Funcions Clau de l'Empresa: Planificació, Organització i Direcció

La funció de planificació consisteix a fixar objectius, marcar estratègies, definir les polítiques de l’empresa i establir criteris de decisió per aconseguir les finalitats de l'empresa.

Fases de la Planificació

• Anàlisi de la situació de partida: S’estudiarà la situació actual de l’empresa i del seu entorn amb la intenció de detectar les oportunitats existents.
• Determinació dels objectius: Es marcaran els objectius i les alternatives per poder-los aconseguir.
• Avaluació de les alternatives i elecció: S’analitzen els punts forts i els febles de cada una de les alternatives (DAFO).
• Formulació de plans: Es formularan plans que permetin dur a terme l’alternativa triada.
• Pressupost: Quantificació dels plans en termes econòmics.
• Acció: Es transmetrà la decisió als gestors i la duran a terme marcant les fases i els passos necessaris per aconseguir-ho.
• Control: Es controlaran les desviacions que hi hagi i es corregiran. El procés de control del pla s'ha de fer periòdicament.

L’organització és la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura on quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que forma part de l’empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat.

Elements Clau de l'Organització

• Punt de partida: Tenir clars els objectius, la missió i visió, així com la planificació a curt termini de l’empresa.
• Recursos: Analitzar i valorar si els recursos de què disposa l'empresa són suficients i adequats i, en cas contrari, cal fer un reajustament.
• Distribució de departaments: Segons el tipus d’empresa es pot dividir en diferents departaments perquè l’organització sigui més eficaç.
• Crear una estructura: S’ha d'establir un ordre jeràrquic en què s'indiquen totes les relacions i responsabilitats de tots els integrants del personal.
• Assignar tasques: Els treballs o activitats que s’hagin de dur a terme s’han d'assignar a les persones que es cregui més oportú perquè l’organització funcioni correctament.

Distribució de Departaments

La distribució de departaments es pot realitzar segons diferents criteris:

• Per funcions: El personal s’organitza segons la seva especialització. Es concentren a cada departament depenent de la seva especialització. Exemple: Departament de finances.
• Per productes, serveis o dimensions: S'utilitza en empreses que fabriquen diferents productes i es refereix a l’agrupació del personal segons les línies de productes o serveis que ofereixin. Cadascuna té un organigrama semblant al d’una empresa independent, però sota la direcció general. Exemple: Una empresa d’aliments amb diferents línies de producte.
• Per zones geogràfiques: S’utilitza en empreses que comercialitzen en diferents zones. La plantilla s’organitza de manera que conegui la zona a la qual va destinat el producte. Exemple: Una empresa que vengui a Europa i a Àsia.
• Per projectes: S’agrupa l’activitat segons les característiques d’un projecte. Exemple: Despatxos d’arquitectes.

La Comunicació Empresarial

Perquè l’organització de l’empresa funcioni és important la comunicació, és a dir, la manera en què es transmet la informació entre els seus diferents integrants.

Tipus de Comunicació

• Externa: Es duu a terme per l’empresa per relacionar-se amb els mitjans de comunicació, atendre els clients externs i administrar la gestió social de l’organització.
• Interna: Gestiona tots els canals interns de comunicació dins de l'empresa.
• Formal: Transmet la comunicació oficial de l’empresa entre els seus membres, seguint els canals establerts.
• Informal: Sorgeix de la relació amb els col·laboradors com a fruit de la confiança i les relacions personals.
• Ascendent: S’origina en els nivells més baixos de la plantilla i es dirigeix als càrrecs superiors de manera vertical (de baix a dalt).
• Descendent: S’origina en els nivells superiors de la plantilla i es dirigeix als càrrecs inferiors de manera vertical (de dalt a baix).
• Horitzontal: S’origina entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic, és a dir, entre persones de diferents departaments.

L’Organigrama Empresarial

L’organigrama és la representació gràfica de l’estructura de l'organització empresarial d’una manera sintètica i simplificada i dona a conèixer les característiques principals de l’estructura esmentada.

Classificació segons la forma

• Vertical: Pretén destacar la jerarquia de directius: les posicions que tenen més autoritat es situen en llocs més elevats i per sota les subordinades.
• Radial: Intenten crear un impacte visual per destacar els nivells més alts de direcció. Són menys habituals.
• Horitzontal: Les unitats de direcció normalment se situen a l’esquerra, i les unitats subordinades a la dreta. L’objectiu d’aquesta organització és destacar la importància de les funcions sobre la jerarquia de comandament.

Classificació segons la finalitat

• Organigrames informatius: Donen informació global de l’empresa.
• Organigrames d'anàlisi: Hi apareix la totalitat de l’estructura organitzativa de l’empresa d’una manera detallada.

Classificació segons l'extensió

• Organigrames generals: Reflecteixen l’estructura general de l’empresa, és a dir, tots els departaments.
• Organigrames detallats: Informen sobre l’organització d’un departament concret de l’empresa.

Classificació segons el contingut

• Organigrames estructurals: Només s’hi representen les unitats que formen l’empresa i les seves relacions.
• Organigrames de personal: Només s’hi representen les persones (nom i càrrec) que ocupen les diferents unitats.
• Organigrames funcionals: Reflecteixen com està formada cada una de les unitats i les seves funcions.

Funció de Gestió o Direcció

Una de les característiques principals de la direcció de l’empresa és la presa de decisions, i la decisió és el conjunt d’accions adoptades en un moment concret.

Gestionar o dirigir consisteix a intentar que les persones que formen l’empresa duguin a terme les tasques necessàries per aconseguir els objectius marcats.

Per dur a terme aquesta funció fa falta lideratge, entès com la capacitat o habilitat que té una persona per influir, induir, animar o motivar-ne d'altres.

El CEO, o director executiu d’una empresa, és aquella persona sobre qui recau la funció de dur a terme les accions perquè es puguin complir els objectius marcats.

Estils de Lideratge

Hi ha diversos estils de lideratge, que es centren en tres principals:

• Autoritari: Estil dominat per part del líder. Pren decisions sense consultar els seus subordinats. Exigeix que obeeixin i supervisa directament la plantilla.
• Democràtic: La persona que lidera pretén ser un membre més de l’equip. Les decisions es prenen col·lectivament, però sota la supervisió, guia i consentiment del líder. Promou la participació de tota la plantilla.
• Liberal: Participació mínima del líder, dona llibertat al personal subordinat en les decisions. Només dona idees del que cal fer i no intervé si no li demanen específicament.

Punt Mort (Break-Even Point)

El punt mort és el nivell de vendes on els ingressos totals igualen els costos totals, resultant en un benefici zero.

• P: Preu de venda d'una unitat del producte.
• Q*: Nombre d'unitats del producte. És la quantitat que hem de vendre per igualar ingressos i costos (punt mort).
• CF: Costos fixos.
• CVu: Costos variables per unitat.

Fórmules relacionades:

• Costos totals (CT): CT = CF + (CVu * Q)
• Cost mitjà (CM): CM = CT / Q
• Punt mort (Q*): Q* = CF / (P - CVu)
• Benefici total: (P * Q) - (CF + CVu * Q)