Fases y Componentes Clave en la Planificación de Eventos: Desde la Concepción hasta la Evaluación

Fases del Proyecto de un Evento

Fase Previa

• Tipo de acto
• Objetivos
• Público objetivo
• Fechas
• Cronograma
• Lugares de la celebración
• Historia

Fase de Planificación

• Tanteo para fijar fechas
• Información al anfitrión
• Recopilación de necesidades
• Anteproyecto
• Presentación técnica
• Presupuesto y aprobación
• Desarrollo del proyecto
• Comunicación interna y externa
• Ensayo previo

Fase de Ejecución

• Recibimiento
• Sesión de fotos
• Distribución de asistentes
• Ordenar a las personalidades
• Apertura: himno y discurso
• Resto de discursos
• Discurso del invitado de honor
• Clausura: despedida y celebración
• Rueda de prensa

Fase de Evaluación

• Valoración y control de calidad
• Almacenar documentos
• Análisis DAFO
• Resolución de reclamaciones

Orden de Autoridades en Ministerios

1. Ministro
2. Secretario de Estado
3. Subsecretario
4. Director General
5. Subdirector General
6. Subdirector General Adjunto
7. Jefe de Área
8. Jefe de Servicio

Ejemplos de Protocolo en Diferentes Contextos

1. Música: Palco Real
2. Cine: Butacas
3. Misa: Línea
4. Auditorio: Real

Consideraciones Generales sobre Protocolo

1. En la ordenación general, la sede de la presidencia
2. Recepciones, visitas a instituciones, viajes al extranjero
3. Se aprovecha el saludo en ocasiones
4. Vicepresidentes, ministros, vicepresidentes del gobierno y vicepresidentes
5. Autoridad invitada y el visitante
6. Cuando son nombrados y por orden
7. Dado que el cargo de jefe
8. Si el acto es el Congreso
9. Día de la Constitución
10. Dado que el cargo de Jefe de la Oposición
11. Una vez elegido por la Asamblea, los consejeros toman posesión
12. Posteriormente
13. Audiencia x2. Etiqueta para caballeros
14. Casa de S.M., protocolo de Zarzuela
15. Concede. Asistentes. Sala de Audiencia
16. Reina, Princesa de Asturias e Infanta

Protocolo en Comunidades Autónomas y Ayuntamientos

1. Las seis comunidades. En el País Vasco
2. El Ayuntamiento. Los concejales
3. El Artículo 140. La Ley de Bases. 500000-25. 500001-27. 1000001-31. 3500001-51

Orden en el Ayuntamiento

1. Alcalde
2. Tenientes
3. Portavoces
4. Concejales
5. Secretario
6. Interventor
7. Tesorero

Presentación Técnica del Proyecto

Planificación de Acciones

1. Cronograma con objetivos
2. Realización del programa: estudio de antecedentes e ideas generales del acto. Borrador, incluir ensayos necesarios. Redacción definitiva del programa

Documentación Económica

1. Primer presupuesto, en tanteo previo
2. Segundo presupuesto, en anteproyecto
3. Presupuesto final: actualizar el segundo presupuesto. Aprobar con antelación suficiente

Documentación Técnica Anexa

1. Documentación del ceremonial y protocolo: carácter normativo, comunicativo y honorífico
2. Dossier del cliente: Ficha técnica. Documentos complementarios de asesoría
3. Documentación complementaria de la asesoría

Elaboración de la Propuesta

1. El asesor elabora una propuesta en la fase de planificación del acto. Dossier del cliente
2. El asesor presenta el anteproyecto usando materiales gráficos y audiovisuales: bocetos, vídeos

Exposición de la Propuesta

• Parte 1: Informar usando todos los medios disponibles. Facilitar calendario de actuación, presupuesto, autorización de gastos y confidencialidad
• Parte 2: Argumentación al cliente según la fase de planificación. Sobre tipos de actos protocolarios. Sobre medios y tipos de comunicaciones y beneficios de la propuesta
• Parte 3: Conclusión: acuerdos y autorización. Resultados previos. Resolver dudas usando habilidades comunicativas

Anteproyecto

Estructura del Anteproyecto

1. Plan de actuación
2. Propuesta ajustada según recomendaciones de expertos
3. Criterios de actuación según necesidades destacadas
4. Pautas de seguimiento y corrección según actividades propuestas
5. Informar y solicitar autorización según actuaciones propuestas

Recursos

1. Económicos: presupuestos, ingresos
2. Materiales: infraestructuras y medios técnicos
3. Humanos:
   • Fase 1: Inicial o análisis
   • Fase 2: Designar responsables
   • Fase 3: Reparto de funciones
   • Fase 4: Coordinación
   • Fase 5: Supervisión
   • Fase 6: Control de calidad

Dossier del Acto

1. Etapa de diagnóstico: FODA o DAFO (necesidades del evento, de patrocinadores). Información relativa a la naturaleza del acto. Reglamentaciones y legislaciones aplicables. Historial del tipo de evento
2. Etapa estratégica: recursos humanos, imagen del acto. Redes de comunicación, decoración, ambiente. Normas de protocolo y etiqueta
3. Etapa operativa: pautas generales de ejecución y proyección. Detallar generalidades del acto, orden del día y croquis de realización

Seguridad

1. Planificación y análisis del programa
2. Elaboración del "manual de seguridad": medidas policiales y de emergencia
3. Preparación: protección y escoltas, vigilancia, observación