Exhibición, Documentos y Servicios: Claves de la Difusión Documental

Exhibición Documental: Modalidades y Características

La exhibición documental se manifiesta en diversas formas, cada una con un propósito específico dentro del ámbito de la gestión de la información.

Modalidades de Exhibición

• Simple exhibición del mensaje: Ocurre cuando el usuario solicita un documento para su consulta o lectura. El centro documental presenta el documento, permitiendo al usuario acceder al contenido, al soporte, o a ambos.
• Exposición del soporte o del documento en su conjunto: Incluye la exposición referencial, donde la labor documentaria facilita el acceso a ficheros y catálogos. Esto permite la consulta permanente de documentos que contienen referencias a otros documentos.
• Entrega del documento o de una reproducción:
  • Entrega temporal: El documento se cede al usuario por un tiempo determinado, como en el préstamo bibliotecario.
  • Entrega definitiva: La institución documental transfiere la propiedad del documento o una reproducción al usuario, sin comprometer la conservación del original. Ejemplos incluyen la distribución de guías y catálogos.

Diferencias entre Documento de Archivo y Documento de Biblioteca

La naturaleza de un documento de biblioteca difiere significativamente de la de un documento de archivo. Los documentos de biblioteca son fruto de la voluntad de alguien y no son testimonio de una gestión. Además, son documentos independientes, a diferencia de los documentos de archivo que forman parte de un conjunto orgánico interrelacionado.

El libro y otros materiales no librarios de las bibliotecas son de carácter múltiple, mientras que el documento de archivo es único.

A diferencia del archivo, la biblioteca es una institución colectora, no receptora de documentos. Al igual que el archivo, la biblioteca somete la documentación a un tratamiento específico tras la incorporación del documento al fondo.

Productos y Servicios Documentales: Claves para la Difusión

Los productos y servicios documentales son esenciales para la difusión de la información.

Diferencia entre Productos y Servicios

• Servicios: Acciones llevadas a cabo por la institución documental a iniciativa de los usuarios y bajo su demanda. Ejemplos incluyen préstamos de documentos y búsquedas bibliográficas.
• Productos: Iniciativas del documentalista para anticiparse a la demanda de los usuarios. Ejemplos incluyen boletines de nuevas adquisiciones, sumarios de revistas y catálogos.