Funciones Clave de las Agencias de Viajes: Rol y Servicios

Definición de Agencia de Viajes

Una Agencia de Viajes es una empresa que se especializa en la prestación de diversos servicios en beneficio del viajero, tales como reservas de billetes y alojamiento hotelero, programación de tours, alquiler de vehículos, etc.

Funciones Clave de las Agencias de Viajes

Las agencias de viajes desempeñan múltiples funciones esenciales en el sector turístico:

Función Asesora

• Informar al viajero sobre las características de los destinos, servicios, proveedores y viajes existentes.
• Ayudarle en la selección de lo más adecuado en su caso concreto.

Función Mediadora

Consiste en gestionar e intermediar en la reserva, distribución y venta de productos turísticos. Aunque no es imprescindible, es importante, ya que permite acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta. Normalmente, esta función mediadora es ejercida por las agencias minoristas.

Función Productora

Consiste en diseñar, organizar, comercializar y operar viajes y productos turísticos generados por la combinación de distintos servicios y que se ofertan a un precio global establecido. Esto es lo que se suele conocer por viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta) o también podemos encontrarnos con forfaits (viajes programados a la demanda, adaptados a cada cliente o customizados). Esta función es gestionada por touroperadores y agencias mayoristas.

Función Técnica

A través de esta función, las AAVV proyectan, confeccionan y ponen en marcha los productos turísticos. Esta función deriva en 4 actividades principales:

1. Planificación del programa: Se investigan los recursos, transporte, etc., necesarios para el destino de interés.
2. Diseño del viaje: Una vez definido el destino, se realizan las contrataciones con proveedores.
3. Distribución: Organización de las plazas disponibles para la venta, asegurando no vender más de las contratadas.
4. Control de las operaciones: Seguimiento del desarrollo del viaje para asegurar su correcta ejecución.

Función Financiera

Orientada a mejorar la administración de los recursos económicos de la empresa. Para esto es necesario:

• Conocer y analizar la estructura económico-financiera de la empresa.
• Realizar los presupuestos.
• Establecer un método adecuado de registro de ingresos y gastos, y de cobros y pagos.

Función Contable

Registra todos los hechos contables de las AAVV. Es útil y obligatoria, interesando a proveedores, la opinión pública, posibles nuevos inversores y empleados.

Función Social

El factor humano es muy importante. Los empleados deben ser considerados con especial atención en las empresas del sector turístico; la calidad personal y profesional de los trabajadores es fundamental.

Función Comercial

Se pretende conectar la empresa con el exterior, contactando por un lado con los proveedores y por otro con los consumidores. Busca mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.

Función Administrativa

Abarca la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que se realizan en las AAVV. En las grandes empresas existen departamentos que llevan a cabo estas funciones; sin embargo, en las AAVV pequeñas, las funciones administrativas suelen ser ejecutadas por el director.