Etapas del Proceso Administrativo y su Aplicación en la Empresa

El Proceso Administrativo: Pilares Fundamentales para la Gestión Empresarial

El administrador es la persona responsable de que un grupo determinado de personas alcance los objetivos propuestos. El proceso administrativo es la aplicación simultánea de las fases de la administración a las diversas funciones de la gestión empresarial.

1. Planificación: Definiendo el Rumbo

La planificación es la etapa en que se decide qué es lo que se debe realizar y cuáles son los recursos necesarios. Se estudian las posibles alternativas y se decide el curso de acción a seguir. Es la encargada del establecimiento de objetivos y metas, y de la formulación de los planes necesarios para alcanzarlos.

Etapas del Proceso de Planificación:

• Diagnóstico de situación.
• Pronóstico de situación.
• Establecimiento de premisas.
• Determinación de prioridades.
• Fijación de objetivos y metas.
• Formulación de planes alternativos.
• Elección del plan.

Conceptos Clave en la Planificación:

• Objetivos: Todo propósito a cumplir, que conduzca a un fin útil dentro de una organización. Pueden ser individuales, sectoriales o comunes. Se clasifican en finales y medios.
• Metas: Es la cuantificación de un objetivo en un tiempo determinado.
• Plan: Curso predeterminado de acción que señala una conducta coordinada para alcanzar las metas del grupo. Pretende eliminar o disminuir al máximo la incertidumbre que representa el futuro para la empresa.
• Políticas: Planes de acción que señalan pautas globales para la adopción de decisiones.

Requisitos de las Políticas:

• Deben corresponder a la realidad y a los objetivos.
• Deben ser claras y definidas.
• Ser escritas y controladas.

Las políticas se clasifican por función, por proceso administrativo y por aplicación (generales, sectoriales, departamentales). Pueden ser impuestas (externas o internas).

• Procedimientos: Planes que señalan la secuencia cronológica de las actividades necesarias para realizar un trabajo.

Etapas de los Procedimientos:

• Planificación del estudio a realizar.
• Recopilación de antecedentes sobre el trabajo.
• Análisis de los antecedentes e información recopilados.
• Diseño del procedimiento a establecer.
• Prueba del procedimiento diseñado.
• Enseñanza y difusión del nuevo procedimiento.
• Puesta en práctica del procedimiento.
• Control sobre el funcionamiento del procedimiento.

• Presupuestos: Plan expresado en cifras que cubre un período determinado, normalmente de un año. Es una suposición anticipada de necesidades o resultados esperados, que se establece por escrito en términos numéricos. Se divide en fijos y variables.

Clasificación de los Presupuestos:

• Presupuesto Funcional: Abarca varias o todas las funciones de la empresa.
• Presupuesto por Programas: Orientado a determinar los recursos para cumplir los objetivos.

2. Coordinación: Sincronizando Esfuerzos

La coordinación es el elemento que armoniza la labor de los trabajadores para evitar pérdidas de esfuerzos y dar a cada grupo unidad de acción en sus propósitos.

3. Control: Verificando el Desempeño

El control es la supervisión constante de los resultados que se obtienen, con el fin de comprobar la forma en que se están ejecutando los planes.

4. Organización: Estructurando Recursos

La organización consiste en la determinación del orden más adecuado de los recursos humanos y materiales necesarios para lograr el objetivo establecido.

Principios de la Organización:

• Asignación homogénea.
• Definición de deberes.
• Las excepciones.
• Delegación de autoridad.
• Responsabilidad final.
• Amplitud de control.
• Unidad de mando.
• Contacto horizontal.
• Número de niveles.

Unidades Organizativas:

• Operativa lineal.
• Asesora o staff.
• Auxiliares.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura organizativa, es decir, del conjunto ordenado de las unidades de trabajo y sus líneas de autoridad y comunicación.

Cuadro de Distribución de Autoridad: Cuadro sinóptico por funciones, en que se especifica las atribuciones de cada jefatura para tomar decisiones en una actividad determinada.

5. Dirección: Liderando el Talento Humano

La dirección es la fase en que se pone en acción al personal para que, utilizando los recursos materiales disponibles, cumpla los planes acordados.

Principios de la Dirección:

• Coincidencia de objetivos.
• Equilibrio funcional.
• Capacitación ocupacional.
• Integración de los grupos.
• Desarrollo individual.

Motivación Personal: Consiste en otorgar al empleado un motivo para que se sienta realizado en su trabajo y lo desempeñe con agrado e iniciativa, más que por una obligación contractual o una retribución económica.

Relaciones Humanas: Son una técnica basada en la psicología y en la sociología industriales, que persigue la motivación de los trabajadores por medio de la satisfacción de sus necesidades y la creación de un ambiente laboral que favorezca la realización. Las necesidades psicológicas más importantes son las de pertenencia, el deseo de reconocimiento, la estabilidad en el trabajo y el anhelo de nuevas experiencias. Las necesidades sociales se satisfacen otorgándole al individuo la posibilidad de sentirse importante dentro de su grupo de trabajo y de ser respetado y considerado por sus jefes y compañeros.

Líder: Es la persona que por su atracción y magnetismo logra que la gente lo siga de forma espontánea en la consecución de un objetivo. Todo jefe debe ser un líder, ya que los líderes no necesitan ser jefes.

Órdenes: Son la expresión de la autoridad de un ejecutivo y de su facultad para exigir de sus subalternos una conducta determinada. Se clasifican en verbales y escritas, y según su contenido, en definidas, flexibles y abiertas.