Funciones de la dirección empresarial: planificación, organización, dirección y control

Las funciones de la dirección

1- La planificación consiste en determinar por anticipado qué se quiere conseguir en el futuro, cómo se va a lograr y qué recursos se van a utilizar para lograrlo.

2- La organización consiste en definir las actividades y tareas que se desarrollarán entre las personas que las llevarán a cabo.

3- La dirección de recursos humanos se ocupa de la selección, formación y asignación de personas a los puestos de trabajo, así como del sistema de recompensas e incentivos que sirvan de motivación a las personas en el ejercicio de sus funciones. Además, para dirigirlos es necesario el liderazgo.

4- El control consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiese y establecer la forma de corregirlas.

La función de planificación

La planificación proyecta el futuro deseado para la empresa y los recursos necesarios. Existen dos tipos de planes:

Según su horizonte temporal:

• Los planes a largo plazo incluyen un periodo entre 3 y 5 años, aunque puede variar en función de la incertidumbre.
• Los planes a corto plazo suelen abarcar entre 1 y 2 años.

Según la amplitud del enfoque o nivel:

• Los planes estratégicos consideran a la empresa como un todo y fijan grandes objetivos.
• Los planes tácticos y operativos desarrollan los planes estratégicos y los concretan para las unidades de negocio.

Fases de la planificación

1- Diagnóstico de la situación. Supone la definición de los problemas, el análisis de las oportunidades y amenazas del entorno y la definición del posicionamiento de la empresa en el mercado. En este doble análisis es útil el DAFO.

2- ¿Dónde queremos llegar? Hay que establecer: la visión que se tiene del futuro que se quiere para la empresa, la misión de la empresa y los objetivos y metas.

3- ¿Por dónde queremos ir? Tenemos que elegir la estrategia competitiva de la empresa.

La implantación de la estrategia

4- ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos? La estrategia se implanta mediante planes parciales. Estos planes incluyen los objetivos operativos, las políticas, etc.

• Los objetivos permiten centrar y unificar los esfuerzos de todos los miembros de la organización. Por ello deben ser apoyados por todos los niveles directivos.
• Las políticas son orientaciones para tomar decisiones.
• Los procedimientos detallan la forma exacta en que debe realizarse una actividad a través de la secuencia cronológica de acciones.
• Las reglas indican lo que debe hacerse ante determinadas situaciones y no admiten interpretación.
• Los presupuestos expresan en cifras los resultados esperados.

5- Controlar cómo vamos. Finalmente, habrá que determinar la forma de evaluación o el control de la ejecución de los planes.

La función de control

La función de control permite regular la actividad empresarial. Para ello, se observa y se comprueba cómo responde la empresa a los objetivos planificados: se detectan problemas y se analizan sus causas. El control es inseparable de la planificación, que es un requisito previo. El control comienza con la planificación, comunicando el objetivo y las estrategias para conseguirlo. Controlar supone rendir cuentas ante otras personas, por lo que suele ir con cierto rechazo.

Fases de la función de control

1- Establecimiento de estándares de resultados relativos. Es necesario que los estándares fijen metas evaluables en términos cuantitativos y deben recoger todos los aspectos vitales para la empresa.

2- Medición de resultados reales. Para obtener estos datos existen 2 tipos de procedimientos, dependiendo del tipo de información de que se trate.

3- Comparación de resultados con estándares. Estas comparaciones deben realizarse con periodicidad para detectar cualquier posible desviación.

4- Análisis de las diferencias. Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos: bien debidos a dificultades de organización, bien porque las decisiones no se han ejecutado bien.

5- Corrección de las desviaciones. No necesariamente todas las desviaciones son negativas; si las diferencias son positivas respecto a lo previsto, se supone que todo va bien. Cuando son negativas, deben tomarse medidas como: cambio de tareas, revisión de planes…

Criterios de departamentalización

El proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores se denomina departamentalización. Las divisiones que surgen en este proceso se conocen como unidades organizativas o departamentos.

• Departamentalización funcional: la división funcional es la más utilizada. Las actividades se agrupan según las funciones básicas de la empresa.
• Departamentalización geográfica: este criterio conviene en grandes empresas con actividades muy dispersas. Cuando la empresa produce en partes distintas, es conveniente adaptar la organización al territorio.
• Departamentalización por productos: se emplea en empresas que elaboran líneas de productos muy diferentes.
• Departamentalización por clientes y canales de distribución: se da en empresas que tienen clientes muy distintos entre sí.
• Departamentalización por procesos: las actividades se agrupan en torno a las diferentes etapas del proceso productivo de la empresa.

La organización formal e informal

La organización formal es la establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella se definen las actividades de los trabajadores, los departamentos, etc. Es, por tanto, conocida y oficial para todos sus miembros, que están obligados a aceptarla.

La organización informal depende de los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente. Nace como vínculos de amistad o de intereses comunes que generan relaciones informales. Como consecuencia, se crean normas de grupo y canales de comunicación informales. Por estos canales circula información de todo tipo y se genera la formación de líderes que ejercen autoridad frente al grupo.

Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas.

Las funciones de un organigrama son: informar a los miembros de la empresa de su posición dentro de ella y servir como carta de presentación ante el exterior. Para cumplir estas funciones hay tres requisitos:

• Exactitud: debe reflejar fielmente y sin errores la organización que representa.
• Actualización: debe actualizarse periódicamente para recoger los últimos cambios de la estructura de la empresa.
• Claridad y sencillez: tiene que ser fácilmente comprensible por las personas que lo van a utilizar.

Clases de organigramas

• Por su finalidad: encontramos los informativos, que dan una visión general de la estructura de la empresa, y los analíticos, más específicos, que presentan la totalidad de las funciones.
• Por su extensión: están los generales, que representan toda la organización, y los parciales, que se refieren a un departamento de la empresa.
• Por el contenido: encontramos los estructurales, que presentan las grandes unidades que componen la empresa; los funcionales, que detallan las funciones y el cometido de cada unidad; y los de personal, que expresan el nombre de cada persona y su posición dentro de la organización.
• Por la forma: están los verticales, los radiales y los horizontales.

La estructura organizativa

La estructura organizativa está constituida por los puestos de trabajo con sus tareas, los departamentos, los niveles de autoridad y jerarquía, y los canales de comunicación. Existen diversas formas de estructuras:

1. La estructura lineal se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Entre sus ventajas están su claridad en la definición de áreas de autoridad y que las órdenes y la comunicación son directas. Sus desventajas son que cada directivo es responsable de muchas actividades y no puede ser experto en todas.
2. La estructura funcional responde a la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos, y los subordinados reciben órdenes de varios jefes. Su ventaja es que cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad; su desventaja es que tienen más de un jefe, lo que puede llevar a una menor disciplina. Por otro lado, los canales de comunicación son más complejos.
3. La estructura lineal-funcional surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores. Su ventaja es que mantiene la unidad de mando y permite el uso de especialistas. Sus inconvenientes son que las consultas afectan a que las decisiones sean más lentas y que el personal de staff incrementa los costes.
4. La estructura en comité supone que las decisiones y la responsabilidad son compartidas por un grupo. Sus ventajas son que las decisiones se toman considerando todas las perspectivas posibles. Su desventaja es su lentitud.
5. La estructura matricial combina la departamentalización por funciones y proyectos con una estructura de doble entrada. Su ventaja es su flexibilidad para afrontar proyectos de los departamentos. Sus desventajas son los posibles problemas de coordinación.

El capital humano

Las competencias profesionales son el conjunto de aptitudes y actitudes que tienen las personas y que las predisponen a realizar sus actividades con el mejor nivel de desempeño. Los componentes de estas competencias son: saber, saber hacer, saber estar, querer hacer y poder hacer.

Factores de motivación

Monetarios:

• Directos: salario base y complementos.
• Indirectos: retribuciones en especie.

No monetarios: enriquecer el puesto de trabajo, reconocer e incentivar los méritos, delegar autoridad y responsabilidad, comunicar expectativas, potenciar la participación, favorecer la formación y el desarrollo profesional, y crear un buen clima laboral con flexibilidad de horarios.

Las tareas

Las tareas son acciones que realiza una persona en su actividad profesional. Por ello, el puesto de trabajo engloba a todas las tareas que realiza un empleado en su trabajo diario.

• El reclutamiento consiste en identificar candidatos potenciales que cumplan los requisitos que la empresa necesita.
• La selección del personal consiste en elegir al mejor candidato que cumpla con los requisitos. De este análisis surge el perfil ideal del futuro empleado.
• La formación del personal es necesaria: hay que pasar por una formación inicial y continua.