La formación para el empleo y su gestión administrativa

La formación para el empleo.

Formación programada por las empresas. Constituida por las acciones formativas de las empresas, financiadas total o parcialmente con fondos públicos, para atender a las necesidades específicas de formación.

Formación para personal ocupado. Integrada por los planes de formación, sectorial y transversales, y por la oferta formativa dirigida a obtener certificados de profesionalidad.

Formación para personal desempleado. Incluye las acciones formativas para cubrir las necesidades detectadas por los servicios públicos de empleo, los programas específicos de formación y los formativos con compromiso de contratación.

Otras iniciativas de formación. Incluye los permisos individuales de formación, la formación en alternancia con el empleo, la formación del personal de las Administraciones Públicas, y la formación no financiada con fondos públicos, desarrollada por entidades de iniciativa privada.

La gestión y organización administrativas de la formación.

Primera fase: concretar la acción formativa. Esta concreción se realiza una vez se han detectado las necesidades de formación del personal de la empresa.

Segunda fase: seleccionar al personal afectado por el plan de formación. La elección del personal afectado está condicionada a la detección de las necesidades realizadas previamente.

Tercera fase: decidir el tipo de formación que va a realizarse. Los responsables de poner en marcha el plan de formación tendrán que evaluar el tipo de formación que van a realizar. El sistema de formación online es muy habitual dada sus grandes ventajas.

Cuarta fase: elaboración del presupuesto. La elaboración de presupuestos dependerá del tipo de formación que se decida y de quiénes se contrata para formar. Los presupuestos de formación de una empresa deben incluir los costes directos e indirectos:

• Los costes directos incluyen los gastos derivados de la realización de la formación.
• Los costes indirectos son aquellos que tiene la empresa como consecuencia de la realización permanente de acciones de formación.

Quinta fase: informar a la dirección. Una vez que el departamento de Recursos Humanos tiene claro qué necesidades formativas existen, se ha de iniciar un proceso de información al equipo directivo que ha de aprobar el plan formativo.

Sexta fase: informar a la dirección. En esta fase comprende tanto a la información a la representación legal de trabajadores y trabajadoras como al personal afectado.

• Representación del personal: La empresa debe informar a la representación legal del personal sobre su plan de formación con carácter previo a su ejecución.
• Personal: El objetivo del proceso de información al personal de la empresa es que conozcan la formación, motivarles y limar asperezas respecto a las novedades que se les planteen.

Séptima fase: desarrollo y ejecución de la formación.

Esta fase, de gran importancia, ya que se ejecuta todo el trabajo desarrollado anteriormente, incluye la realización de 2 actividades distintas, pero interdependientes a la vez:

• Organizar fechas y horarios de formación y sustitutos para las personas que participan en el plan de formación.
• Ejecución de las acciones formativas.

Técnicas de formación.

Lección magistral. Presenta conocimientos a través de una exposición oral y sitúa a la persona que se forma en una actitud pasiva en el aula.

Estudio de caso. Un grupo de personas analiza un caso para aprender a resolver situaciones que se pueden presentar en la vida real.

Dramatización o role-playing. Es una técnica activa de formación que permite analizar problemas desde el punto de vista de quien recibe la información.

Formación en el exterior o outdoor-training. Este método está muy extendido en la actualidad y consiste en realizar la formación en espacios alejados del ambiente normal.

Formación en línea o e-learning. Es una de las modalidades de formación más habituales por la comodidad que supone la organización de los horarios del aprendizaje.

Coaching. Este método de formación consiste en que el coach dirige y sigue la formación en determinados campos de la persona a quien entrena.

Tutorización o mentoring. Esta técnica de formación consiste en designar a un tutor o tutora que acompaña a una persona en su proceso de aprendizaje de manera permanente mientras dure la formación.

Sistema de incentivos.

• Destajo. Se caracteriza porque incentiva al personal en función del número de piezas.
• Sistema de tiempo. Este sistema paga a la plantilla en función del tiempo que tarda en realizar una tarea.
• Sistema York. Establece un salario fijo al personal y un incentivo por cada pieza que produzca.
• Incentivo por comisiones. Se suelen combinar un salario fijo con un incentivo económico por producto vendido.
• Bonos por méritos logrados. Es un incentivo económico que el personal recibe cada cierto tiempo.
• Incentivos por acciones. La plantilla recibe un como incentivo la participación el empresa mediante acciones o participaciones.

El proceso de control.

1. Establecimiento de estándares o indicadores. Son los objetivos que el proceso de control deberá asegurar que se cumplen.
2. Seguimiento del desempeño. Se trata de obtener información precisa sobre operaciones que se llevan a cabo.
3. Comparación del desempeño con los estándares. La comparación se llevará a cabo mediante informes, etc. Para localizar desviaciones.
4. Corrección de las desviaciones. Los errores o desviaciones deben corregirse para que lo realizado cumpla los estándares fijados.
5. Retroalimentación. El proceso debe ser continuo para mejorar los estándares y los medios de control.

Métodos para realizar la evaluación del desempeño.

Herramientas para evaluar las competencias.

• Sistema de escalas gráficas. Esta herramienta es una de las más habituales en la evaluación del desempeño. Se basa en medir, mediante cuestionario, factores relativos al trabajo y que realiza el personal evaluado con el fin de detectar en qué medida los cumple.
• Sistema de lista de comprobación. Este sistema está muy extendido entre los métodos de evaluación del desempeño y también se conoce con el nombre anglosajón de checklist.

Herramientas para evaluar los objetivos.

• Evaluación por objetivos. Este método se utiliza para medir el grado de consecución, por parte de las trabajadoras y los trabajadores, de los objetivos fijados para ellas y ellos por su empresa.
• Valoración 360 grados. Este sistema de evaluación se basa en las mismas premisas que la evaluación del desempeño, pero con la variante de que dicha evaluación la llevan a cabo todas las personas que rodean a la persona empleada.

Métodos para la valoración de puestos de trabajo.

Métodos cualitativos. Estos métodos se centran en su análisis en la ordenación de los puestos en función del grado de dificultad de las tareas que en ellos se realizan.

• Método de la jerarquización. Este sistema trabaja con dos variables de gran relevancia: la dificultad de las tareas y la importancia de estas. Lo que pretende es determinar el grado de dificultad e importancia que cada puesto tiene en la organización.
• Método de la graduación. La graduación consiste en decidir en qué grado se incluye cada puesto de trabajo, teniendo en cuenta que ha de construirse una escala de grados o niveles generales.

Métodos cuantitativos. Estos métodos miden cada una de las tareas que se hacen en un puesto comparándolas con las de los demás para fijar su valor.

• Método de la comparación de factores. La organización define cuáles son los puestos más importantes de la organización y señala los factores que se valoran en ellos. Una vez detectados los puestos clave y valorados los factores presentes en ellos, se les asigna un valor salarial.
• Método de la puntuación. Este método utiliza un manual, que pueden haber elaborado los responsables de la valoración antes del proceso de medir los puestos de trabajo o que se pueden haber comprado a una empresa especializada en estas tareas.

Tipos de controles.

A. Control de asistencia. Tiene como finalidad conocer y evitar el absentismo laboral, o ausencia de una persona de su puesto de trabajo, en horas que correspondan a un día laborable dentro de la jornada legal de trabajo.

Control horario. Mediante los controles de asistencia y presencia, las empresas pueden conocer los días trabajados y no trabajados, las horas, los retrasos, etc.

• Control biométrico. Consisten en el reconocimiento de la huella digital o la voz de las empleadas y empleados.
• App o app web. Se ficha y se controlan las horas trabajadas utilizando el smartphone o con una aplicación web.
• Tarjetas personalizadas. Es un sistema muy extendido, pero en ocasiones poco efectivo, porque siempre puede haber una persona que fiche por otra.
• Partes de firmas. Controla la asistencia por medio de un parte de firmas, dando un margen de 10 minutos antes de retirar el parte.

Absentismo.

• Absentismo previsible y justificado: son los períodos de tiempo en que una persona se ausenta de su puesto, dentro del horario de trabajo por causas justificadas reconocidas legalmente.
• Absentismo no previsible y sin justificación: es una falta o abandono del puesto de trabajo sin autorización de la empresa y sin causa que lo justifique.

B Control de la utilización de internet. Se utiliza para fines particulares y no para el trabajo, y deriva en importantes problemas. Aunque el personal necesite utilizar esta herramienta para cumplir su trabajo, las empresas podrán realizar las siguientes acciones para evitar cualquier perjuicio.

C. Control del correo electrónico. En caso de procederse a una inspección del correo electrónico de un empleado, es necesario, a efectos probatorios:

• Que se realice en las oficinas de la empresa y en horario laboral.
• Que se realice en presencia de la persona implicada, de un o una representante de los trabajadores o, en su defecto, de cualquier otra persona empleada de la empresa.

Auditoria de recursos humanos.

Reclutamiento y selección. Se evalúa la efectividad de esta área mediante el análisis de los siguientes aspectos: Integración en la empresa del nuevo personal, Productividad personal contratado, Despidos y sus causas.

Gestión del personal. Se evalúa la efectividad del personal mediante indicadores como: Absentismo, Número de productos deteriorados, Reclamaciones de clientes, Informes sobre el cumplimiento de los objetivos.

Formación y desarrollo. Se realiza mediante el estudio de las mejoras de la productividad y el desarrollo de las carreras profesionales.

Motivación. Se puede obtener información y evaluar la motivación mediante: Encuestas de clima laboral, Estudios de absentismo y del cumplimiento de los horarios, Conflictos laborales y personales.

Retribución. Estos son algunos medios para efectuar la evaluación de los salarios: Estudio comparativo con los salarios de las empresas similares, Incentivos para incrementar la productividad, Dificultad de las tareas de los puestos.

Seguridad e higiene. Se lleva a cabo a través de: Índices de accidentes laborales, Estudios de ausentismo por enfermedades profesionales, Quejas y sugerencias.