Todo sobre Facturación: Requisitos, Tipos y Ejemplos

La Factura

Es el documento que acredita legalmente las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizados.

Contenido General de las Facturas

1. Número y, en su caso, serie. La numeración ha de ser correlativa dentro de cada serie.
2. Nombre y apellidos o denominación social, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
3. Número de Identificación Fiscal (NIF), tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Domicilio del expedidor y del destinatario. Si el destinatario es una persona física que no es empresario ni profesional, no es necesario consignar el domicilio.
5. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto.
6. Tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
7. Cuota tributaria, que deberá consignarse por separado.
8. Fecha de su expedición.

Excepciones al Contenido General de la Factura

• En las operaciones realizadas para quienes no sean empresarios o profesionales.
• Cuando la contraprestación es inferior a 100 euros, IVA incluido. Siendo superior, si así lo ha autorizado la Agencia Tributaria.

Supuestos de Expedición Obligatoria de Factura

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir una factura:

1. Cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal.
2. Cuando el destinatario así lo exija.
3. Exportaciones de bienes exentos de IVA.
4. Entregas intracomunitarias de bienes exentos de IVA.

Excepciones a la Obligación de Facturar

No existe la obligación de facturar, salvo:

1. Las realizadas por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen de recargo de equivalencia.
2. Las operaciones exentas de IVA.
3. Las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IVA.

Facturas Recapitulativas

Existe la posibilidad de expedir facturas por periodos mensuales. Deben ser expedidas, como máximo, el último día del mes natural en el que se realizan las operaciones documentadas en ellas.

Documentos Sustitutivos de las Facturas: Tiques

Cuando el importe de las operaciones no excede de 3000 euros, IVA incluido, las facturas pueden sustituirse por tiques o copias en estos casos. Destacan: ventas al por menor, transportes de personas y su equipaje, salas de baile y discotecas, tintorerías y lavanderías, y alquiler de películas.

Facturas Expedidas por el Destinatario

Los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados por un tercero o por el propio destinatario. Requisitos:

1. Debe existir un acuerdo previo por escrito.
2. Cada factura debe ser aceptada por el empresario o profesional que haya realizado la operación en el plazo de 15 días desde la recepción de la factura.
3. Las facturas rechazadas dentro del plazo se tienen por no extendidas.
4. Estas facturas expedidas por destinatarios o por terceros deben tener una serie distinta de numeración para cada uno de los destinatarios.

Duplicados y Copias de las Facturas

Se pueden expedir:

1. Cuando, en una misma operación, concurran varios destinatarios.
2. En el supuesto de pérdida del original.

Conservación de las Facturas

1. Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.
2. Las copias o matrices de las facturas expedidas y copias de los documentos sustitutivos expedidos.
3. Los recibos justificativos de los reintegros del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
4. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación.

Facturación de los Gastos Suplidos

En ocasiones surgen los denominados gastos suplidos, que son cantidades pagadas en nombre y por cuenta del comprador. Requisitos:

1. Debe existir un mandato previo, verbal o escrito.
2. Las facturas deben estar expedidas a nombre del comprador.

Los gastos suplidos no están gravados. Portes: Gravados con el 18%. Seguros: Se encuentran exentos de IVA.

El Descuento en las Facturas

• Descuento comercial: Es una política comercial de las empresas para la promoción de los productos o bien por rebajas u ofertas. Se calcula descontando un tanto por ciento sobre el importe bruto total.
• Rappels o descuentos por volumen de compra: Cuando se compran grandes cantidades de mercancía. Se aplican sobre el importe neto de los productos.
• Descuento por pronto pago: Se realiza cuando el pago es al contado. Se aplica sobre el importe neto que resulte de aplicar el descuento comercial y el rappel, si lo hubiese.

Los Impuestos en la Factura: el IVA

El IVA es el impuesto que recae sobre la entrega de bienes y prestaciones de servicios efectuados por empresarios o profesionales.

El IVA en Facturas

Se pueden realizar facturas si conocemos los tipos impositivos existentes y el procedimiento para su aplicación.

El Recargo de Equivalencia

Existe un régimen especial del IVA denominado recargo de equivalencia aplicable exclusivamente en las operaciones de compraventa realizadas por comerciantes minoristas que sean personas físicas. El recargo de equivalencia se desarrolla por medio de proveedores. Cuando el proveedor envía la mercancía, repercute en la misma factura, además del IVA, un recargo especial, pero de forma distinta.

Tipos de IVA (%)

• Tipo general: 18%
• Tipo reducido: 8%
• Tipo superreducido: 4%

Entrega Gravada con IVA

• Tipo de IVA 18%: 4%
• Tipo de IVA 8%: 1%
• Tipo de IVA 4%: 0,50%

Facturas y Documentos Rectificativos

Deben rectificarse:

1. Cuando no se cumpla alguno de los requisitos que establece el reglamento del impuesto.
2. Por incorrecta fijación de las cuotas repercutidas.
3. Cuando se produzcan circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible: devolución de mercancías, embalajes, etc.

En la rectificación debe constar:

1. Los datos identificativos de la factura.
2. La modificación efectuada.
3. La causa que motiva la rectificación.
4. La condición de documento rectificativo.

Es posible rectificar varias facturas en un solo documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.

No será necesario expedir factura rectificativa en los casos siguientes:

• Si la modificación de la base imponible es consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, y estos se incluyeron en la factura de entrega.
• Si la modificación tiene su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones (rappels), no se precisa que se especifiquen las facturas rectificadas.

Vocabulario

Base imponible: Es la cantidad monetaria sobre la que se aplica el tipo impositivo.

Tipo impositivo: Es el porcentaje que se aplica sobre la base imponible para obtener la cuota tributaria.

Cuota tributaria: Es la cantidad a pagar a Hacienda por un impuesto. Se calcula aplicando el tipo impositivo sobre la base imponible.