Función comercial y aprovisionamiento en la empresa: áreas, organización y compras eficientes

La función comercial

La empresa es un agente que organiza con eficiencia el empleo de los factores productivos (tierra, trabajo y capital) con el fin de producir los bienes y servicios demandados por el mercado.

Una de las funciones más importantes será la función técnica o de producción. Además, la función comercial es la que pone en contacto a la empresa con el exterior en su doble vertiente: aprovisionamiento y ventas.

Áreas funcionales de la empresa

Las principales áreas funcionales son:

• Técnica o productiva: Lleva a cabo la producción de bienes y servicios a través de una serie de procesos.
• Financiera: Proporciona, al menor coste posible, recursos económicos y financieros a la empresa; controla los flujos de capital que se producen en la empresa y realiza la búsqueda de recursos económicos y estudios de rentabilidad.
• Comercial: En su doble vertiente de aprovisionamientos y ventas. Lleva a cabo todas las tareas para comprar las existencias necesarias con las que producir y desarrollar todas las actividades comerciales.
• Personal o RRHH: Gestiona y administra el factor productivo trabajo, teniendo presente que este está formado por personas con sus intereses y motivaciones.
• Administrativa: Se encarga de la administración y del control documental y telemático de todas las actividades comerciales.

Organización del departamento comercial

Existen distintos criterios de departamentalización aplicables al departamento comercial:

Organización funcional: Consiste en organizar el departamento comercial en función de las distintas actividades que en él se llevan a cabo.

Organización por producto: Se divide en función de los distintos productos que se comercializan y que precisan instalaciones y sistemas de venta y control especializados para cada línea.

Organización por clientes: Departamentalización basada en grupos de clientes definidos por sus características comunes. El objetivo es atender más y mejor las necesidades de cada grupo.

Organización geográfica: Similar a la anterior, pero basada en criterios territoriales o por zonas de mercado.

Organización mixta: Combina cualquiera de los criterios anteriores para adaptarse mejor a las necesidades de la empresa.

El aprovisionamiento en la empresa

El aprovisionamiento surge por la necesidad de adquirir materiales y bienes para no interrumpir el proceso productivo o de venta. El aprovisionamiento es una función de la empresa dentro de las funciones comerciales; se encarga de adquirir las existencias que ésta precisa en las mejores condiciones posibles y con el menor coste.

Aprovisionamiento y compras

Aprovisionamiento / Compras

Es mucho más que comprar. Incluye, entre otras actividades:

• Prever necesidades.
• Planificar necesidades en tiempo y espacio (almacenaje).
• Comprar o adquirir bienes.
• Confirmar la recepción.
• Pagar en plazo y forma.
• Realizar inventarios.

Área de compras y sus tareas

Para realizar una buena compra deben adquirirse los productos precisos en el momento preciso. En la compra es importante distinguir conceptos como propiedad y posesión: la propiedad implica adquirir el derecho a disponer y gozar del producto; la posesión es la tenencia física del bien, que no siempre implica titularidad plena.

Tipos de compras:

• Normal: Compras habituales para atender la demanda.
• Anticipada: Compras realizadas antes de las necesidades reales, aprovechando una coyuntura de precios o la escasez de materiales.
• Especulativas: Compras por aprovechar posibles ofertas o variaciones de precio; suelen ser compras anticipadas con objetivo de beneficio.
• Provisionales: Compras para atender demanda temporal o estacional (compra de temporada).
• Irregulares: Compras motivadas por situaciones imprevistas, que suelen conllevar un coste mayor.
• Regulares: Compras periódicas con plazos de entrega definidos.
• A plazo fijo: Compras que responden a una fecha cierta; no se refieren al plazo de entrega desde la recepción del pedido, sino a una fecha de entrega prefijada.

Notas finales

Una gestión eficiente del aprovisionamiento y del área de compras contribuye directamente a la continuidad productiva, a la reducción de costes y a la mejora del servicio al cliente. Es fundamental coordinar esta función con las áreas de producción, finanzas y logística.