresa.

Recursos. S'ha d'analitzar i valorar si els recursos de què disposa l'empresa són suficients i adients i, en cas contrari, cal fer un reajustament.

Distribució de departaments. Segons el tipus de negoci, l'empresa es pot dividir en diferents departaments perquè l'organització sigui més eficaç.

Crear una estructura. Cal establir un ordre jeràrquic en què s'indiquin totes les relacions i responsabilitats dels integrants del personal.

Assignar tasques. Els treballs o activitats que s'hagin de dur a terme s'han d'assignar a les persones que es cregui més oportunes perquè l'organització funcioni correctament.

L'organització formal es determina com una estructura intencional específica i identificada.

A. Distribució de departaments

Una de les opcions que té l'empresa a l'hora d'organitzar-se és dividir-se en departaments, àrees o zones per optimitzar els recursos seguint diversos criteris.

• Per funcions
• Per productes, serveis o dimensions
• Per zones geogràfiques
• Per projectes

B. Estructura organitzativa

En l'estructura organitzativa d'una empresa s'estableix l'ordre jeràrquic de la cadena de directius i es marquen totes les relacions i responsabilitats de cada integrant.

Hi ha diferents maneres d'estructurar l'empresa: l'estructura jeràrquica o lineal, l'estructura funcional o departamental, el model lineal i d'assessorament i l'estructura matricial.

2.4 Funció de gestió

Una de les característiques principals de la direcció de l'empresa és la presa de decisions, entesa com el procés de convertir la informació en acció. La decisió és el conjunt d'accions adoptades en un moment concret.

Gestionar o dirigir consisteix a intentar que les persones que formen l'empresa duguin a terme les tasques necessàries per aconseguir els objectius marcats.

Per dur a terme aquesta funció, fa falta lideratge, entès com la capacitat o habilitat que té una persona per influir, induir, animar o motivar-ne d'altres a aconseguir determinats objectius amb entusiasme i per voluntat pròpia.

Hi ha diversos estils de lideratge:

• Autoritari
• Democràtic
• Liberal

2.5 Funció de control

Controlar consisteix, bàsicament, a verificar que tot surti com s'havia previst en la planificació, des dels objectius més generals fins als més concrets, així com l'estructura general de l'empresa.

La funció de control se sol dur a terme de manera periòdica, depenent del tipus de procés productiu de cada empresa, i consisteix a comprovar que tot ha sortit com estava pensat i, en cas contrari, detectar els errors, analitzar-los i corregir-los.

Per poder efectuar un bon control, l'empresa ha de seguir les fases següents:

• Marcar estàndards
• Mesurar dades reals
• Comparar resultats amb els estàndards
• Corregir desviacions

1. La funció de producció

La quantitat de producte que obté l'empresa (Q) depèn de variables com el nombre de persones treballadores (L), el nombre de màquines (K) i d'altres, que, conjuntament, formen els anomenats factors de producció de l'empresa.

Funció de producció: Q = f(L, K...)

1.1 Factors de producció

Els factors de producció són els recursos que té i que utilitza una empresa per produir béns i serveis.

Els factors de producció clàssics, definits per Adam Smith, conceptes que encara són utilitzats en l'actualitat, són el capital, la terra i el treball.

1.2 Combinació de factors: productivitat i eficiència

L'objectiu final de la majoria d'empreses és obtenir un producte que tingui la qualitat prevista però amb el menor cost possible. La reducció de costos s'aconsegueix millorant la productivitat i l'eficiència.

A. Productivitat d'un factor i productivitat total

La relació entre la quantitat de producte obtinguda i la quantitat de factor emprat es denomina productivitat.

Aquesta mesura permet conèixer les unitats produïdes per cada persona treballadora de l'empresa i, d'aquesta manera, avaluar el rendiment del grup.

També permet conèixer el rendiment d'una màquina o d'altres factors materials.

Aquest indicador indica si l'empresa millora, es manté o empitjora respecte del període anterior.

B. Eficiència de la producció

Diem que una combinació de factors de producció és més eficient que una altra si permet assolir l'objectiu plantejat de producció amb menys cost.

1.3 Factors de producció segons l'horitzó temporal

A l'empresa hi ha factors que es poden modificar a curt termini i altres que no. Si l'horitzó temporal s'amplia, llavors tots els factors de producció es poden modificar i adaptar a les noves necessitats de la producció. Així, podem distingir entre factors de producció fixos i factors de producció variables.

Factors de producció fixos: la quantitat no es pot incrementar a curt termini.

Factors de producció variables: la quantitat es pot modificar amb una rapidesa relativa segons les necessitats de producció.

Tots els factors de producció són susceptibles de ser ajustats en funció de la producció prevista.

Alguns exemples de factors fixos són el local, les instal·lacions i les màquines (l'immobilitzat material de l'empresa).

Factors com la matèria primera emprada, el consum d'energia o la mà d'obra temporal són factors que es poden modificar en relativament poc temps i, per tant, són exemples de factors de producció variables.

Recursos humans

Recursos humans
La plantilla de l'empresa: les persones que hi treballen i les seves competències.

Gestió dels recursos humans
Conjunt de decisions i polítiques sobre les competències dels recursos humans que necessita l'empresa.

Departament de recursos humans
Ha de complir els tres objectius següents:

1. Seleccionar i formar les persones que necessita l'empresa.

2. Proporcionar els mitjans necessaris perquè el personal pugui fer la seva feina.

3. Afavorir la satisfacció de les necessitats del personal contractat per l'empresa.

Funcions de recursos humans

Organització i planificació del personal
Organitzar la plantilla de l'empresa mitjançant la descripció dels llocs de treball i la planificació de noves necessitats de personal.

Reclutament i selecció
Procediments per atreure candidats i candidates per a cada lloc de treball de l'empresa i l'elecció de les persones més adequades mitjançant una sèrie de proves de selecció.

Plans d'acollida
Actuacions per afavorir la integració de les persones seleccionades i informar-les dels objectius i els valors de l'empresa i del funcionament de l'activitat empresarial.

Formació
Plans per adaptar les competències dels treballadors als canvis de l'entorn i adequar-les a les característiques dels llocs de treball.

Avaluació i control
Permet comparar el rendiment del treballador amb el rendiment exigit pel lloc que ocupa (activitats, deures, responsabilitats, etc.).

Administració del personal
Complir tots els tràmits i processos administratius necessaris per a una bona gestió.

Clima i satisfacció laboral
Avaluar el nivell de satisfacció del personal de l'empresa, identificar aspectes millorables i definir mesures correctores.

Plans de carrera i promoció professional
Dissenyar i aplicar plans per al desenvolupament del personal mitjançant programes per adquirir l'experiència necessària per poder progressar en l'estructura empresarial.

Relacions laborals
Promoure la comunicació entre l'empresa i els treballadors utilitzant els representants sindicals com a interlocutors.

Prevenció de riscos laborals
Estudiar les condicions de treball i els riscos laborals associats per poder aplicar les mesures de prevenció i protecció que preservin la salut física i mental de les persones que treballen a l'empresa.