Facturación: Guía completa para empresas

Facturación: Una Guía Completa

1. ¿Qué es una Factura?

La factura es el documento que justifica legalmente una operación de compraventa. Se confecciona con los datos de los albaranes y las notas de pedido y la emite el vendedor de los bienes. Se diferencia del albarán valorado porque incluye gastos, transportes, seguros, portes y descuentos.

2. Confección de la Factura

Se confecciona ajustándose a los datos de los albaranes y las notas de pedido.

3. Emisión de la Factura

Será emitida por el vendedor de los bienes.

4. Datos Obligatorios en una Factura

• Datos del proveedor o suministrador del bien (quién vende).
• Fecha de la factura.
• Número de la factura.
• Datos del cliente.
• Número de unidades entregadas de cada bien.
• Precio unitario de cada bien.
• Diversos conceptos (gastos, descuentos, impuestos, etc.).
• Importe total de la operación de compraventa.
• Condiciones de pago del importe total.

5. Características Adicionales de las Facturas

• Operaciones repetitivas: En operaciones repetitivas con el mismo destinatario, se pueden incluir en una sola factura las realizadas en un periodo máximo de un mes natural.
• Diferentes operaciones: Las facturas pueden contener diferentes operaciones, siempre que se especifiquen separadamente los conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada una.
• Ventas al por menor: En ventas al por menor, basta con indicar "IVA incluido" junto al precio.
• Sustitución de la factura: Los profesionales que realicen operaciones con quienes no tengan la consideración de profesionales pueden sustituir la factura por un talonario de vales numerados o tiques de máquinas registradoras.

6. Obligaciones de Empresarios y Profesionales

Los empresarios y profesionales que realizan operaciones de compraventa deben cumplir con la normativa de facturación.

7. Factura de Rectificación

Se utiliza la factura de rectificación para corregir errores en facturas previamente emitidas.

8. Plazos de Conservación de Facturas

• 10 años a contar desde la recepción de la factura.
• 15 años en algunos casos específicos.

9. Gastos y Descuentos en Facturas

Portes

Los portes están gravados al mismo tipo impositivo que la mercancía. Si hay artículos con diferentes tipos impositivos, se deben prorratear los portes entre los distintos artículos, aplicando diferentes bases imponibles.

Seguros

Los seguros siguen el mismo tipo impositivo que la mercancía. En caso de artículos con tipos impositivos diferentes, se deben prorratear entre los distintos artículos.

Descuentos

• Descuentos comerciales: Rebajas o negociaciones con el proveedor.
• Descuento por pronto pago: Se aplican sobre la cantidad resultante después de restar los descuentos comerciales y de cantidad. Si hay otros gastos, el descuento se aplica después de incluirlos.
• Descuentos por cantidad: Otorgados por grandes pedidos. En el Plan General Contable, se conocen como "Rappel pos compras" y "Rappel sobre ventas".

Unidades Bonificadas

Las unidades bonificadas se facturan y aumentan el descuento comercial.

10. Ticket de Venta

El ticket de venta se utiliza para ventas al consumidor final (supermercados, taxis, restaurantes, etc.).

11. Motivos de Facturas de Rectificación

• Errores en la factura (precios, cantidades, artículos, descuentos, etc.).
• Devoluciones de géneros.

12. Plazos de Expedición y Entrega de Facturas

Las facturas deben expedirse en el acto o, si el destinatario es empresario o profesional, en un plazo de 30 días desde el devengo o el último día del mes si se factura por mes. Deben entregarse al destinatario en el mismo momento de la expedición o dentro de los 30 días hábiles siguientes.

El vendedor debe expedir un original de cada factura, pudiendo expedir un duplicado en caso de varios destinatarios o pérdida del original (indicando "duplicado"). Los vendedores deben conservar copia de cada factura durante seis años a partir de la expiración del plazo legal, pudiendo sustituirse por microfilmación o cintas magnéticas.