Funcionamiento y conservación de archivos: tipos, sistemas y herramientas

DEFINICION DE ARCHIVO

El archivo se define como:

• Conjunto ordenado de documentos
• Lugar donde se guardan documentos según un criterio de clasificación

Las funciones que cumple un archivo son:

• Guardar, conservar y custodiar los documentos
• Crear un centro de consulta de información
• Facilitar la localización rápida de los documentos
• Cumplir con las obligaciones legales
• Demostrar y acreditar mediante la documentación archivada la realización de un acto por parte de la empresa

TIPOS DE ARCHIVOS

Según la titularidad del archivo:

• Archivos públicos
• Archivos privados

Según el soporte en el que lo vamos a guardar:

• Físico
• Informático o multimedia

Según la frecuencia:

• Archivo de gestión (activo)
• Archivo semiactivo
• Inactivo o definitivo

Según la ubicación o emplazamiento:

• Centralizada
• Descentralizado
• Mixto

Cada vez son más las empresas que están aplicando procesos de digitalización de sus archivos con el objetivo de abandonar la documentación en formato papel. Por ello existen multitud de aplicaciones informáticas que permiten tanto el almacenamiento como el intercambio de documentos informáticos a través de internet (en la nube).

MOBILIARIO, HERRAMIENTAS Y UTILES DE ARCHIVOS

Es esencial que tanto como el mobiliario como los materiales de archivos permitan una fácil localización de los documentos y que aseguren una correcta conservación de estos.

LOS MATERIALES DE ARCHIVOS MAS UTULIZADOS SON:

• Archivadores
• Caja de archivos definitivos
• Bandejas
• Carpetas

MOBILIARIO DE ARCHIVOS MAS UTILIZADOS.

• Estanterías abiertas
• Armarios de oficina
• Archivadores con cajones

Importante: No podemos dejar de hablar del ordenador como una de la mejores y actuales herramientas de archivo.

FUNCIONAMIENTO HABITUAL DE UN ARCHIVO

Desde que se crea un documento o se recibe hasta que es eliminado sigue las siguientes fases: Recepción o creación del documento, Registro, Distribución, Clasificación, Archivo, Codificación y Préstamo, consulta o expurgo.

SISTEMAS DE ORDENACION, CLASIFICACION, CONSERVACION Y ACCESO A LA INFORMACION Y DOCUMENTACION

Diferencia entres clasificar, ordenar y codificar:

• Clasificar
• Ordenar
• Codificar

Serie de cuestiones a tener en cuenta al elegir nuestro criterio de clasificación

• Cómo se organiza la empresa
• Que documentos se elaboran
• Quien elabora cada documento
• Que documentos se guardan
• Donde se guardan los documentos
• Quien está autorizado para consultar esos documentos

Independientemente del criterio elegido todo sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos:

• Ser fácil de comprender
• Sencillo de aplicar
• No debe ser ambiguo
• A de permitir futuras ampliaciones
• Debe posibilitar la localización rápida y eficiente

DISTINTOS SISTEMAS DE CLASIFICACION

• Clasificación alfabética
• Situación numérica
• Clasificación alfanumérica
• Clasificación por asunto o tema
• Clasificación geográfica
• Clasificación cronológica

Conservación y acceso de la información y la documentación.

Toda empresa seguirá un plan de conservación para proteger la documentación depositada en los archivos, en el cual se deben tener una serie de medidas:

• Mantener el buen estado las instalaciones y el mobiliario donde se guarda la documentación
• Prevenir y proteger el archivo de incendios, inundaciones y robos
• No fumar, no comer o beber en el archivo
• Evitar el paso de persona no autorizadas

El lugar adecuado para la guarda y custodia de la documentación es ese archivo.

El archivo informático. Es un grupo de datos estructurados que se almacenan en algún medio de escritura y al cual se pueden acceder desde un ordenador para su posterior lectura.

Para proteger los archivos informáticos hay que:

• Tener actualizados los programas antivirus
• Instalar programas cortafuegos
• Hacer copias de seguridad de la información