Formación y Orientación Laboral: Guía completa de conceptos y estrategias

Formación y Orientación Laboral

1. Proceso de Planeamiento

Es el proceso mediante el cual una organización piensa anticipadamente las acciones que va a desarrollar para alcanzar los objetivos que se fijaron.

Niveles de Planeamiento:

• Nivel Directivo: Planes estratégicos a largo plazo.
• Nivel Intermedio Gerencial: Planes tácticos a mediano plazo.
• Nivel Operativo: Planes operativos a corto plazo.

2. Tipos de Planes

Planes Estratégicos

Son diseñados por altos ejecutivos y administradores para alcanzar las metas generales de la organización.

Planes Operativos

Son diseñados para implementar los planes estratégicos mediante las actividades diarias. Se dividen en:

Planes de Uso Único:

• Procedimientos: Son pasos a seguir para resolver problemas que no suceden con frecuencia.
• Programas: Conjunto de actividades que muestran pasos a seguir.
• Proyectos: Partes pequeñas e independientes, definidas sobre un tiempo y una asignación de tareas.
• Presupuestos: Medio de control de las actividades de la organización.

Planes de Uso Permanente:

• Políticas: Plan para un parámetro general en la toma de decisiones.
• Procedimientos: Plan para el manejo de actividades que se producen con frecuencia.
• Reglas: Plan para una situación determinada.

3. Administración por Objetivos (APO)

Es un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigida conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos.

Etapas de la APO:

1. Establecimiento de los Objetivos: El director general determina los objetivos y las metas para un período determinado.
2. Clasificación de los Papeles Organizacionales: La responsabilidad clara de cada objetivo debe ser asignada a una persona en particular.
3. Establecimiento de los Objetivos de los Subordinados: Los gerentes empiezan a trabajar con los subordinados para fijar objetivos.
4. Reciclaje de Objetivos: Los directivos establecen objetivos a sus subordinados, pero los cambian al examinar sus aportaciones.

4. Ventajas y Desventajas de la APO

Ventajas:

1. Mejor Administración: La APO obliga a los administradores a reflexionar sobre la planeación y a pensar en la forma para alcanzar los objetivos.
2. Clasificación de la Organización: Obliga a los administradores a definir los roles y las estructuras organizacionales, delegando autoridad para obtener resultados.
3. Compromiso Personal: Estimula al personal a comprometerse con sus metas, convirtiéndolos en individuos con propósitos claramente definidos.
4. Desarrollo de Controles Eficaces: La APO ayuda a desarrollar controles mucho más eficaces, midiendo resultados y corrigiendo desviaciones para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Desventajas:

1. Deficiencia en la Enseñanza de la APO: Los administradores que pongan en práctica la APO deben comprender y saber mucho sobre su aplicación.
2. Dificultad para Definir Objetivos: Las metas realmente verificables son difíciles de entender, especialmente si poseen un grado de flexibilidad, por lo que se requiere un análisis para establecer objetivos factibles.
3. Dificultad en la Previsión de Normas: Los administradores deben conocer las normas de la organización y cómo encajar su actividad en ellas.

5. Estrategia

Se denomina estrategia a los cursos de acción implementados por la organización para tratar de alcanzar los objetivos propuestos.

6. Matriz FODA

La matriz FODA es un análisis del mercado y de la organización para definir una estrategia. Sus elementos son:

• Fortalezas: Características positivas de la organización.
• Debilidades: Características negativas de la organización.
• Oportunidades: Ventajas que brinda el mercado y el entorno (económico, legal, social).
• Amenazas: Situaciones del entorno externo que ponen en peligro las preferencias del mercado.

7. Proceso de Gestión

Es un conjunto de acciones, transacciones y decisiones que la empresa lleva a cabo para lograr los objetivos propuestos.

8. Perfil del Gerente Actual

El perfil del gerente actual requiere:

• Ser creativo.
• Poseer conocimientos sólidos del área.
• Tener capacidad de liderazgo.
• Saber comunicar y compartir ideas.
• Generar y demostrar confianza.
• Estar dispuesto a la escucha y al diálogo.

9. Delegación

Delegar significa enviar a una persona con autorización para realizar una acción o ejecutar algo.

Objetivos de la Delegación:

• Reducir costos en todas las unidades de la organización.
• Lograr mayor eficacia.

Obstáculos de la Delegación:

• Necesidad de ser necesitado.
• Temor a la pérdida de control.
• Deseo de recompensa.
• Sentimiento de necesidad de trabajar.

10. Liderazgo

Es la acción de influir en los demás, las actitudes, conductas y habilidades de dirigir, orientar, motivar, integrar y optimizar el quehacer de las personas y grupos para lograr los objetivos deseados.

Tipos de Liderazgo:

1. Autocrático: Es autoritario, especifica tareas y trabajos de cada miembro, es personal en sus pedidos y críticas. Es trabajador y se mantiene alejado de los grupos.
2. Democrático: Toma decisiones por discusión de los grupos.
3. Liberal: Otorga completa libertad a los integrantes del grupo. No trata de interferir en las actividades salvo que lo llamen.

11. Proceso de Motivación

Se refiere a los medios de los cuales se vale el empresario para que sus subordinados cumplan voluntariamente con la tarea encomendada.

Teorías de la Motivación:

1. Teoría de Contenidos: Se debe disponer de información sobre las necesidades que sienten las personas. Se enfoca en las necesidades (fisiológicas, autoestima, sociales) y en los resultados (factores intrínsecos y extrínsecos).
2. Enfoques de Proceso Motivacional: Siempre puede mejorarse la motivación en la medida en que la organización sea capaz de influir en las percepciones que los empleados tienen de la valencia, esperanza o conducto.