Fases esenciales de la negociación comercial: preparación, intercambio y cierre efectivo

La negociación comercial como proceso dinámico

La negociación comercial no es un acto aislado, sino un proceso dinámico y estructurado que se desarrolla a través de etapas consecutivas. El éxito del acuerdo depende de la correcta ejecución de cada una de ellas, ya que los errores en una fase inicial (como la falta de preparación) difícilmente pueden corregirse en las fases posteriores.

El proceso se divide en cuatro fases cronológicas:

Fase 1: Preparación y planificación (El cimiento)

Es la etapa más crítica; se estima que el éxito de una negociación depende en gran medida del trabajo previo realizado antes de sentarse a la mesa. En esta fase, el negociador debe realizar un trabajo de análisis interno y externo.

Recogida de información

Se debe identificar la naturaleza del problema y obtener datos sobre la contraparte: quiénes son, qué estilo de negociación tienen y qué necesidades pretenden cubrir.

Definición de objetivos (Caracterización)

Es el momento de establecer los límites económicos explicados en el Criterio C (LRA, PIV y LPM) para definir el campo de negociación.

Elección de estrategia

Se decide si se actuará de forma integrativa (colaboración) o competitiva (confrontación) y se asignan roles si se acude en equipo (portavoz, observador, sintetizador).

Fase 2: Presentación e inicio (La toma de contacto)

El objetivo principal de esta fase es crear un clima propicio para el diálogo y definir las reglas del juego.

• Creación del clima

  Los primeros momentos son decisivos para establecer el tono (cordial o agresivo). Se realizan las presentaciones formales y se fijan aspectos procedimentales como el orden del día o los tiempos de intervención.

• Exploración

  Las partes exponen sus posiciones iniciales. Es fundamental practicar la escucha activa y evitar interrupciones o discusiones destructivas, intentando comprender la percepción de la realidad que tiene la otra parte.

Fase 3: Intercambio y propuestas (El nudo)

Es el núcleo de la negociación, donde se produce el acercamiento real mediante la modificación de las posturas iniciales.

• Las propuestas

  Se presentan ofertas concretas. Se recomienda analizarlas minuciosamente antes de responder y solicitar aclaraciones si existen dudas, evitando rechazos precipitados.

• El intercambio (concesiones)

  Para avanzar, es necesario ceder. Al realizar una concesión, el negociador debe valorar tres factores: qué valor tiene para el oponente, cuánto le cuesta a él y qué obtiene a cambio. Es el momento donde se aplican las tácticas de negociación (como el "Sí, pero..." o el "Enlace") para equilibrar la balanza.

Fase 4: Acuerdo y cierre (El desenlace)

Es el momento culminante donde se consolidan los logros. Requiere especial cuidado, ya que las tensiones acumuladas pueden provocar una ruptura de última hora.

• El cierre

  Se verifica que no quedan cabos sueltos. Puede cerrarse por concesión final (táctica del "pequeño extra") o por resumen de los beneficios obtenidos.

• Formalización

  El acuerdo verbal carece de seguridad jurídica completa, por lo que el proceso finaliza obligatoriamente con la redacción y firma del contrato de transporte (Criterio H), que dota al acuerdo de validez probatoria y legal.

Nota: Mantener la rigurosidad en cada fase aumenta significativamente las probabilidades de alcanzar un acuerdo duradero y satisfactorio para todas las partes.