Uso de Fórmulas y Funciones en Excel: Referencias de Celda y Rango

Fórmulas y Funciones en Excel

Una hoja de cálculo es, en esencia, una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2003 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de estas, así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de estas.

Insertar Función con el Asistente

Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis. Sin embargo, Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda, debemos:

• Situarnos en la celda donde queremos introducir la función.
• Desplegar el menú Insertar.
• Elegir la opción Función...
• O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

Tipos de Referencias en Excel

Las referencias son enlaces a un lugar. Por ejemplo, cuando en una fórmula escribimos =SUMA(A1;B1), nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es decir, se adaptan a su entorno porque las referencias se hacen con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Por ejemplo, si en la celda A2 tenemos la fórmula =A1+2 y copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la celda A1: al copiarla una columna hacia la derecha, se incrementará el nombre de la columna en uno (en vez de A, pondrá B) y, al copiarla una fila hacia abajo, en vez de fila 1, pondrá 2. El resultado será =B2+2, que mantiene la lógica de sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia Absoluta

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula a otra celda; las referencias a las celdas de la fórmula son fijas. Se utiliza el símbolo $ delante de la letra de la columna y del número de la fila para indicar que es una referencia absoluta.

Por ejemplo, si en la celda A2 tenemos la fórmula =A1+2 y la convertimos a referencia absoluta, quedaría =$A$1+2. Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra el signo $, no variará la fórmula, y en B3 pondrá =$A$1+2.

Referencia Mixta

Podemos hacer una combinación de ambas referencias, es decir, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas, o viceversa. Para ello, colocaremos el símbolo $ únicamente delante de la columna o de la fila, según corresponda.

Referencias de Celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual (=) seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente, ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula.

La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15, se volverá a calcular la fórmula:

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

Referencias de Celda y Rango

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias, se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas.

Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras y las filas con números. Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango.