Factores de Contingencia y Diseño Organizativo: Edad, Tamaño y Tecnología

**El Contexto del Diseño Organizativo**

**1. Factores de Contingencia**

Los factores de contingencia son aquellas magnitudes que se derivan de una situación concreta en la que se encuentra la empresa. Aspectos como el tamaño, la tecnología, el entorno (dinamicidad, hostilidad, complejidad) o la edad influyen en el diseño de la estructura organizativa de la empresa.

**Enfoque de Contingencias**

El enfoque de contingencias señala que el diseño eficiente de modelos estructurales depende de la adecuación de variables internas (de diseño) a las variables externas (de contingencia).

Se ha llegado a concluir que no existe una estructura óptima, sino que las diferentes posibilidades estructurales cambian a medida que lo hacen las condiciones del entorno y de la propia organización.

**2. La Edad como Variable de Contingencia**

Las empresas pasan por diversos estadios a lo largo de su existencia: jóvenes, maduras y viejas. Existe un diseño organizativo adecuado a cada etapa del ciclo de vida de la organización.

**Ciclo de Vida de la Organización**

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  Etapa “Empresarial”

Es el estado típico de las empresas de reciente creación. En esta etapa, la estructura organizativa es un fenómeno incipiente, sin elaboración ni apenas diseño. La diferenciación es casi inexistente y las tareas son complejas y muy variadas. Existe una figura, la del empresario, que es esencial para la empresa. El empresario realiza todo tipo de actividades (operativas y administrativas), así como el control directo de los diferentes miembros de la empresa. Las relaciones entre los diferentes miembros de la empresa son sobre todo de carácter informal y por contacto directo, lo que favorece, en gran medida, la creatividad.

• Etapa “Estado Colectivo”

La empresa crece y va incorporando diversos recursos, pasando a la segunda etapa.

En esta etapa, se suelen poner las bases para el diseño organizativo. Las tareas siguen siendo complejas y su nivel de especialización es bajo, aunque mayor que en la etapa anterior. La coordinación se suele realizar de forma directa entre los diferentes miembros de la organización. La estructura organizativa diseñada es de tipo orgánico, es decir, que promueve la colaboración entre los individuos y la creatividad. Además, se trata de un tipo de estructura típica de sectores de reciente creación y sometidos a un alto nivel de turbulencia. La separación de funciones, aunque muy baja, empieza a convertirse en una característica clave del desarrollo organizativo, aunque la figura del directivo sigue siendo relevante, sobre todo en la asignación y control de recursos.

• Etapa “Formación”

En esta etapa la competencia se estabiliza y se consolida. Los productos o servicios presentan rasgos claramente definidos y las empresas conocen qué es lo que obliga a las empresas a diseñar nuevas estructuras organizativas más estables.

El diseño de la estructura organizativa pasa a ser uno de los objetivos de la dirección. Se generaliza el uso de normas para regular el comportamiento y los resultados de los diferentes miembros de la empresa. Las estructuras organizativas pasan a estar más formalizadas, en las que la creatividad es sustituida por la eficiencia (productiva y organizativa).

Se produce una generalización de la especialización de funciones y la coordinación de tareas se realiza teniendo en cuenta las normas existentes en la organización. La autonomía de los individuos a la hora de desarrollar su trabajo es alta, aunque es más aparente que real: la descentralización sigue las pautas que dimanan de las reglas que determinan su comportamiento. Con todo, nos encontramos ante una estructura organizativa mecánica caracterizada por la formalización y estandarización de los comportamientos y cuyo objetivo es la supervivencia.

• Etapa “Elaboración”

Esta etapa surge cuando las actividades y los mercados tradicionales de las empresas son insuficientes para permitir que estas crezcan y aprovechen mejor sus recursos. Se precisa de un cambio estructural en la empresa provocado por la mayor complejidad y amplitud de las actividades que desarrolla. La configuración estructural más adecuada es la burocrática, ya que facilita la planificación y el control. En este estado estructural es posible la descentralización en la toma de decisiones, hasta llegar al funcionamiento independiente de las distintas partes de la organización. Las formas estructurales más utilizadas, según la naturaleza y amplitud de la diversificación, son la divisional (en el caso de diversificación relacionada) y el holding (para la diversificación no relacionada).

• Etapa “Declive”

“División y expansión de la empresa a países con esquemas de la cuarta etapa”

En esta etapa se produce la desaparición de la empresa. Esta etapa es consecuencia de un aumento de la competencia, la desaparición de la demanda, la aparición de nuevos competidores o de nuevos productos. La dirección debe buscar nuevas actividades o nuevos mercados en los que aplicar recursos y capacidades organizativas.

Estos cambios de actividad suelen implicar el uso de nuevas tecnologías y la necesidad de nuevos conocimientos y habilidades. En este proceso de transformación se hace necesaria una recentralización de decisiones para lograr una asignación y uso de recursos escasos de la organización. Dicha recentralización, al igual que la desaparición de normas y de procedimientos habituales, son los cambios más importantes en esta etapa de la vida de la empresa, volviendo a una estructura organizativa simple. El tiempo y el crecimiento de la empresa (si este se produce) harán necesaria la progresiva complejidad estructural.

**3. El Tamaño de la Organización**

El tamaño es uno de los factores de contingencia más estudiados. Se trata de una variable de gran trascendencia para la configuración estructural de la empresa: su efecto se extiende a otras variables de diseño.

**3.1. Definición y Medida del Tamaño**

Para la Comisión Europea existen tres tipos de variables que se utilizan de manera simultánea para medir el tamaño de una empresa:

• El número de trabajadores.
• El volumen de negocios.
• El balance general de la organización.

**3.2. Tamaño y Diseño Organizativo**

En cuanto a la diferenciación organizativa, a medida que aumenta el tamaño de la organización, aumenta la diferenciación organizativa.

En pequeñas empresas los trabajadores realizan tareas conjuntas, es decir, se pueden encargar de todo, pero en empresas grandes ya se van repartiendo las diferentes actividades y se especializan las personas en trabajos concretos.

Empezamos a crear departamentos, existe la diferenciación horizontal (división de tareas) y la diferenciación vertical (los departamentos que surgen son controlados por personas que antes no ejercían esa función de control).

En cuanto a la centralización organizativa y formalización organizativa, el tamaño de la empresa afecta negativamente. Es necesario repartir el poder para poder tomar decisiones eficientes (a medida que aumenta la empresa) pero a medida que partimos el poder perdemos el control directo de los directivos, por lo que buscamos una estructura más formalizada, imponiendo normas para supervisar las tareas y controlar al personal.

**3.3. La Estructura Organizativa de las Pequeñas Empresas**

¿Qué es una PYME?

La pequeña y mediana empresa (PYME) es una empresa con características distintivas, y tiene dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros prefijados por los Estados o Regiones. Las PYMEs son agentes con lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor específicos. Usualmente se ha visto también el término MIPyME (acrónimo de "micro, pequeña y mediana empresa"), que es una expansión del término original, en donde se incluye a la microempresa.

**Particularidades Organizativas de las PYMEs**

**4. La Tecnología y la Estructura de la Organización**

La tecnología se refiere a los procesos que transforman los factores de producción en bienes o servicios técnicos o sistemas de información.

Concepto aplicable no solo a procesos productivos de transformación material o físico -organizaciones industriales- sino también a los procesos productivos.

La tecnología es un término controvertido porque:

• Existen muchas interpretaciones del término tecnología.
• Cada interpretación utiliza una unidad de medida diferente:
  • Técnicas utilizadas en los flujos de trabajo.
  • Características de materias primas utilizadas.
  • Variedad y excepcionalidad de los problemas a resolver.
  • Grado de complejidad del sistema técnico productivo.
  • Grado de continuidad del mismo.
  • Grado de automatización de los procesos productivos.

**4.1. Relaciones Tecnología-Estructura**

• Diferenciación organizativa: a medida que aumenta el carácter intelectual del trabajo, más difícil será dividir.
• Centralización organizativa: cuanto más rutinario sea el sistema técnico, mayor es la propensión a utilizar normas y reglas que regulen el comportamiento y los resultados de los miembros de la organización (supervisión directa de los directivos).
• Formalización organizativa: si el sistema técnico es rutinario, la estructura con la que se relaciona es de tipo centralizado y los no rutinarios, descentralizados. La centralización y la formalización son mecanismos de regulación del comportamiento mutuamente sustitutivos, de tal manera que si se acude a la formalización la toma de decisiones será descentralizada.

**5. Resumen y Conclusiones**

**Efectos Internos sobre la Especialización**

**Efectos Internos sobre la Centralización**

**Efectos Internos sobre la Formalización**