Funciones y consejos útiles para Excel

1) Transponer datos de 1 fila a 1 columna

Si quieres ver tus datos en forma de columna en vez de fila debes copiar el área que quieres transponer con CTRL + C, luego hacer click en una celda en blanco. Ir a Inicio -> Pegar -> Transponer.

2) Ocultar datos:

Método más común es hacer click derecho y seleccionar la opción de ocultar en una fila o columna. La mejor manera de hacerlo es empleando la función de formato de celdas. Sobre la celda, botón derecho del mouse -> Formato de celdas -> Personalizada -> Ingresa ";;;" -> Aceptar. Luego de hacer esto quedarán ocultos todos los valores en esta área.

3) Componer texto con "&":

Este símbolo permite componer cualquier texto libremente, sin necesidad de usar fórmulas complicadas. Si quiero unir el contenido de varias celdas en una sola, debemos utilizar el "&". Hacer click en ENTER y los textos en A2, B2, C2 se convertirán en Manuela22Puerto Rico en E2.

4) Mayúsculas y minúsculas:

Existen unas fórmulas sencillas que puedes utilizar para transformar el formato del texto: "MAYUSC" convierte todos los caracteres en mayúsculas, "MINUSC" en minúsculas. "NOMPROPIO" solo dejará el primer caracter de la palabra en mayúscula.

5) Corrector automático para facilitar el ingreso de datos:

Si tienes que ingresar el mismo dato varias veces, pero es difícil de escribir y te quita mucho tiempo, prueba con la función del corrector automático, que reemplazará el texto que ingreses con el dato correcto. Click en Archivo -> Opciones -> Revisión -> Opciones de autocorrección e ingresa los textos deseados en el campo "reemplazar".

6) Varios renglones en una celda:

Para escribir más de un renglón en una celda, digitamos Alt + Enter. La primera función SI incluye una segunda función SI de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un máximo de 3 acciones. Esta función aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar así como las acciones que podemos ejecutar. El tercer argumento de la función SI, que en lugar de ser una acción, se convirtió en otra función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.

Función BUSCARV:

Debemos tener la información organizada de manera vertical. Esto es necesario porque esta función recorre los datos de manera vertical hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Sintaxis de BUSCARV:

En el caso de la función BUSCARV tenemos 4 argumentos de la sintaxis.

1) Valor buscado: valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos (obligatorio).

2) Matriz buscar en: el segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos (obligatorio).

3) Indicador columnas: número de columnas que deseamos obtener como resultado (obligatorio).

4) Ordenado: valor lógico, v o f. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta o aproximada (opcional).

La función BUSCARV tiene 3 argumentos obligatorios y 1 opcional.

Calcular edad en Excel:

La edad de una persona es el tiempo que transcurrió desde su nacimiento hasta ahora. Para calcular la edad en Excel debemos colocar la fecha actual en una celda y la fecha de nacimiento de la persona en otra celda, luego restar ambas fechas y convertir el resultado final en años. Fórmula: =ENTERO((A1-A2)/365)

Referencias absolutas y relativas:

Una referencia identifica a una celda de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permiten a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

Ref relativas:

Son ampliamente utilizadas en Excel ya que guardan una relación con la columna y la fila donde se encuentran. Excel ajustará automáticamente su columna y su fila al momento de copiar una ref relativa a otra celda.

Ref absolutas:

A diferencia de las ref relativas, las ref absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas ref permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una ref sea absoluta necesitamos anteponer el signo "$" a la columna y fila de la referencia. Ejemplo: =$A$1*2.