Evolución y Estructura de la Norma Internacional ISAD(G) para Descripción Archivística

La Descripción Multinivel (II): La Norma ISAD(G)

1. El Proceso de Creación de la Norma ISAD(G)

El proceso para establecer la primera norma internacional destinada a la descripción de documentos se inició en el año 1988, durante una reunión restringida de expertos en descripción celebrada en Ottawa.

• En 1989, tuvo lugar la reunión de la UNESCO en París.
• En el año 1990, en Wroclaw, se constituyó una Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción. Esta comisión trabajó con dos objetivos concretos:

1. Establecer principios generales de descripción archivística normalizada.
2. Redactar normas de descripción.

En el año 1992, en Madrid, fue aprobada la Declaración de Principios sobre Descripción Archivística, la cual constituye el fundamento de la descripción normalizada. En 1993, en Estocolmo, se aprobó la primera versión de la norma ISAD(G). Esta edición era provisional y se difundió a archivos de todo el mundo para ser probada y analizada durante un período de cinco años, antes de redactar una versión definitiva. En 1996, durante el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Pekín, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) acordó la disolución de la Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción y la creación de un comité específico en su seno (el comité ICA/CDS). En 1998 finalizó el período de revisión de la primera versión de ISAD(G) y, en el año 2000, se aprobó la segunda edición en Estocolmo.

2. Estructura de la Norma ISAD(G)

La ISAD(G) presenta 26 elementos informativos estructurados en siete áreas fundamentales:

Áreas Descriptivas Principales

1. Área de Identificación: Presenta los datos básicos necesarios para identificar cualquier unidad de descripción.
2. Área de Contexto: Contiene información relativa al contexto de producción y formación de la unidad de descripción.
3. Área de Contenido y Estructura: Incluye elementos relativos a la organización y el contenido de la unidad de descripción.
4. Área de Acceso y Uso: Presenta información de diferente tipo relacionada con el acceso a la unidad de descripción.
5. Área de Documentación Asociada: Formada por un conjunto de elementos relativos a la existencia de documentación complementaria a la unidad de descripción.
6. Área de Control de la Descripción: Se enfoca en controlar el proceso de creación y mantenimiento del registro descriptivo.
7. Área de Notas.

Elementos Obligatorios

Solo 6 elementos se consideran obligatorios en todos los niveles de descripción:

1. Código de referencia (Área de Identificación)
2. Título (Área de Identificación)
3. Fecha(s) (Área de Identificación)
4. Nivel de descripción (Área de Identificación)
5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (Área de Identificación)
6. Nombre del o de los productor (Área de Contexto)

Aplicación de ISAD(G) y Tipos de Análisis Documental

Mediante la aplicación de ISAD(G) se lleva a cabo un proceso complejo de análisis documental de diferente tipo con distintos fines:

• Análisis Físico o Formal: Con el fin de describir aspectos de carácter externo.
• Análisis de Contenido: Con el objetivo de presentar el contenido de la unidad de descripción.
• Análisis Contextual: Con el objeto de explicar el contexto de creación y formación de la unidad de descripción.
• Análisis Estructural: Con la finalidad de apuntar la estructura de la unidad de descripción.
• Análisis Referencial: Con el propósito de informar sobre la existencia de fuentes de información relacionadas con la unidad descrita.