Formación de Archivos y Taxonomía Documental

Grupo 1 Nociones Generales

Los archivos son un producto de las actividades propias del ser humano desde las comunidades antiguas ya debían tener algún tipo de almacenamiento de documentos de suma importancia. (Al conjunto de documentos, reunión de documentos esencialmente significativos, conjunto de procedimientos o rutinas, en el tratamiento de la información, exposición escrito.)

Permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. La Archivología, clasifica varios temas por aspectos o capítulos, clasifica conocimientos y aplica en los contenidos que participan de su saber. La cualidad testimonial: de las decisiones jerárquicas, se “petrifican” para su conservación

La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido.

DOCUMENTOS: es la materia prima de nuestros estudios, cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información en cualquier ámbito.

PRIVADOS: Se ejecuta en confianza o en familia sin ceremonia ni formalidad.

PÚBLICOS: Pertenece a toda la comunidad se realiza en los estados otorgado por la ley.

Judiciales

Resoluciones de los jueces contenciosa o voluntariamente

Administrativos

Actuaciones de índole administrativa, implica la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un conjunto de actos de gestión y

Públicos

Gestión de los intereses públicos, realizada por los organismos

Eclesiásticos

Son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia

Militares

Parten de la administración pública del Estado

Diocesanos

Cargo la recaudación de los ingresos o de las rentas de una diócesis.

Centrales

Derivados conjunto de órganos superiores de la administración pública.

Autónomos

Órganos administrativos de las distintas comunidades autónomas.

Diplomáticos

Testimonio de los hechos de naturaleza jurídica para darle fuerza probatoria.

Históricos

Técnica de indagación y descubrimiento que investiga fuentes históricas.

Auténticos

1. Pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados

2. Otorgados en el extranjero: la legalización de acuerdo a convenios entre países

3. No redactados en castellano: que deberán ser traducidos

4. Por sí mismos: que no necesitan requisitos y autentificación ni legislación alguna.

Ejecutivos

Documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar la información laboral de para hacer entender la petición o razón del documento y se transmite a la empresa.

• Carta: Es la representación de una sociedad, se dirige para tratar negocios.
• Memorándum: es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto
• Oficio: es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas
• Circular: comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas.

Grupo 2 Incorporación de Conocimientos

La recepción pasiva: entrega de documentos a un sector determinado para los trámites.

Principio de procedencia

Los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otras.

Principio de orden original

La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

Muller, Feith y Fruin mencionan superficialmente la división de grupos en los archivos.

El principio de destino

Todo documento debe ser devuelto al grupo al cual se destinó de acuerdo

Principio de la estructura archivística

Un grupo de archivos es un todo, no debe ser alterada

Principio de restitución

Cuando se reordena un grupo se debe restablecer el orden que ya existía.

Elementos que se consideran para una clasificación archivística:

Acto.

A cada función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos.

Estructura orgánica.

El archivero efectúa un estudio del organigrama de la institución.

Unidades de Ordenación

Schellemberg efectúa una división: las divide en unidades mayores, intermedias y menores.

Unidades Mayores

-Los fondos documentales.- necesarios en entidades dependiendo la necesidad de clasificación

-Los grupos documentales.- Son las funciones de la institución, los factores de formación y la cantidad

-Las colecciones son archivos donados o que se tienen ahí acumulándose.

Unidades Intermedias

-Los subgrupos son unidades que se forman concorde a actividades y se acomodan en los subgrupos.

-Las subsecciones se usan para dividir documentos que tienen muchos temas.

-Las series Son documentos que tienen cronología por lo que se ordenan en el orden en l que suceden.

Unidades Pequeñas

Documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades

• El principio funcional: La persona que crea los documentos es la encargada de saber cómo irá el orden
• El principio de organización se ordena un grupo del archivo y los subgrupos derivan de la organización
• El principio de pertinencia los grupos de documentos se ordenan los ítems, sin tener en cuenta su destino

Principio de procedencia

Da importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de a quien los conserva, a la relación recíproca entre los documentos y quienes los crearon, permite hablar de una metodología archivística para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su función inicial y ordenación.

Sistema de Ordenación

ALFABÉTICA: Consiste en la utilización de las letras del alfabeto para. Se usa por lo general cuando se deduce que el crecimiento de archivo no será muy grande.

a)ONOMÁSTICA: Es más utilizado en expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, no tienen un crecimiento relevante y su uso en estos casos facilita la comprensión.

b)GEOGRÁFICA: Método utilizado para organizar tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc.

c)ORGANISMOS: Se ordena en archivo cada documento por orden alfabético de los nombres de instituciones, centros, oficinas.

d)MATERIAS: Se ordenan las series y subseries de contenidos o cualquier tema que lo requiera, para que después estos grupos tengan algún criterio.

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se ordena conforme haya pasado en el tiempo, es decir se basa en fechas

NUMÉRICA: Se enumeran los documentos creados para luego seguir este orden al momento de almacenarlos. Estos documentos deben tener el nombre y el número que se le dio

NIVELES JERÁRQUICOS

Los niveles en los que la jerarquía se establece dentro de una organización. representados en el organigrama de una empresa o institución por personas o por cargos. La jerarquía es la distribución escalonada en niveles de autoridad, responsabilidad y tareas hasta llegar a formar una pirámide

-Nivel superior o estratégico: Elabora las políticas y estrategias. Se toman decisiones que afectan a toda la organización. En este nivel se encuentran el presidente, el directorio, el gerente general.

-Nivel medio o táctico: Coordina las actividades que se desarrollan en el nivel inferior que afectan a un sector. En este nivel se encuentra el gerente de producción, administración de ventas.

-Nivel inferior u operativo: Su función es realizar en forma eficaz las tareas que se realizan en la organización. Pertenecen a este nivel empleados administrativos, obreros, etcétera.

Clasificación Documental LC. (Library of Congress)

Es un método clasificatorio con la finalidad de catalogar los libros y otros materiales documentales, dividido en 21 clases indicadas más o menos arbitrariamente con mayúscula en el cuadro de la siguiente página.

Grupo 3 Taxonomía

Raíces en griego “taxis”, ordenación, derivado de “tasso”, ordenar, disponer, y “nomos”, ley. Se ocupa de la clasificación de los objetos y seres naturales, para organizar, clasificar y recuperar de forma consistente la información de una entidad, organización o persona. Tipos de Taxonomía

• Funcional, Departamental, Por tema , Por producto, Por localidad

Necesidad de una clasificación

Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la tarea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemáticamente información de la vasta diversidad de instituciones.

¿Especie o tipo documental?

Tipo documental es un término que se aplica originalmente a documentos vivos, mientras que tipo no necesariamente, puede aplicarse también a entidades. Los tipos documentales son unidades naturalmente formadas en el transcurso de las actividades administrativas es una categoría en la que se ubica una información específica que se ajusta a ciertos criterios bastante rígidos concernientes a su estructura.

• Documentales, Actas, Contratos, Facturas

Designación de un tipo documental: El nombre de un documento se genera en la institución con fines de guardar información relativa a la función propia del documento. Documental es contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como pueden ser el color, el tamaño o la forma.

Clasificación jerárquica: El objetivo fundamental de los archiveros es percibir el orden en la diversidad de la creación documental por medio de la taxonomía, formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada grupo se denomina taxón y el nivel que se le asigna se llama categoría.

Filogenia: Si clasificamos a las instituciones según sus características morfológicas y organizativas, este sistema de clasificación se denominaría estructural, estudia las relaciones evolutivas con la incorporación de información histórica, es como la crónica de la evolución de las categorías.

Grupo 4 Formación de los Archivos

El ciclo vital de los documentos es un parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, nacimiento, vida, muerte, fenómenos que se observan también en los documentos.

En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir información. Decimos muerte del documento por destrucción premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un archivo intermedio o histórico,

Traslado y Transferencia

Acciones semejantes desde el punto de vista archivístico, encaminadas a mover los documentos de un ámbito o área a otro,

Se trasladan los documentos de un archivo eventual a un archivo intermedio.

Se transfieren los documentos de un archivo eventual a un archivo histórico, donde permanecerán definitiva e indefinidamente.

El ciclo vital de los documentos

La creación de archivos intermedios parece ser una solución, constituyen un depósito documental entre administrativos e históricos, los documentos allí depositados aún pertenecen a sus dueños originales, mientras que una vez transferidos al histórico, se transforman en patrimonio de la sociedad que los creó. Se origina así todo un contexto sobre el patrimonio documental de la sociedad moderna.

Ciclo vital del documento, según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Pérotin

1)Fase pre-archivística.

2)Fase administrativa.

3)Fase histórica.

Fase primera:

Pre-archivística. Esta fase comprendería lo que definimos como:

• Recepción,
• Adquisición,
• Reunión de documentos, y trámite.

Los documentos son elaborados en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación

Fase segunda:

Por Tanodi “archivalía verdadera. En esta fase los documentos cumplieron su trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta.

Fase tercera:

Los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prácticos, científicos y culturales, generalmente se guardan en los archivos históricos o los archivos generales.

Fase activa Llamada también pre-archivística

Archivalía o archivería en potencia, , propuestos acertadamente por Manuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de la formación de los archivos. La gestión de recursos se refiere a la actividad que señala la importancia del compromiso activo de todos los participantes de la entidad, inclusive y prioritariamente los usuarios.

• El compromiso general con los objetivos institucionales.
• El análisis retributivo en función de la productividad de cada sector
• Una formación profesional continuada.
• Y la vinculación de la actividad archivística a todos los sectores

Fase administrativa

Con la cual coinciden un número indeterminado de autores, sobre todo aquellos que comprenden que las labores de los archiveros en las áreas de administración son numerosas, las competencias son profesionalmente responsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en este período.

Fase de conservación permanente

Va a ser muy difícil que los archivos se liberen del término histórico y, con justa razón, el gran porcentaje de información que contienen los archivos de esta categoría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de ejercieron en el pasado,

Fase tecnológica

El impresionante desarrollo de la tecnología y sus múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a hablar de la Documática, aplicada a los momentos informático y multimedia.

Sistemas de Información en el Ciclo Vital de los Documentos

Primera fase

En esta fase se generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida en los documentos con relación al tiempo, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar la información

Dimensión espacial

: constituida por los límites legales y de influencia de la institución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información del organismo.

Dimensión temporal: constituida por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del día. Series temporales de carácter estadístico.

1)Actividad pragmática.

2.) Preocupación consuetudinaria.

Segunda fase. Considerada como la de mayor actividad informativa, Como principal característica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formación de ciclos de comunicación entrelazados.

Dimensión espacial: está constituida por los ámbitos de influencia de la institución sobre los grupos interactuantes, como consecuencia esta dimensión será mucho más extensa que la anterior.

Dimensión temporal: ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institución realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientación del trámite.

Tercera fase. Incorporamos en esta etapa el momento simbiótico donde empieza la decantación de los valores, de acuerdo al tipo de información obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos:

·administrativos,

·legales,

·contables,

·científicos

Dimensión espacial: constituida por el manejo de información incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social; por efecto de la decantación de valores, la información se convierte en especializada

Dimensión temporal: constituida por un sistema dinámico y coordinado, porque el investigador se encontrará trabajando continuamente con esta información.

Quinta fase. Denominada informó lógica, considerando la incorporación de medios tecnológicos avanzados. Agregamos el momento de difusión, la información se suma al ámbito social.