Flujos de Comunicación Empresarial: Formal e Informal

Redes de Comunicación Formales

Comunicación Descendente

Difunde los mensajes de arriba hacia abajo, siguiendo el orden jerárquico. Su propósito es asegurar una buena comprensión de los objetivos y la organización en todos sus aspectos. Transmite datos, órdenes, sugerencias e informaciones. Los temas más frecuentes incluyen:

• Status quo del personal (salarios, horarios, cambios, promociones).
• Problemas técnicos.
• Gestión y seguridad.
• La marcha y el entorno de la organización.

Las necesidades que cubre esta comunicación provienen del interés de la dirección por transmitir pautas y criterios para desarrollar acciones. Las cinco áreas informativas principales son:

• El entorno: mercado, coyuntura, sindicatos, negociaciones.
• La organización: resultados económicos, ventas, nuevos productos, cambio o cierre de instalaciones.
• Centro de trabajo: departamento, sección, horarios, turnos, vacaciones.
• Puestos de trabajo: objetivos, contenido, normas.
• Cada colaborador: desempeño, condiciones, oportunidades, formación.

Comunicación Ascendente

Permite que los colaboradores expresen sus aspiraciones, satisfacciones y problemas. Con ello, los responsables de los niveles superiores tienen un mayor contacto con los niveles inferiores, generando un grado de confianza que garantiza su sinceridad. Una organización que establece canales ascendentes muestra un deseo de conocer lo que piensan y quieren sus miembros, siendo un indicador de buena predisposición.

Beneficios de esta comunicación:

• Revela a la dirección el grado de aceptación y credibilidad de su gestión.
• Estimula a los empleados a trabajar con mayor entusiasmo y participación.
• Las ideas de los empleados contribuyen a mejorar la organización.
• El responsable tiene rápido conocimiento de nuevos conflictos.
• El empleado toma conciencia de su valía personal.

Comunicación Horizontal o Lateral

Relaciona personas y departamentos para:

• Mejorar la integración departamental.
• Fomentar la cooperación.
• Ayudar a situar el trabajo en función de las demandas de los demás.

Beneficios de esta comunicación:

• Revela a la dirección el grado de aceptación y credibilidad de su gestión.
• Estimula a los empleados a trabajar con mayor entusiasmo y participación.
• Las ideas de los empleados contribuyen a mejorar la organización.
• El responsable tiene rápido conocimiento de nuevos conflictos.
• El empleado toma conciencia de su valía personal.

Los instrumentos más habituales para la comunicación horizontal son:

• Las reuniones interdepartamentales.
• Grupos de trabajo o comisiones sobre temas específicos.
• Las reuniones de intercambio.
• Las comunicaciones telefónicas.
• Los seminarios de formación.
• Los medios de información descendente (cuando informan de otros departamentos y funciones de la organización).

Esta comunicación influye en el clima laboral existente. El signo de una comunicación lateral espontánea es un buen indicador del clima de comunicación, especialmente cuando los colaboradores se envían mensajes sobre el trabajo al margen de la dirección. A veces, es la dirección la que pone en marcha estos canales porque no surgen de forma espontánea. Requiere de tres soportes para su desarrollo:

• La existencia de una comunicación ascendente y descendente fluida, objetiva, veraz y transparente.
• Una formación apropiada sobre técnicas de comunicación, dinámica de grupos y desarrollo de equipos de trabajo.
• Una voluntad asumida por los mandos para ser comunicadores y gestores de recursos humanos.

Redes de Comunicación Informales

Estudiadas por Aloy (2005), son descritas por K. Davis como "enredaderas" o "comunicaciones confusas o clandestinas". No siguen los canales estandarizados y son más personales. Los mensajes se mueven a gran velocidad. A pesar de su informalidad, sus usuarios consideran los mensajes exactos y de gran credibilidad, aunque a veces estas redes sirven para difundir rumores falsos.

Funciones y características:

• Proporcionan un importante feedback a los directivos en relación a los sentimientos de sus colaboradores.
• Se reconoce su función facilitadora de las relaciones humanas.
• Permiten adecuar el mensaje al contenido emocional.
• La comunicación informal aclara algunas de las directrices de la comunicación formal no entendidas por las bases.