Evolución y Gestión de la Documentación en la Prensa Escrita

La Documentación en la Prensa Escrita

Concepto: Documentos producidos por un medio de prensa escrita.

1. Evolución Histórica

Antecedentes (siglos XVIII y XIX)

• Ausencia de corresponsales en el extranjero, lo que llevaba a la suscripción a prensa extranjera con información precaria y tardía.
• Creación de hemerotecas nacionales al reconocer el valor de las publicaciones diarias como reflejo de la sociedad.
• Inicio de colecciones propias de publicaciones, guardando ejemplares de gacetas y boletines.
• Recopilación de información de primera mano a través de comisarías.
• Almacenamiento de necrologías, ampliando el tipo de información conservada.

Factores que impulsaron la creación de servicios de documentación en la prensa:

• Uso de periódicos anteriores por los redactores para elaborar información diaria.
• Reutilización de documentos diversos (mapas, etc.).
• Uso de necrológicas para la retrospectiva.
• Formación de las primeras bibliotecas de referencia, como la del diario The Times.

1ª etapa: Recortes (Último tercio del siglo XIX – década de los años 20)

• Elaboración de índices de autores, temas y lugares.
• Publicación y venta de índices anuales como negocio.

Década de los años 20 - década de los años 40

• Centralización de los servicios documentales. Ejemplo: el diario ABC con su suplemento Blanco y Negro.

En los años 30, la Gran Depresión causó la desaparición temporal de varias cabeceras. También surgieron los suplementos dominicales.

Década de los años 50 - década de los años 60

• Además de las publicaciones, se guardaban recortes de noticias importantes de forma manual.
• El archivo requería mucho espacio y generaba lentitud en el archivado y la recuperación.

2ª etapa: Mecanización (años 70 y 80)

• Inicio de la mecanización en la documentación.
• Microfilmación como solución a la recuperación de información y el deterioro del papel.
• Ahorro de espacio, tiempo y mejora en la preservación de documentos.

3ª etapa: Informatización (años 80 y principios 90)

• Surgimiento de bases de datos referenciales con fichas que enlazaban al documento original.
• Digitalización del texto completo mediante escaneo y sistemas OCR, almacenado en CD-ROM y subido online.
• Posibilidad de consulta directa.

4ª etapa: Digitalización (años 90)

• Predominio de formatos digitales, sin papel ni CD-ROM.
• Bases de datos digitales con acceso al documento primario.
• Implementación de sistemas GED (Gestión Electrónica de Documentación) en la prensa.
• Recepción remota de información.
• Ventajas: no deterioro, recuperación electrónica y acceso al documento original digitalizado.

5ª etapa: Redes de Información

Etapa actual.

2. Funcionamiento del Servicio de Documentación Escrita

• Creación y organización.
• Selección, adquisición y entrada de documentos.
• Tratamiento documental.
• Difusión documental.
• Recuperación de información.
• Préstamo de documentos.

3. Entrada de Documentación

La composición del fondo documental varía. Funciones de entrada: selección, adquisición y registro. Predominan los documentos textuales: periódicos nacionales e internacionales, revistas, obras de referencia, libros y literatura gris. Selección: publicaciones diarias y revistas (información general y especializada), literatura gris (notas, informes internos, memorias, etc.) y libros (monografías y obras de referencia).

Criterios de selección:

• Importancia de la información.
• Grado de curiosidad.
• Posibilidad de reutilización.
• Opiniones contrastadas.
• Ámbito geográfico.
• Idioma.
• Peticiones y necesidades de información frecuentes.

Adquisición: compra (suscripciones a diarios y revistas, libros, obras de referencia) o donaciones (instituciones públicas o privadas).

4. Recuperación de la Información

Tareas: búsqueda y recuperación de información, búsqueda directa, búsqueda delegada, envío de documentos y préstamo.

5. Difusión de la Información

Tipos de difusión: directa, indirecta y de productos documentales:

• Revistas de prensa.
• Dossieres de prensa.
• Dossieres documentales.
• Boletines (adquisiciones, resúmenes, etc.).