Formación del Proceso y Requisitos de los Escritos en el Procedimiento Civil Chileno

I. Concepto de Expediente y Formación del Proceso

La formación del proceso se encuentra regulada en el Título V del Código de Procedimiento Civil, denominado "De la formación del proceso, de su custodia y de su comunicación a las partes", que comprende los artículos 29 a 37 de dicho cuerpo legal.

En este Título, al emplearse la voz "proceso", el legislador alude a la materialidad en la cual se deja constancia de las diversas actuaciones judiciales que se van realizando durante el desarrollo de un procedimiento. De acuerdo con ello, podemos señalar que "proceso", en el sentido de expediente, es el conjunto de escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presentan o verifican en el procedimiento (art. 29 del C.P.C.).

Reglas para la Formación del Expediente:

1. Todas las piezas que deben formar el proceso se deben ir agregando sucesivamente en el orden de presentación.
2. El secretario, al agregar una pieza al expediente, debe numerar cada foja en cifras y en letras, lo que en la práctica se verifica en la parte superior derecha de cada pieza del expediente. Solo se exceptúan del cumplimiento de esta obligación las piezas que por su naturaleza no pueden agregarse al proceso o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso (Art. 34 del C.P.C.).
3. Ninguna pieza del proceso podrá retirarse sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa (Art. 29 inc. 2º del C.P.C.).

En caso de que el tribunal autorice el retiro de una pieza del expediente (p. ej., una escritura que se hubiere acompañado en parte de prueba), es posible desglosar una o más fojas del proceso. Deberá colocarse en su lugar una nueva foja con la indicación del decreto que ordenó el desglose y del número y naturaleza de las piezas desglosadas. No se alterará la numeración de las piezas que queden en el proceso, y se conservará también la de las que se hayan separado, en el nuevo expediente de que pasen a formar parte, agregándose la que en éste corresponda (Art. 35 del C.P.C.).

II. Los Escritos

La forma natural en la cual las partes se comunican con el tribunal para formular sus diversas peticiones en nuestro procedimiento, en el cual predomina el principio de la escrituración, es mediante la presentación de escritos.

De acuerdo con ello, un escrito es el acto solemne que contiene las solicitudes que presentan las partes al tribunal y que debe reunir los requisitos contemplados en la ley.

Requisitos de los Escritos:

a. Papel:

Actualmente, no existe normativa que establezca el tipo de papel que se debe utilizar para formular la solicitud. Antigüamente, la Ley de Timbres y Estampillas establecía que los escritos debían presentarse en papel sellado, que era un papel impreso por la Casa de Moneda con un valor determinado por cada hoja y que contenía 30 líneas por cada foja para ser utilizadas en su escritura. Con posterioridad, se eliminó la existencia de dicho papel y la costumbre hizo que se reemplazara por papel proceso. Sin embargo, en la actualidad, por el uso de la computación, la mayoría de los escritos son presentados solo en papel blanco, sin importar el tamaño de éste.

Sería ideal que en el futuro el legislador regulara al menos el tamaño del papel que se debe utilizar en los escritos para uniformar la formación de los expedientes.

b. Forma o Contenido:

El legislador solo establece que el escrito debe encabezarse con una suma que indique su contenido o el trámite de que se trata (art. 30 del C.P.C.).

En general, podemos señalar que en todo escrito podemos diferenciar tres partes: la suma, el contenido y la petición.

• La suma: es la parte que contiene un resumen del contenido del escrito o de las peticiones que se formulan al tribunal, pudiendo ser una (p. ej., Patrocinio y poder) o varias. En este último caso, deben diferenciarse en la práctica mediante el señalamiento de las diversas peticiones que se formulan, señalándose la petición principal (En lo principal) de las otras que se contienen mediante otrosíes (p. ej., En lo principal: Deduce demanda en juicio ordinario. En el primer otrosí: Acompaña documentos, con citación. En el segundo otrosí: Patrocinio y poder).
• El contenido: es la parte del escrito en la cual se individualiza el tribunal, la parte que efectúa la presentación, el proceso en el cual se dicta la resolución (que se individualizará con el número de rol que se le debe asignar por el tribunal en la primera resolución que pronuncie (art. 51 del C.P.C.) y con el nombre de las partes que figuran en la carátula del expediente), y el desarrollo del escrito, para lo cual no existen términos sacramentales, terminando el contenido con el POR TANTO, en el cual se señalan las normas legales que fundamentan la petición formulada (p. ej., S.J.L. Civil, S.L.J. del Crimen, S.J.L. de Policía Local, S.J.L. de Familia, etc. XXX, por el demandante, en el juicio ordinario Rol 1-98, caratulado "XXX con ZZZ", a US. respetuosamente digo: Designo abogado patrocinante y confiero poder a don NNN, abogado habilitado para el ejercicio de la profesión, patente al día de la I. Municipalidad de Santiago, domiciliado en calle Huérfanos 11 Oficina Nº 12, Primer Piso, de esta ciudad............ POR TANTO, de conformidad a lo establecido en los artículos 6 y 7 del C.P.C. y 1 y 2 de la Ley 18.120).
• La petición: es la solicitud que se le formula al tribunal (en el caso del patrocinio y poder: Ruego a US. se sirva tenerlo presente).

Debemos recordar que para dirigirse al tribunal, la Corte Suprema tiene el tratamiento de Excelencia (Excma. Corte), las Cortes de Apelaciones tienen el tratamiento de Señoría Ilustrísima (Iltma. Corte) y cada uno de los miembros de estos mismos tribunales y los jueces de letras tienen el tratamiento de Señoría (S.J.L., US, S.S.), de conformidad con lo establecido en el artículo 306 del C.O.T.

Finalmente, el escrito termina con una petición, que no es otra cosa que la solicitud que se le formula al tribunal. (En el caso del patrocinio y poder: Ruego a US. se sirva tenerlo presente). En todo caso, es menester tener presente que, además de estas reglas generales, existen determinados escritos en los cuales el legislador se ha encargado de regular en forma expresa y específica otros requisitos que deben ser cumplidos respecto de ellos, como ocurre, por ejemplo, con la demanda (art. 254 del C.P.C.), la contestación de la demanda (art. 309 del C.P.C.), el recurso de apelación (art. 189 del C.P.C.), el recurso de casación en la forma y en el fondo (art. 772 del C.P.C.), la querella criminal (art. 94 del C.P.P.), etc.).

c. Forma de Presentación:

Junto con cada escrito, deben acompañarse en papel simple tantas copias cuantas sean las partes a quienes deba notificarse la providencia que en él recaiga por el Estado Diario.

Las copias del escrito, una vez presentadas, deben ser confrontadas con los originales por el secretario y se dejarán en secretaría a disposición de las partes a quienes deba notificarse la resolución recaída en el escrito. En caso de tenerse que notificar la resolución que recaiga en el escrito personalmente o por el Estado Diario, no es menester dejar copia del escrito, puesto que en tal caso debe entregarse al momento de notificarse copia del escrito al momento de la notificación, así como de la resolución recaída en él, gestión que por regla general es cumplida por parte del receptor, salvo en la notificación personal en el oficio del secretario, en que esa actuación es realizada por éste.

Excepcionalmente, se exceptúan de la obligación de presentarse los escritos con copia cuando ellos se refieren a:

1. Apersonarse en el juicio
2. Acusar rebeldías
3. Pedir apremios
4. Pedir prórrogas de términos
5. Señalamiento de vistas
6. Suspensión de vista
7. Cualquiera otra diligencia de mera tramitación

Sin perjuicio de estas excepciones contempladas en la ley, creemos que lo ideal, como una muestra de deferencia profesional hacia el abogado de la otra parte, sería que se presenten siempre los escritos con copia, puesto que con ello se facilitará a todas las partes del proceso llevar una reproducción lo más fiel posible respecto de él. Además, con ello se evita incurrir en discusión respecto a la procedencia de aplicar el apercibimiento que contempla la ley en caso de no dar cumplimiento a esa obligación.

Si no se entregan las copias de un escrito o si las acompañadas resultan disconformes substancialmente con el escrito original, la ley establece las siguientes consecuencias:

1. No le correrá plazo a la parte contrario.
2. El tribunal, de plano, debe imponer a la parte una multa de un cuarto a un sueldo vital.
3. El tribunal debe ordenar que la parte acompañe las copias dentro de tercer día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito.

Las resoluciones que se dicten en esta materia serán inapelables (art. 31 C.P.C.).

d. Lugar de Presentación:

Se establece que todo escrito debe ser presentado al tribunal por conducto del secretario respectivo (art. 30 C.P.C.).

e. Formalidad de la Recepción:

Entregado un escrito al secretario, éste deberá, en el mismo día, estampar en cada foja la fecha y su media firma o un sello autorizado por la respectiva Corte de Apelaciones que designe la oficina y la fecha de presentación.

Adicionalmente a esta obligación, que se cumple estampando en el escrito que se presenta un timbre que se posee en cada secretaría de un tribunal y cuya labor es realizada por un oficial de sala, es obligación del secretario dar recibo de los documentos que se le entreguen, siempre que lo exija la parte que los presenta, sin que pueda cobrar derecho alguno por los servicios a que este artículo se refiere (art. 32 C.P.C.).

Recepcionado que sea el escrito por el secretario, éste debe ser presentado al juez para su despacho el mismo día en que se le entrega o al día siguiente hábil si la entrega se hace después de la hora designada al efecto. En casos urgentes, podrá el interesado recabar su despacho aun después de la hora designada.

Excepcionalmente, debemos tener presente que algunos escritos no corresponden que sean presentados al juez para su despacho por parte del secretario, puesto que corresponde a éste esa misión. En efecto, el inciso final del art. 33 del C.P.C. establece que los secretarios letrados de los juzgados civiles dictarán por sí solos los decretos, providencias y proveídos, resoluciones que serán autorizadas por el oficial primero. La reposición que se deduzca en su caso en contra de esos decretos será resuelta por el juez. En materia penal, el art. 51 del C.P.P. contempla el mismo principio, con la salvedad de que no se contempla la autorización por el oficial primero.